ВНУТРЕННЯЯ РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

В процессе своей деятельности каждая организация сталкивается с вопросами регистрации, учета, систематизации, формирования дел и хранения договоров.

Понятие и форма договора

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст.390 Гражданского кодекса РБ, далее - ГК).

Заключение и исполнение договоров - один из способов возникновения, изменения или прекращения прав и обязанностей организации.

Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если ГК и иными актами законодательства для договоров данного вида не установлена определенная форма (часть первая ст.404 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Большинство сделок между организациями совершается в простой письменной форме путем составления соответствующего документа.

Следовательно, договоры между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, как правило, представляют собой письменный документ.

Нормативное регулирование

Основные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы регистрации, учета, систематизации, формирования дел и хранения договоров:

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (п.4 Инструкции по делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в т.ч. осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Таким образом, гражданско-правовые договоры, трудовые договоры (контракты) можно отнести к этим системам документации.

Обратите внимание! Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации (часть первая п.7 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. часть первая п.7 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложена в новой редакции.

Регистрация, учет и систематизация договоров

Основные требования

Действующее законодательство предъявляет определенные требования к регистрации как документов организации в целом, так и отдельных видов договоров.

Конкретный порядок регистрации, учета, систематизации и хранения отдельных видов договоров организация может определить в следующих локальных нормативных актах:

• инструкции по делопроизводству в организации;

• положении о ведении договорной работы в организации;

• номенклатуре дел организации.

Справочно Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (п.139 Инструкции по делопроизводству).

Договоры не входят в примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведенный в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству. Следовательно, договоры являются документами, подлежащими регистрации.

Регистрация документов может быть централизованной и децентрализованной. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.).

Обратите внимание! В настоящее время нет специальных правил, регламентирующих порядок регистрации в организации различных типов договоров (контрактов), поэтому на основании общих требований, предъявляемых к порядку регистрации документов, целесообразно разработать и утвердить порядок регистрации различных видов договоров с учетом текущих потребностей организации, удобства применения и количества договоров в год.

Трудовые договоры (контракты) и гражданско-правовые договоры

На практике организации разделяют работу по регистрации, учету и систематизации трудовых договоров (контрактов) и работу по регистрации, учету и систематизации гражданско-правовых договоров. Как правило, юридическая служба (юрисконсульт) осуществляет работу по ведению гражданско-правовых договоров, кадровая служба (инспектор по кадрам, специалист по кадрам) - трудовых договоров (контрактов). Если организация небольшая и данные службы отсутствуют, то такая работа может быть поручена бухгалтерии, секретарю или иному работнику. Если данные обязанности не включены в должностные инструкции работников, то нанимателю целесообразно приказом назначить ответственных лиц за соответствующий участок работы.

В настоящее время в организациях нередко используются электронные системы регистрации, учета, систематизации гражданско-правовых договоров. Данные системы позволяют:

• осуществлять электронную регистрацию договоров (дата, регистрационный номер);

• вести журнал договоров, формировать его бумажный вариант;

• формировать бланки договоров, дополнительных соглашений;

• вести учет договоров по виду договора, контрагенту;

• вести учет исполнителей договора, а также лиц, согласовавших договор;

• отслеживать сроки действия договора, пролонгации договора;

• интегрировать применяемую систему учета договоров в электронные системы бухгалтерского учета;

• отслеживать исполнение договора, возникающие задолженности;

• вести учет всех связанных с договором документов: актов, счетов, накладных;

• осуществлять анализ результатов договорной деятельности;

• осуществлять выборку информации по запросу.

Регистрация трудовых договоров (контрактов) осуществляется кадровой службой отдельно от других видов договоров. Гражданско-правовые договоры, как правило, регистрируются юридической службой. В зависимости от объема регистрируемых договоров их регистрация может осуществляться:

• в журнале регистрации договоров;

• в регистрационно-контрольной карточке для договоров на бумажном носителе;

• в регистрационно-контрольной форме в автоматизированной системе.

Решение о выборе формы регистрации договоров в организации закрепляется в локальном нормативном правовом акте (далее - ЛНПА).

На практике наиболее часто применяются журнальная форма регистрации и регистрация договоров в специальных автоматических системах учета.

Журнал регистрации гражданско-правовых договоров

Рассмотрим наиболее популярную форму учета с незначительным объемом договоров в организации (до 600 договоров в год). Количество граф в журнале регистрации зависит от потребности в тех или иных критериях учета гражданско-правовых договоров в организации. Журнал регистрации договоров может содержать не только графы, необходимые для регистрации документа, но и графы, позволяющие осуществлять дальнейший учет основных сведений по заключенному договору.

Примерные графы журнала регистрации гражданско-правовых договоров:

1. Регистрационный индекс. Регистрационными индексами договоров, как правило, являются порядковые номера, присваиваемые в течение делопроизводственного года. Однако встречаются случаи, когда регистрация договоров не прерывается окончанием делопроизводственного года (некорректный порядок регистрации). Регистрационный индекс договора может быть сложным, с добавлением определенных в организации кодов, литер и т.п.

Если договор поступил от контрагента уже зарегистрированным, то регистрационный индекс, как правило, проставляется через дробь или регистрационный номер проставляется в установленном организацией для этих случаев месте (правый верхний угол первой страницы договора, оборотная сторона первого листа договора и т.п.).

2. Дата регистрации. Обычно проставляется дата, когда документ поступил на регистрацию.

Договоры регистрируются в журнале после подписания руководителем и скрепления их печатью, но может быть установлен иной порядок регистрации договоров.

На практике встречаются случаи, когда поступивший от контрагента проект договора уже зарегистрирован и в нем указана дата регистрации договора. В связи с этим в журнале можно предусмотреть дополнительную графу: «Номер и дата регистрации договора контрагентом».

Следует отметить, что наиболее корректным способом регистрации договора является регистрация договора после подписания его всеми сторонами договора.

3. Наименование контрагента.

4. Вид договора.

5. Предмет договора.

6. Срок договора (начало и окончание действия), отметка о продлении срока договора (пролонгации договора).

7. Примерная сумма договора.

8. Дополнительные соглашения (номер, дата, предмет соглашения).

9. Исполнитель.

10. Отметка об исполнении договора.

11. Примечание.

Кроме того, в ряде случаев важны:

• информация о лицах, подписавших договор, номер и дата доверенности (если договор подписан уполномоченным доверенностью лицом), номер и дата специального разрешения (лицензии) и др.;

• информация о лицах, завизировавших договор;

• сведения о нотариальном удостоверении или регистрации договора (в требуемых случаях).

Внутренняя регистрация договоров

Учет договоров в организации можно определить как непрерывную работу по обеспечению наличия достоверных сведений по всем видам договоров с момента их заключения до момента исполнения (прекращения). Учет договоров осуществляется в соответствии со сложившимися в организации требованиями, устанавливаемыми в ЛНПА. Наиболее оптимальный, комплексный учет договоров в режиме реального времени позволяют вести электронные системы, соединенные с данными бухгалтерского учета организации.

Учет договоров тесно связан с понятием «договорная работа». Договорная работа включает в себя: поиск контрагентов, заключение договоров (подготовка, оформление, согласование, подписание) и исполнение договоров (учет, контроль, оперативное внесение изменений, оценка результатов исполнения).

Учет договоров могут вести разные структурные подразделения организации (юридическая служба, бухгалтерия, финансовый отдел, коммерческий отдел, отдел материально-технического снабжения, отдел сбыта, внешнеэкономический отдел, склад и т.п.) в зависимости от задач.

После подписания сторонами и регистрации договор поступает в соответствующее структурное подразделение, работнику для исполнения. Оригиналы (копии) неисполненных договоров могут храниться в одном или разных делах с сопутствующими документами в юридической службе, бухгалтерии, в других структурных подразделениях.

Договоры, как правило, систематизируются согласно действующим ЛНПА и утвержденной номенклатуре дел организации.

В зависимости от количества заключаемых договоров в организации и с целью оптимизации поиска определенного вида документации договоры могут систематизироваться:

• по видам договоров (поставки, аренды, подряда, купли-продажи, перевозки, страхования и т.п.);

• по структурным подразделениям (ответственным исполнителям), ведущим соответствующие договоры;

• по контрагентам (организациям, группам организаций и т.п.);

• по территориальному признаку (Минская обл., Витебская обл.);

• по делопроизводственному году;

• комбинированно (структурное подразделение → вид договора) и др.

Систематизация договоров в организации должна быть логичной, единообразной, удобной для пользования и позволять быстро находить требуемые документы.

Организация может вести внутреннюю регистрацию договоров с учетом вида договора, структурного подразделения, заключившего (ведущего) данный договор, и т.п.

Внутренняя регистрация в организации внешнеэкономических договоров имеет свои особенности: графы журнала регистрации, как правило, соответствуют потребностям организации в части учета таких договоров и надлежащего обеспечения исполнения внешнеторговой операции.

Формирование дел с договорами

Справочно Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях (п.168 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» Со 2 января 2015 г. следует руководствоваться новым определением понятия «формирование дел» (часть первая п.168 Инструкции по делопроизводству, в редакции постановления Минюста РБ от 10.12.2014 № 240).

Формирование дел с договорами осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации. В одно дело с договорами могут включаться иные документы (переписка, спецификации, копии доверенностей на подписание договоров и т.п.).

Инструкция по делопроизводству определяет, что документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (часть вторая п.170).

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, касающихся решения одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции по делопроизводству).

Договоры в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

Дела с договорами подлежат оформлению:

а) при их заведении;

б) по завершении делопроизводственного года.

В организации дела с договорами оформляются работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

Оформление дел с договорами в зависимости от сроков хранения может быть полным или частичным.

Обратите внимание! Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (п.181 Инструкции по делопроизводству).

Хранение договоров

Действующее законодательство предъявляет определенные требования и к срокам хранения отдельных видов договоров.

С момента заведения дела до передачи его в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у ответственных исполнителей) по месту формирования.

Договоры и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование:

• в пределах организации другим структурным подразделениям организации;

• сторонним организациям;

• гражданам в случаях, предусмотренных законодательством.

Выдача договоров и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, выдача договоров и дел сторонней организации - на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела договора помещается листок-заместитель документа, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции по делопроизводству.

Сроки хранения различных типов договоров определены в Перечне.

Обратите внимание! Нормы Перечня обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться Перечнем с изменениями, внесенными постановлением Минюста РБ от 06.03.2018 № 56.

* Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т.ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

** Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, индивидуальными предпринимателями, в делопроизводстве которых эти документы образовались.

Из Перечня следует, что большинство видов договоров хранится 3 года после окончания их делопроизводством.

Документы, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством РБ. Документы, для которых Перечнем установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством РБ.

Обратите внимание! Уменьшение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, не допускается.

Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа, иной организации, решению индивидуального предпринимателя.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

26.11.2013

Ольга Гасюкевич, юрист

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 января 2015 г. в приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"» на основании постановления Минюста РБ от 12.12.2014 № 242 внесены изменения и дополнения.