Материал помещен в архив

ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И ПРАВА АРХИВА. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

В состав Национального архивного фонда РБ (далее - НАФ) включаются документы, хранящиеся в архивах учреждений, организаций независимо от форм собственности. Согласно Закону РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий (далее - архивы организаций) разделяются на ведомственные архивы, действующие в государственных организациях, и архивы негосударственных организаций.

Архивы организаций обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование документов НАФ. Руководители организаций должны не только контролировать соблюдение установленного порядка работы архива, но и несут ответственность за полноту и сохранность документов, образующихся в деятельности организации.

Создаваемые в организациях архивы могут различаться по видам. Такое различие зависит, прежде всего, от состава документов, которыми комплектуются архивы, обязанностей организации по осуществлению учета, хранения, использования документов НАФ.

Существуют следующие основные виды архивов, создаваемых в организациях.

Архив организации - в таком архиве хранятся документы только данной конкретной организации.

Центральный архив - такой архив комплектуется документами как центрального аппарата организации (центрального органа управления, центрального органа общественного объединения), так и документами организаций непосредственного подчинения.

Центральный отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив общественного объединения) - архив, в котором хранятся документы организаций отрасли (системы, объединения) всех уровней подчиненности, имеющих различное территориальное расположение. Например, в центральном отраслевом архиве какого-либо производственного объединения могут храниться документы, как аппарата самого объединения, так и предприятий объединения, расположенных в различных регионах страны.

При этом в центральном архиве, центральном отраслевом архиве составляются списки организаций, являющихся источниками комплектования таких архивов (см. приложение к материалу). Списки организаций - источников комплектования рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и утверждаются руководителем центрального аппарата органа управления. С такими списками в архиве ведется постоянная работа, поскольку в них вносятся изменения, связанные с переименованием, изменением подчиненности, а также реорганизацией и ликвидацией организаций, включенных в список.

Объединенный ведомственный архив - архив, в котором хранятся документы нескольких организаций министерства или иного республиканского органа государственного управления, связанных определенной системой соподчиненности или же однотипных по профилю деятельности.

Какой из видов архивов создавать, определяют непосредственно сами организации исходя из необходимости обеспечивать наиболее рациональное хранение и использование документов.

Кроме названных архивов могут быть созданы объединенные межведомственные архивы, хранящие документы нескольких отраслей (систем), как правило, связанных территориально.

Несколько организаций негосударственной формы собственности также могут образовать объединенный архив для хранения своих документов.

Помимо управленческих документов в организации могут создаваться документы, относящиеся к системам специальной документации (технологические, нормативно-технические, проектные, конструкторские, картографические, геологические, гидрометеорологические, телеметрические документы, кино-, фото-, фоно-, видеодокументация). В таких случаях кроме архивов управленческих документов могут быть организованы специальные архивы для хранения документации этой категории.

Архив организации выполняет достаточно большой объем работы по подготовке дел к передаче на архивное хранение, обеспечению их надлежащего хранения непосредственно в архиве. Архив должен обеспечить сохранность документов, их учет, обработку, отбор на дальнейшее хранение и уничтожение, а также использование документов (например, выдача справок социально-правового характера (о стаже работы, о размере заработной плате и т.п.)). Архивы организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, обязаны также обеспечивать передачу документов на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными органами Государственной архивной службы РБ.

Одной из важных задач архива является осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации. Выполняя эту задачу, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) оказывает методическую помощь структурным подразделениям организации в составлении номенклатуры дел, формировании, оформлении дел, составлении описей дел при передаче в архив. Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) оказывает методическую и практическую помощь в архивном деле и делопроизводстве и подведомственным организациям. Например, если в системе того или иного министерства (комитета, концерна, объединения и др.) имеются организации, не передающие документы в государственные архивы, то архив головной организации должен обеспечить согласование их номенклатур дел, утверждение описей дел постоянного хранения, согласование описей дел по личному составу.

Архив организации принимает на хранение по соответствующим описям дел документы структурных подразделений и составляет сводные описи дел постоянного хранения и описи дел со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. и по личному составу, по организации в целом. Архив организации (центральный архив, центральный отраслевой архив) обеспечивает прием документов других организаций, являющихся источниками его комплектования.

Архив проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, а также оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, хранящихся в структурных подразделениях организации. По итогам экспертизы ценности документов архив ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

Архив осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации и подведомственных организациях, проверяет работу архивов подведомственных организаций, участвует в разработке нормативных и методических документов (инструкций, положений и др.) по архивному делу и делопроизводству, осуществляет ведение комплекса учетных документов в архиве (книга выдачи дел во временное пользование, книга учета поступления и выбытия документов и др.), а также составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам (описи дел, картотеки (каталоги), в т.ч. и по личному составу, указатели к описям, историко-архивные справки и др.).

В архиве должны соблюдаться условия хранения документов (температурно-влажностный, санитарно-гигиенический режим и др.), а также осуществляться проверки наличия и сохранности документов и дел.

Одной из важных функций архива является оказание методической и практической помощи службе делопроизводства в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив.

Архивы организаций, передающих документы на государственное хранение, представляют в эти Госархивы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, а также подготавливают и передают на государственное хранение документы в соответствии с действующими правилами. Архив осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, и в этих целях исполняет запросы организаций и обращения граждан по вопросам социально-правового характера и в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки. Архив информирует руководство, работников организации о составе и содержании документов архива, а также осуществляет выявление документов по поручению руководства.

Кроме того, архив принимает участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников по вопросам архивного дела и делопроизводства.

Для выполнения возложенных на архив задач и функций ему предоставляются и определенные права. Поскольку архив принимает документы непосредственно из структурных подразделений организации, он имеет право в установленном порядке давать подразделениям указания по вопросам подготовки и передачи дел в архив, другим вопросам, входящим в компетенцию архива. Для выполнения возложенных на архив задач ему необходимы сведения по работе с документами в структурных подразделениях, поэтому архиву организации предоставляется право запрашивать от структурных подразделений организации сведения, которые нужны для его работы. Поскольку архив участвует в работе по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации, он имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию этой работы.

Все перечисленные выше основные задачи, функции, права архива должны быть отражены в положении об архиве. Положение об архиве разрабатывается в каждой организации независимо от формы собственности с учетом того, имеется ли в организации должность заведующего архивом или только назначено лицо, ответственное за архив. Положение об архиве должно быть согласовано с государственным архивом, в который затем передаются документы на государственное хранение. Это касается организаций - источников комплектования Госархивов и негосударственных организаций, заключивших договор с Госархивом. Организации, не передающие документы на государственное хранение, должны согласовать положение об архиве с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации. Утверждается положение об архиве руководителем организации.

При разработке конкретного положения об архиве организации следует руководствоваться Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5). В качестве приложения к указанным Основным правилам утверждено Примерное положение об архиве учреждения, организации, предприятия, на основе которого в каждой организации разрабатывается собственное положение с учетом специфики ее деятельности.

_______________

* Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

16.03.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 18 декабря 2011 г. Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» на основании Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З утратил силу.

С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.