Материал помещен в архив

ВОПРОС: Возможно ли внутреннее согласование (визирование) проектов документов на бумажных носителях в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (системе электронного документооборота) организации без оформления собственноручной подписи лиц, визирующих проект документа?

ОТВЕТ: Нормативные правовые акты не запрещают такой порядок визирования проектов документов.

Инструкцией по делопроизводству в организации могут быть установлены правила согласования внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное.

Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ (п.222 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Согласование проекта электронного документа внутри организации осуществляется с использованием средств АС ДОУ. Лица, осуществляющие согласование проекта электронного документа, получают доступ к нему после авторизации и идентификации в АС ДОУ. Отметка о согласовании (виза) включается в РКК или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ (п.35 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.35 Инструкции № 19 слова «Согласование проекта ЭД внутри организации» заменены словами «Внутреннее согласование проекта ЭД (визирование)» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Порядок внутреннего согласования (визирования) проектов документов на бумажных носителях установлен в п.61 Инструкции по делопроизводству.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Возможность согласования проекта документа на бумажном носителе с применением средств АС ДОУ (СЭД) без оформления собственноручной подписи в реквизите «Виза» Инструкцией по делопроизводству, иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства не предусмотрена. При этом указанные нормативные акты не содержат прямого запрета такого порядка визирования проектов документов.

В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа (п.221 Инструкции по делопроизводству).

Соответственно, если согласование проекта документа на бумажном носителе осуществлялось в АС ДОУ (СЭД), то при распечатывании согласованного проекта документа должны распечатываться визы, которые были получены в АС ДОУ (СЭД).

28.10.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела