Материал помещен в архив

ВОПРОС: Возможно ли внешнее согласование проектов электронных документов без использования ЭЦП?

ОТВЕТ: Зависит от вида документа.

В делопроизводстве организации могут применяться как электронные документы, так и документы в электронном виде.

Внешнее согласование проекта электронного документа осуществляется путем его рассылки в согласующие организации.

Реквизит «Гриф согласования» включается в общую часть проекта электронного документа и подписывается ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или лицо, ответственное за подготовку проекта электронного документа. Согласование проекта ЭД подтверждается путем подписания общей части проекта электронного документа ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является согласующая организация либо лицо, уполномоченное осуществлять согласование.

Справочно В случае доработки проекта электронного документа по замечаниям организаций, осуществляющих согласование проекта ЭД, он повторно направляется на согласование.

После получения от согласующих организаций ЭЦП все ЭЦП включаются в особенную часть электронного документа или формируется лист согласования с использованием средств АС ДОУ (п.36 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.36 Инструкции № 19 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством не установлено иное (часть третья п.222 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Таким образом:

• в отношении проектов электронных документов внешнее согласование осуществляется только с использованием ЭЦП;

• для проектов документов в электронном виде допускается внешнее согласование по соглашению сторон.

28.10.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела