Материал помещен в архив

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ ПО НАЙМУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ ЗА ВРЕМЯ КОМАНДИРОВКИ
(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Вопрос: Работник направлен в однодневную командировку в Латвию.

Возмещаются ли ему расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов?

Ответ: Не возмещаются.

Согласно п.16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115), при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения.

Справочно Постановлением Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее - постановление № 7) для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.

С учетом того что работник направлен в однодневную командировку, время отъезда и возвращения обратно происходит в течение одного дня, т.е. в течение этих суток он находится в пути, то расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале, в размере 5 % в от нормы расходов по найму жилого помещения, ему не возмещаются.

Вопрос: Работники организации направлены в командировку за границу. По прибытии из командировки ими были приложены акты о проживании в гостинице, которая принадлежит индивидуальному предпринимателю.

Являются ли акты о проживании в гостинице без фискальных чеков, отрывных талонов документами в оригинале по найму жилого помещения?

Ответ: Да, являются при соблюдении определенных условий.

Пунктом 14 Инструкции № 115 предусмотрено, что возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по его найму в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

При этом Инструкцией № 115 не определены форма и перечень документов, подтверждающих произведенные работником расходы по найму жилого помещения, которые должны быть представлены к оплате, в т.ч. не установлена обязательность наличия кассового чека.

Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» предусмотрено, что при отсутствии утвержденных типовых форм организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, в которых должно быть отражено наименование, номер документа, дата и место его составления, содержание операции, ее денежная оценка, должность ответственного лица, его фамилия и личная подпись.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. вышеназванный Закон № 3321-XII утратил силу в связи с принятием Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Требования к первичным учетным документам определены ст.10 данного Закона.

Таким образом, если представленный работником для оплаты акт содержит все вышеперечисленные сведения, то работнику должны быть возмещены произведенные расходы по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Министерством финансов РБ (далее - Минфин РБ), согласно представленному акту из гостиницы без наличия кассового чека.

Вопрос: Работники организации направлены за границу для участия в конференциях, семинарах, тренингах на основании электронного письма компании-организатора. При этом приглашением предусмотрено заселение их в гостиницы, места в которых бронирует компания-организатор. Стоимость проживания в этих гостиницах превышает нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленные Минфином РБ.

1. Возмещаются ли расходы по найму жилого помещения в полном размере?

2. Может ли приглашение от компании-организатора в электронном виде служить подтверждением условий проживания? Если нет, то какие документы необходимо представить?

Ответ: 1. Согласно п.19 Инструкции № 115, если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, то к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения работнику в соответствии с условиями, изложенными в приглашении компании-организатора, возмещаются по представленному счету из гостиницы в полном размере.

2. Поскольку Инструкцией № 115 не определены форма и вид документов, подтверждающих условия проживания в гостинице, то такими документами могут служить как приглашение компании-организатора в электронном виде, так и официальное письмо на бланке, договор между двумя организациями и др.

Вопрос: Работник направлен в командировку за границу с 6 по 10 августа 2012 г. Он выезжает 6 августа и прибывает в пункт командирования 7 августа в 07.00. Заселяется в гостиницу в 09.00 этого же дня и выселяется в 12.00 9 августа. Вечером 9 августа уезжает домой. Время с 09.00 до 12.00 считается ранним заселением.

Какая сумма принимается для сравнения с представленным счетом на оплату найма жилого помещения, учитывая, что в нем указано двое суток с половиной?

Ответ: Согласно Инструкции № 115 возмещение работнику произведенных расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Постановлением № 7 для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.

Таким образом, в данном случае для сравнения с представленным счетом из гостиницы принимается сумма, рассчитанная исходя из предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином РБ, за то количество суток, которое работник находился в месте командирования, - с 7 по 9 августа 2012 г., т.е. за трое суток.

03.09.2012 г.

Людмила Кондратюк, экономист