Материал помещен в архив

ВЫЯВЛЯЕМ ПОТРЕБНОСТЬ В ДОЛЖНОСТИ СЕКРЕТАРЯ ИЛИ ИНОЙ СМЕЖНОЙ ДОЛЖНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Выбираем должность

Отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке (ст.61 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).

В таблице 1 приведены должности административного персонала, работников, занятых подготовкой и обработкой информации и учетом, и родственные к ним должности, предусмотренные Единым квалификационным справочником должностей служащих (далее - ЕКСД), которые на практике обычно относят к «секретарским».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. следует руководствоваться выпуском 11 ЕКСД в редакции постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2013 № 108.

Выбор подходящей должности зависит от стоящих перед нанимателем задач.

Во-первых, выбираем категорию служащего в зависимости от функции, которую должен выполнять работник, наличия подчиненных и т.п. (см. таблицу 2).

Во-вторых, выбираем подходящую должность из ЕКСД, исходя из содержания квалификационных характеристик, приведенных в нем.

Как видно из таблицы 3, в должностных обязанностях секретарей присутствуют в той или иной степени основные функции службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ): административная, техническая подготовка документов, делопроизводство, тиражирование документов, хранение документов, протокольная, обеспечение работы руководителей. Однако каждая должность имеет свои особенности и «уклон» на определенную составляющую должностных обязанностей.

В случае если предполагаемое содержание должностных обязанностей не может быть в достаточной степени обеспечено специальными должностями, предусмотренными ЕКСД, можно воспользоваться общими (базовыми) должностями.

Вводим выбранную(ые) должность(и) в штатное расписание и при необходимости создаем соответствующее структурное подразделение

Создание структурного подразделения

Согласно п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.

Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Заметим, что в настоящее время для коммерческих организаций законодательством не установлены централизованно нормы управляемости. Соответственно, их наниматель определяет самостоятельно.

Определение необходимого количества единиц вводимой(ых) должности(ей) или ее доли, а также размера оклада по ней (ним)

Необходимое количество должностей в коммерческих организациях в настоящее время наниматель определяет самостоятельно с учетом норм труда.

К нормам труда согласно ст.86 ТК относятся нормы выработки, нормы времени, обслуживания, численности, нормированные задания. Указанные нормы труда устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.

Законодательством не установлены нормы труда для секретарей. Есть лишь Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.03.2010 № 45.

В соответствии со ст.87 ТК установление, замена и пересмотр норм труда производятся нанимателем с участием профсоюзов. Конкретные нормы труда устанавливаются нанимателем с учетом особенностей организации труда на данном рабочем месте. Основанием для пересмотра норм труда могут служить изменение объема работы, совершенствование организации труда, внедрение технических средств и др. Об установлении, замене и пересмотре норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за 1 месяц.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2015 г. руководителям организаций предоставлено право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней (подп.3.2 п.3 Декрета Президента РБ от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

Определение уровня оплаты труда (тарификация)

В настоящее время коммерческие организации могут самостоятельно устанавливать оплату труда: как на основании Единой тарифной сетки Республики Беларусь (далее - ЕТС), так и без применения ЕТС.

Например, если организация применяет Рекомендации по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 11.07.2011 № 67, то тарификации должностей секретаря-референта, секретаря и секретаря приемной руководителя будут следующими (см. таблицу 6).

В бюджетных организациях согласно постановлению Минтруда РБ от 21.01.2000 № 6 «О мерах по совершенствованию условий оплаты труда работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций» (далее - постановление № 6) установлена тарификация рассматриваемых должностей согласно приведенной в таблице 7.

Введение должности посредством утверждения нового штатного расписания или издания соответствующего приказа

Штатное расписание, а также приказ об утверждении штатного расписания и приказ о внесении изменений в штатное расписание оформляются в соответствии с общими требованиями делопроизводства, в т.ч. согласно Инструкции по делопроизводству.

Пример оформления приказа о введении должности секретаря в штатное расписание

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

28.02.2012 № 122

г.Минск

О внесении дополнений
в штатное расписание

 В связи с увеличением работ, требующих обеспечения подготовки, обработки информации и учета,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание, утвержденное приказом от 30.12.2011 № 102, должность «секретарь» в количестве 1 единицы, тарифный разряд 10, тарифный коэффициент 2,48, с окладом 2 000 000 руб.

2. Утвердить дополнение в штатное расписание (прилагается).

3. Установить срок вступления в силу дополнения в штатное расписание - 01.03.2012.

Приложение: дополнение в штатное расписание на 1 листе.

Юрисконсульт
Немерчук Е.И.Немерчук
28.02.2012

Тарифная ставка 1-го разряда в организации - 500 000 руб.

___________________

* Декрет Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее - Декрет № 29).

Определяем должностные обязанности (разработка и утверждение должностной инструкции) по выбранной должности

Исходя из сложившейся практики должностные обязанности служащих определяются их должностными инструкциями, для разработки которых применяются соответствующие квалификационные характеристики должностей, содержащиеся в выпусках ЕКСД.

Должностная инструкция оформляется либо как приложение к трудовому договору (и в этом случае она будет его неотъемлемой частью), либо может быть в форме отдельного документа.

В должностной инструкции определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.

Разграничение обязанностей

Особое внимание следует уделить разграничению обязанностей работников со смежными обязанностями. Например, обязанности, связанные с работой с приказами, распоряжениями нанимателя, для секретаря и инспектора по кадрам должны быть установлены применительно к их характеру: инспектору по кадрам как специалисту может быть поручено составление (визирование) приказов, а секретарю - их регистрация, рассылка по структурным подразделениям.

Дополнительные обязанности

Как правило, только в крупных организациях «секретарские» работники исполняют обязанности, предусмотренные ЕКСД по занимаемым ими должностям. В остальных случаях таким работникам поручаются различные дополнительные обязанности: по кадрам, воинскому учету, ведению табеля учета времени и т.п. Эта возможность, в частности, предусмотрена п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1.

Пример оформления дополнительных обязанностей в должностной инструкции секретарю

секретарю

<…>

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

5. Секретарь исполняет следующие обязанности:

<…>

5.12. Ведет кадровое делопроизводство:

оформляет приказы по личному составу;

ведет личные дела и личные карточки работников;

ведет и хранит трудовые книжки работников;

оформляет трудовые договоры и изменения к ним;

ведет табель учета рабочего времени;

выдает справки о трудовом стаже и заработной плате.

<…>

Обратите внимание! Отдельные должности подчиняются непосредственно руководителю (например, помощник руководителя и т.п.), и соответственно неправомерно включать их в отдельные структурные подразделения с непосредственным подчинением руководителю такого подразделения. Так, например, неправомерно включать должность секретаря приемной руководителя в состав канцелярии. Соответственно, при разработке должностной инструкции следует также обращать внимание на подчиненность таких должностей.

03.08.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист