Материал помещен в архив

ВОПРОС: Законодательством установлено, что личные дела ведутся на руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих.

Необходимо ли ведение личных дел на рабочих или достаточно ведения только личной карточки? Каким образом вносить изменения, если личная карточка содержит данные на момент ее заполнения, а изменения в ней не допускаются? Можно ли дополнять сведения?

ОТВЕТ: Согласно п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Ведение личных дел на указанные категории работников является обязательным. Ведение личных дел на работников, относящихся к категории рабочих, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрено. В то же время законодательство не запрещает вести личные дела на рабочих, решение по данному вопросу организация принимает самостоятельно.

В отличие от личных дел личная карточка должна вестись на всех работников организации независимо от их профессии или занимаемой должности. Статьей 52 Трудового кодекса РБ определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РБ или уполномоченным им органом. Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. (например, приказы по соответствующим вопросам, табель использования рабочего времени и др.). К их числу относится и личная карточка.

Необходимость ведения личной карточки на каждого работника организации определяется и иными нормативными правовыми актами. В частности, п.16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления Минтруда РБ от 11.05.2000 № 72), установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под расписку в личной карточке формы Т-2.

Порядок ведения личной карточки до недавнего времени регулировался постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (в редакции постановления от 28.06.1990 № 94; далее - постановление № 241). Согласно Кратким указаниям по применению и заполнению утвержденных данным постановлением форм документов все изменения данных о работнике после заполнения личной карточки (образование, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке. Следовательно, регулировавший данные правоотношения нормативный правовой акт СССР не только допускал, но и требовал вносить изменения и дополнения в личную карточку в процессе ее ведения. Порядок внесения изменений и дополнений не устанавливался, в связи с чем организации определяли его самостоятельно, например, по аналогии с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку работника.

Вместе с тем на сегодняшний день в Республике Беларусь порядок заполнения и ведения личной карточки нормативными правовыми актами не регламентирован. Постановлением Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 постановление № 241 признано утратившим силу.

Из сказанного следует, что в настоящее время:

- личную карточку необходимо вести на всех работников организации;

- форма личной карточки нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена;

- правила ее применения и заполнения отсутствуют;

- использование для обозначения личной карточки индекса «Т-2» является неправомерным.

Таким образом, организации вправе самостоятельно определять форму карточки и порядок ее ведения, при этом за основу можно взять форму карточки и правила ее применения и заполнения, утвержденные действовавшим ранее постановлением № 241.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела