Материал помещен в архив

ЮРИСТ - СЕКРЕТАРЮ: ПРОВЕДЕНИЕ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ ХОЗЯЙСТВЕННОГО ОБЩЕСТВА

Нормативная база

Проведение годового общего собрания участников хозяйственного общества (общества с ограниченной ответственностью (ООО), общества с дополнительной ответственностью регулируется следующими нормативными актами:

• Гражданский кодекс РБ (далее - ГК);

• Закон РБ от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее - Закон о хозяйственных обществах);

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• постановление Пленума ВХС РБ от 31.10.2011 № 20 «О некоторых вопросах рассмотрения дел с участием коммерческих организаций и их учредителей (участников)».

Документ рекомендательного характера - Свод правил корпоративного поведения, рекомендованный приказом Минфина РБ от 18.08.2007 № 293.

Регистрация участников хозяйственного общества, прибывших для участия в очередном общем собрании

Перед открытием общего собрания все прибывшие участники, а также их представители должны быть зарегистрированы (часть первая ст.43 Закона о хозяйственных обществах).

Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе принимать участие в голосовании (часть третья ст.43 Закона о хозяйственных обществах).

Регистрацию участников необходимо проводить в том же помещении, где будет проводиться общее собрание, либо в непосредственной близости от него и в тот же день, на который намечено проведение собрания.

Начало регистрации - время, указанное в извещении о проведении общего собрания участников хозяйственного общества.

Окончание регистрации - время, указанное в проведении общего собрания участников хозяйственного общества в качестве времени открытия общего собрания участников хозяйственного общества.

Отсутствие времени начала регистрации участников в извещении о проведении общего собрания участников хозяйственного общества может явиться основанием для оспаривания решений, принятых на этом собрании, поскольку такой факт может препятствовать своевременной регистрации участников (их представителей) и их участию в общем собрании участников.

Лицо, осуществляющее регистрацию участников

1. Единоличный исполнительный орган.

Законом о хозяйственных обществах прямо не установлено, что регистрацию участников общего собрания осуществляет единоличный исполнительный орган. Однако уставом общества может быть предусмотрено, что данный орган осуществляет подготовку, созыв и проведение общих собраний. Поскольку регистрация участников общего собрания является одним из действий, осуществляемых на этапе проведения общего собрания, то в этом случае именно единоличный исполнительный орган должен осуществлять регистрацию участников общего собрания.

2. Лицо, созывающее общее собрание участников.

3. Конкретное лицо (секретарь) или орган (секретариат, служба ДОУ), обязанное осуществлять регистрацию участников общества, прибывших на собрание.

Такое лицо может быть определено внутренним документом общества, регламентирующим порядок проведения общих собраний участников. Если оно не определено внутренним документом общества, единоличный исполнительный орган либо лицо, созывающее собрание, вправе передать свои функции по регистрации любому иному лицу.

Порядок осуществления регистрации участников

Согласно действующему законодательству процедура регистрации состоит из 3 основных действий:

1) установление личности лица (его представителя), прибывшего для участия в собрании (см. таблицу 1).

Так, согласно части третьей ст.43 Закона о хозяйственных обществах, при проведении общего собрания участников хозяйственного общества в очной форме регистрация лиц, имеющих право на участие в общем собрании, осуществляется при предъявлении ими документов, подтверждающих их полномочия, и определяется правомочность (наличие кворума) этого собрания.

2) проверка документов лица (его представителя) на предмет наличия права участвовать в общем собрании участников (см. таблицу 2):

3) проставление подписи в списке лиц, зарегистрированных для участия в общем собрании.

Данная процедура следует из части второй ст.47 Закона о хозяйственных обществах, согласно которой список лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании участников хозяйственного общества, должен содержать подписи этих лиц. Регистрация прибывшего на собрание участника общества подразумевает его волеизъявление на участие в голосовании по вопросам повестки дня.

Обратите внимание! Члены совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества и (или) лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа, или члены коллегиального исполнительного органа, не являющиеся участниками хозяйственного общества, могут присутствовать на общем собрании его участников без права голоса при принятии решений по вопросам повестки дня общего собрания (часть шестая ст.108 Закона о хозяйственных обществах).

Пример оформления списка лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании участников

СПИСОК ЛИЦ,
зарегистрировавшихся для участия в годовом общем собрании участников
ООО «Триумф»

Время проведения собрания: 26.03.2013, 10:00.

Место проведения собрания: г.Минск, ул.Ленина., д.20, комн.20

Время начала регистрации: 09:00

Время окончания регистрации: 09:50

Регистрация участников проводится в соответствии со ст.43 Закона РБ от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах».

Пример оформления доверенности на представление интересов участника на годовом общем собрании участников

Общество с ограниченной ответственностью «Лувр»
220030, г.Минск, ул.Ленина, д.20, комн.20
тел. (017) 200 00 00
р.с. № 3000000000000 в ОАО «Белинвестбанк», код 739,
г.Минск, ул.Машерова, 29

ДОВЕРЕННОСТЬ № 2

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Лувр» (УНП 301000000, место нахождения: г.Минск, ул.Карла Маркса, д.21, оф.10), являющееся участником ООО «Триумф» и обладающее долей в уставном фонде ООО «Триумф» в размере 15 %, в лице директора Федорова Ивана Георгиевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает заместителя директора по финансовым вопросам Осипова Ивана Степановича (паспорт: серия МР № 2111111, выдан 26.10.2005 Октябрьским РУВД г.Минска; зарегистрирован по адресу: г.Минск, ул.Парниковая, д.11, кв.300) представлять интересы ООО «Лувр» на годовом общем собрании участников ООО «Триумф», которое будет проводиться 26.03.2013, для чего Осипов И.С. имеет право:

1) голосовать по следующим вопросам повестки дня:

об утверждении годового отчета ООО «Триумф» за 2012 год;

об утверждении бухгалтерского баланса ООО «Триумф» за 2012 год;

об утверждении отчета о прибылях и убытках ООО «Триумф» за 2012 год;

о распределении прибыли, полученной ООО «Триумф» за 2012 год;

об избрании членов совета директоров ООО «Триумф»;

об избрании ревизионной комиссии ООО «Триумф»;

2) подписывать следующие документы: протокол годового общего собрания участников ООО «Триумф», а также иные документы, необходимые для представления интересов ООО «Лувр» как участника ООО «Триумф» на годовом общем собрании участников;

3) выступать на Общем собрании участников Общества от имени участника ООО «Лувр».

Настоящая доверенность выдана сроком до 31.03.2013 включительно без права передоверия.

Образец подписи заместителя директора по финансовым вопросам Осипова И.С. Осипов удостоверяю.

                  Печать

Нарушения прав участников хозяйственного общества при осуществлении регистрации

Участник хозяйственного общества (его представитель), пришедший на собрание, на этапе регистрации может столкнуться с необоснованным отказом в допуске на собрание либо с фактическим недопуском на собрание. В таком случае участник хозяйственного общества имеет право обратиться в суд с требованием о признании недействительными решений, принятых на данном общем собрании, в связи с нарушением порядка проведения, установленного Законом о хозяйственных обществах (часть седьмая ст.45 Закона о хозяйственных обществах).

Открытие общего собрания участников, выборы председательствующего и организация ведения протокола

Общее собрание участников открывается после регистрации участников хозяйственного общества во время, указанное в извещении о проведении собрания, или может быть открыто ранее данного времени, если все участники общего собрания были зарегистрированы.

Протокол является документом, доказывающим факт проведения собрания.

Согласно части второй ст.44 Закона о хозяйственных обществах обязанность по организации ведения протокола общего собрания участников возлагается, если это предусмотрено уставом, на секретаря этого собрания, избираемого либо назначаемого в порядке, определенном уставом. В иных случаях ведение протокола общего собрания участников хозяйственного общества обеспечивает председатель этого общего собрания.

Под организацией ведения протокола на общем собрании участников хозяйственного общества понимается назначение лица, составляющего протокол общего собрания участников и заносящего в него основные положения выступлений, имена выступавших лиц по каждому вопросу повестки дня собрания, а также результаты голосования по каждому из вопросов. Кроме того, лицо, организующее ведение протокола общего собрания участников, обязано следить за правильностью его составления.

Закон о хозяйственных обществах не устанавливает определенных требований к содержанию протокола. На практике в протоколе общего собрания участников содержится следующая информация:

• о (об) дате, месте и времени проведения общего собрания участников;

• общем количестве голосов, которым обладают участники хозяйственного общества;

• количестве голосов, которым обладают участники, принявшие участие в собрании;

• лице, председательствующем на собрании;

• повестке дня очередного общего собрания участников хозяйственного общества;

• основных положениях выступлений лиц, участвующих в собрании;

• вопросах, поставленных на голосование;

• итогах голосования по каждому из вопросов;

• всех принятых собранием решениях.

Определение кворума путем суммирования количества голосов, принадлежащих зарегистрированным для участия в собрании участникам хозяйственного общества

На основании данных регистрации определяется наличие кворума (правомочность) этого собрания.

Общее собрание признается правомочным, если его участники обладают в совокупности более чем 50 % от общего количества голосов.

Повторное общее собрание имеет кворум при наличии 30 % голосов и более (часть вторая ст.43 Закона о хозяйственных обществах).

Для подтверждения наличия кворума и подсчета голосов при принятии решений общим собранием участников общества может создаваться счетная комиссия, количественный и персональный состав которой утверждается общим собранием участников (часть пятая ст.43 Закона о хозяйственных обществах).

Создание счетной комиссии целесообразно, когда в обществе много участников, что предполагает усложнение процесса голосования и подсчета голосов.

Организация выбора председательствующего

Орган, созвавший очередное общее собрание участников, после открытия общего собрания участников выносит на голосование кандидатуру председательствующего из числа присутствующих участников хозяйственного общества (представителей участников).

По общему правилу, установленному частью второй ст.44 Закона о хозяйственных обществах, общее собрание участников хозяйственного общества, проводимое в очной форме, ведет его председатель, избираемый на срок и в порядке, определенные уставом и (или) этим собранием.

Председательствовать по общему правилу на общем собрании участников хозяйственного общества может лицо, осуществляющее полномочия единоличного исполнительного органа, либо председатель коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества или совета директоров (наблюдательного совета).

На общем собрании участников хозяйственного общества председательствующий организует порядок ведения собрания, а именно:

• оглашает повестку дня;

• включает в повестку дня дополнительные вопросы при условии, что на собрании присутствуют все участники хозяйственного общества;

• оглашает информацию и обеспечивает участников материалами, относящимися к вопросам повестки дня;

• организует голосование по вопросам повестки дня;

• предоставляет участникам собрания, а также членам совета директоров (наблюдательного совета), единоличному исполнительному органу возможность высказаться относительно вопроса, поставленного на голосование;

• оглашает результаты голосования по каждому из вопросов повестки дня;

• подписывает протокол общего собрания участников (часть первая ст.47 Закона о хозяйственных обществах).

Внесение участниками хозяйственного общества дополнительных вопросов в повестку дня (только если на собрании присутствуют все участники)

После того как общее собрание участников хозяйственного общества выбрало председательствующего на общем собрании, перед утверждением в повестку дня при наличии единогласного принятия решения общим собранием могут быть включены дополнительные вопросы, предложенные для включения участниками, при условии присутствия на общем собрании всех участников хозяйственного общества (часть первая ст.44 Закона о хозяйственных обществах).

Порядок внесения дополнительных вопросов в повестку дня проводимого общего собрания участников хозяйственного общества

Участник хозяйственного общества, желающий включить в повестку дня созванного собрания дополнительные вопросы, должен обратиться с предложением к председательствующему на общем собрании и при этом предложить точную формулировку вопроса, подлежащего включению в повестку дня.

Председательствующий на общем собрании рассматривает данное предложение и при отсутствии оснований для отказа вносит данный вопрос для последующего утверждения в рамках повестки дня общим собранием участников. Факт внесения дополнительных вопросов для утверждения в рамках повестки дня должен быть отражен в протоколе общего собрания участников хозяйственного общества.

Утверждение повестки дня общего собрания участников хозяйственного общества

После того как общее собрание участников хозяйственного общества выбрало председательствующего на общем собрании и в повестку дня внесены все вопросы, подлежащие рассмотрению, председательствующий предлагает всем участникам собрания утвердить проект повестки дня заседания.

Законом о хозяйственных обществах не регламентирован порядок утверждения на общем собрании участников повестки дня.

В целях избежания рисков последующего оспаривания принятых на общем собрании участников решений рекомендуется утверждать ее участниками общества, присутствующими на собрании (при наличии кворума), большинством голосов от общего числа голосов участников общества (Закон о хозяйственных обществах не предусматривает квалифицированного большинства при принятии решения об утверждении повестки дня общего собрания, соответственно согласно части второй ст.45 Закона о хозяйственных обществах такое решение может быть принято большинством голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов не предусмотрена уставом общества. Исключение составляет случаи, предусмотренные частью первой ст.44 Закона о хозяйственных обществах).

Принятие на очередном общем собрании участников хозяйственного общества решений по вопросам повестки дня

После утверждения повестки дня очередного общего собрания участников хозяйственного общества председательствующий на общем собрании выносит на обсуждение общего собрания вопрос о принятии решения по каждому вопросу повестки дня.

Перед голосованием возможно проведение обсуждения по каждому из вопросов повестки дня. При этом в протоколе должна быть отражена информация о лице (лицах), выступавшем по данному вопросу, а также информация о содержании его выступления (п.108 Инструкции по делопроизводству).

Решение принимается общим собранием путем голосования «за» его принятие или «против». При этом решение считается принятым, если за принятие отдано необходимое в соответствии с Законом о хозяйственных обществах количество голосов.

Способы голосования на годовом общем собрании участников хозяйственного общества

Исходя из ст.45 Закона о хозяйственных обществах решения годового общего собрания участников хозяйственного общества принимаются в форме открытого голосования либо голосованием бюллетенями.

Уставом хозяйственного общества может быть предусмотрено проведение кумулятивного голосования по вопросам об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) (часть третья ст.45 Закона о хозяйственных обществах).

При кумулятивном голосовании число голосов, принадлежащих каждому участнику хозяйственного общества, умножается на число лиц, которые должны быть избраны в орган хозяйственного общества, и участник хозяйственного общества вправе отдать все голоса за одного кандидата или распределить их между 2 и более кандидатами.

Избранными считаются кандидаты, получившие наибольшее число голосов.

Занесение результатов голосования в протокол очередного общего собрания участников хозяйственного общества

По результатам проведения общего собрания участников хозяйственного общества не позднее 5 дней после его закрытия составляется протокол общего собрания участников хозяйственного общества (часть первая ст.47 Закона о хозяйственных обществах).

Закон о хозяйственных обществах не регламентирует порядок занесения результатов голосования в протокол, его форму и содержание, поэтому эти моменты желательно отразить в уставе хозяйственного общества или в локальном нормативном правовом документе хозяйственного общества, регулирующем деятельность общего собрания участников хозяйственного общества.

Протокол общего собрания участников хозяйственного общества по общему правилу составляется председателем этого общего собрания.

Если это предусмотрено уставом, ведение протокола общего собрания участников хозяйственного общества осуществляет секретарь этого собрания, избираемый либо назначаемый в порядке, определенном уставом (часть вторая ст.44 Закона о хозяйственных обществах).

В протокол заносятся результаты голосования по каждому вопросу повестки дня. При этом обязательно указывается количество голосов, отданных участниками за принятие решения по каждому вопросу, количество голосов, отданных против, а также количество голосов участников, воздержавшихся от голосования.

После составления протокол общего собрания подписывается (с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу) председателем общего собрания участников хозяйственного общества, секретарем (при его наличии), а также не менее чем 2 членами счетной комиссии (при ее наличии) или, если это предусмотрено уставом, лицами, принявшими участие в этом собрании.

Протокол помимо указанных лиц по решению общего собрания участников хозяйственного общества может подписываться и иными лицами.

К протоколу прилагается список лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании участников хозяйственного общества, и (или) лиц, заполненные бюллетени которых получены в порядке, установленном уставом. Список лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании участников хозяйственного общества, должен содержать подписи этих лиц (часть вторая ст.47 Закона о хозяйственных обществах).

С точки зрения делопроизводства необходимо также соблюсти требования Инструкции по делопроизводству, в частности ее пп.103-110.

Последствия ненадлежащего составления протокола общего собрания участников

Ненадлежащее составление, заверение и утверждение протокола общего собрания участников может явиться основанием для признания недействительными решений, принятых на собрании, на основании части седьмой ст.45 Закона о хозяйственных обществах (в связи с нарушением порядка проведения общего собрания участников хозяйственного общества).

Обратите внимание! С требованием признать недействительными решения общего собрания участников может обратиться только участник, не принимавший участие в голосовании или голосовавший против оспариваемого решения в течение 2 месяцев со дня, когда они узнали или должны были узнать о принятии таких решений (часть седьмая ст.45 Закона о хозяйственных обществах).

Пример протокола годового общего собрания участников хозяйственного общества

Общество с ограниченной
ответственностью «Триумф»
(ООО «Триумф»)

ПРОТОКОЛ
26.03.2013 № 1
г.Минск

годового общего собрания участников

Председатель общего собрания участников - Савченко А.П.

Количество участников - 3 человека.

Присутствовали - 8 человек (список прилагается).

Кворум - 100 %.

В соответствии со ст.43 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» и п.40 устава ООО «Триумф» (далее - Общество) кворум для проведения заседания общего собрания участников Общества соблюден, общее собрание участников Общества правомочно принимать решения по всем вопросам повестки дня заседания.

Повестка дня:

1. Об утверждении годового отчета Общества за 2012 год. Сообщение директора Общества Федорова И.Г.

2. Об утверждении бухгалтерского баланса Общества за 2012 год. Сообщения главного бухгалтера Общества Шабусовой В.А. и ревизора Общества Соболева К.С.

3. Об утверждении отчета о прибылях и убытках Общества за 2012 год. Сообщение главного бухгалтера Общества Шабусовой В.А.

4. О распределении прибыли, полученной Обществом за 2012 год. Сообщение главного бухгалтера Общества Шабусовой В.А.

5. Об избрании членов совета директоров Общества. Сообщение участника Общества Савицкого А.Г.

6. Об избрании ревизора Общества. Сообщение председателя общего собрания участников Общества Савченко А.П.

По первому вопросу повестки дня:

СЛУШАЛИ:

Федорова И.Г., директора Общества - текст сообщения прилагается.

РЕШИЛИ:

1. Утвердить годовой отчет Общества за 2012 год.

Голосовали:

«за» - 3 человека;

«против» - нет;

«воздержались» - нет.

По второму вопросу повестки дня:

СЛУШАЛИ:

Шабусову В.А, главного бухгалтера Общества - текст сообщения прилагается.

Соболева К.С., ревизора Общества - текст сообщения прилагается.

РЕШИЛИ:

2. Утвердить бухгалтерский баланс Общества за 2012 год.

Голосовали:

«за» - 3 человека;

«против» - нет;

«воздержались» - нет.

По третьему вопросу повестки дня:

СЛУШАЛИ:

Шабусову В.А, главного бухгалтера Общества - текст сообщения прилагается.

РЕШИЛИ:

3. Утвердить отчет о прибылях и убытках Общества за 2012 год.

Голосовали:

«за» - 3 человека;

«против» - нет;

«воздержались» - нет.

По четвертому вопросу повестки дня:

СЛУШАЛИ:

Шабусову В.А, главного бухгалтера Общества - текст сообщения прилагается.

РЕШИЛИ:

4.1. Распределить прибыль Общества за 2012 год в размере 1 000 000 000 (один миллиард) бел.руб. между участниками пропорционально долям в уставном фонде в соответствии с уставом в следующих размерах:

- Савченко А.П. - 200 000 000 (двести миллионов) бел.руб.;

- Савицкий А.Г. - 500 000 000 (пятьсот миллионов) бел.руб.;

- ООО «Лувр» - 300 000 000 (триста миллионов) бел.руб.

4.2. Установить следующие порядок и сроки выплаты прибыли участникам: до 01.05.2013 перевести на расчетные (текущие) счета участников, указанные ими дополнительно.

Голосовали:

«за» - 3 человека;

«против» - нет;

«воздержались» - нет.

По пятому вопросу повестки дня:

СЛУШАЛИ:

Савицкого А.Г., участника Общества - текст сообщения прилагается.

РЕШИЛИ:

5. Переизбрать членами совета директоров Общества нижеперечисленных лиц:

Качанова Руслана Петровича;

Майорову Татьяну Ивановну;

Ягужинскую Елену Алексеевну.

Голосовали:

«за» - 3 человека;

«против» - нет;

«воздержались» - нет.

По шестому вопросу повестки дня:

СЛУШАЛИ:

Савченко А.П., председателя общего собрания участников Общества - текст сообщения прилагается.

РЕШИЛИ:

6. Переизбрать ревизором Общества Соболева К.С.

Голосовали:

«за» - 3 человека;

«против» - нет;

«воздержались» - нет.

Доведение до сведения участников хозяйственного общества, которые не присутствовали в общем собрании, о принятых на нем решениях

Решения, принятые общим собранием участников хозяйственного общества, оглашаются на этом собрании либо доводятся до сведения его участников не позднее 10 дней после даты подписания протокола этого собрания в порядке, установленном уставом (часть шестая ст.45 Закона о хозяйственных обществах).

02.04.2013

Владимир Самосейко, юрист