Выдача копий документов юридическим лицам: нормы законодательства

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

10.04.2025

В материале рассмотрен порядок выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов юридических лиц.

1. Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, определен постановлением Совмина от 30.12.2012 № 1256.

Так, юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства:

• выдают копии исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами;

• выдают обратившимся лицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и тому подобным);

• выдают копии имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц (п.1 постановления № 1256).

В запросе юридического лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося к нему лица.

При этом юридические лица могут отказать в выдаче копий документов, если:

✓ заявление (запрос) не соответствует требованиям законодательства об обращениях граждан либо об административных процедурах, а также настоящего постановления;

✓ выдача копии документа невозможна в связи с его утратой, истечением установленного актами законодательства срока хранения, неисправимым повреждением;

✓ в документе содержатся сведения, затрагивающие права и (или) законные интересы других лиц;

✓ в документе содержится информация, распространение и (или) предоставление которой ограничено в соответствии с законодательными актами;

✓ порядок выдачи запрашиваемой копии документа регулируется законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, а также иными законодательными актами;

✓ документ относится к дипломатической переписке (подп.1.4 п.1 постановления № 1256).

Отказ в выдаче копии документа, в том числе копии документа другого юридического лица, должен быть мотивирован.

2. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных законодательством, гражданам (п.197 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

3. Порядок выдачи дел из архива организации регламентируется Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Архив выдает в том числе копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям (абз.8 п.6 Правил № 143).

Порядок пользования документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, устанавливается их руководителями в соответствии с законодательством.

Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, принимается руководителями этих государственных органов, иных организаций. Об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, сообщается гражданам либо организациям в семидневный срок со дня получения запроса (п.4¹ Правил № 143).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.