Материал помещен в архив

ВОССТАНОВЛЕНИЕ ФОРМ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ И ФОРМИРОВАНИЕ ПРИКАЗОВ В ДЕЛА

Все приказы, создающиеся в организации, делятся на группы:

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу;

• приказы по административно-хозяйственной деятельности.

В пределах каждой группы в течение делопроизводственного года приказам присваивают порядковые номера, начиная с 1-го. Для того чтобы не возникало путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу нужно добавлять через дефис литеру «к» или «л». Наименование литеры зависит от разновидности приказа. Приказам по административно-хозяйственной деятельности также присваиваются дополнительные индексы, например «ад», «ахд» и т.д.

Справочно Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Так, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении, о премировании, длительных и зарубежных командировках будут иметь литеру «к». К приказам о предоставлении отпуска, наложении дисциплинарного взыскания, командировании следует добавлять литеру «л». Эта особенность связана с тем, что указанные группы приказов должны формироваться в различные дела, для которых установлены различные сроки хранения.

Справочно Сроки хранения приказов определены в п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Таким образом, в организации должна вестись самостоятельная регистрация приказов по основной деятельности и по личному составу.

Обратите внимание! Если в организации за год издается более двухсот приказов одной разновидности, разрешается формировать их в отдельное дело. В таком случае регистрацию приказов этого вида следует осуществлять в пределах календарного года самостоятельно, а к порядковым номерам нужно добавлять соответствующие литерные обозначения. Например: 1-км (приказы о командировании); 1-ахд или 1-ад (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

В каких случаях нельзя расформировывать дела

Категорически запрещено расформировывать дела, содержащие приказы с разными сроками хранения. Дело в том, что в результате изъятия приказов об отпусках и командировках нарушается валовая нумерация приказов: так как будет нарушен порядок нумерации приказов, то содержание документов в этих делах не будет в полной мере соответствовать содержанию учетных документов (журналов регистрации документов, номенклатур дел за предыдущие годы и др.).

Срок хранения такого дела, содержащего приказы по личному составу разных сроков хранения (прием, перемещение, увольнение, премирование, длительные и зарубежные командировки - 75 лет; командировки в пределах Беларуси, взыскания, назначения дежурных - 3 года), определяется по максимальному сроку хранения включенных в него документов и, таким образом, составит 75 лет.

Составление историко-архивной справки

После того как приказы за один делопроизводственный год будут сформированы в дело, их необходимо включить в опись по году заведения. В самой описи дел по личному составу при включении в нее дела, содержащего приказы разных сроков хранения, в графе «Примечание» нужно указать, что в дело включены приказы об отпусках и командировках.

При подготовке описей дел составляют историко-архивную справку, в которой отражаются особенности формирования дел, их научно-техническая обработка.

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА
к фонду общества с ограниченной ответственностью «БелРейд» за 2013-2014 годы

Общество с ограниченной ответственностью «БелРейд» (далее - Общество) было создано на основании решения № 1 общего собрания участников Общества от 10.04.2001. Учредителями Общества являлись: общество с ограниченной ответственностью «Бизнесинвест» и общество с ограниченной ответственностью «Комерц».

Общество было зарегистрировано решением Мингорисполкома от 10.05.2001 за № 2134. 10 мая 2001 г. был зарегистрирован устав ООО «БелРейд».

В соответствии с уставом Общество являлось юридическим лицом, имело самостоятельный баланс, счет в банке, печать со своим наименованием, штампы и иные реквизиты.

Основной целью деятельности Общества являлась хозяйственная деятельность, направленная на извлечение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов Учредителей и членов трудового коллектива.

Общество осуществляло следующие виды деятельности:

- розничную торговлю продуктами питания;

- организацию общественного питания и др.

В соответствии с протоколом № 14 общего собрания участников от 12.11.2013 было принято решение о ликвидации Общества. Ликвидатором был назначен директор общества с ограниченной ответственностью «БелРейд» Иванов Иван Иванович.

В результате ликвидации проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу за 2013-2014 гг. и составлена опись № 1.

В опись № 1 включены следующие документы:

- документы о создании и ликвидации Общества (решение, протоколы, устав, копия свидетельства о регистрации и др.);

- приказы директора Общества по основной деятельности;

- статистические отчеты по основным направлениям деятельности;

- приказы директора по личному составу;

- ведомости расчета заработной платы.

Справочно Историко-архивная справка - документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им (п.258 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Историко-архивную справку к фонду подписывает составитель с указанием своей должности и даты составления. Печать на документе не ставится.

В историко-архивной справке необходимо указать, что приказы по основной деятельности и по личному составу сформированы в одном деле за тот или иной год (годы).

Как уже было отмечено выше, расформировывать дело с приказами на два или три дела (приказы по основной деятельности и по личному составу 75- и 3-летнего срока хранения), а также заводить новые соответствующие дела не рекомендуется, так как в делопроизводстве за 1 год может оказаться несколько приказов под одинаковыми номерами.

В номенклатуре дел организации на новый делопроизводственный год обязательно следует предусмотреть раздельное формирование дел с приказами руководителя:

• по основной деятельности (постоянно или 10 лет срока хранения);

• по личному составу со сроком хранения 75 лет;

• по личному составу со сроком хранения 3 года.

Для регистрации этих групп приказов нужно оформить отдельные регистрационные формы (журнал или картотека регистрации приказов руководителя организации по основной деятельности, по личному составу (отдельно для документов со сроком хранения 75 лет и 3 года)), в которых будет вестись самостоятельная валовая нумерация приказов в пределах делопроизводственного года.

12.10.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года