Материал помещен в архив

Замена монитора: ремонт или модернизация?

В практической работе бухгалтерам нередко приходится решать вопрос о разграничении затрат по ремонту и модернизации объектов основных средств, в частности компьютерной техники, которая быстро изнашивается и морально устаревает. От этого зависит методика отражения таких работ в бухгалтерском учете.

Рассмотрим на примере порядок документального оформления и отражения в бухгалтерском учете ремонтных работ и работ, связанных с модернизацией компьютера.

В случае если на балансе бюджетной организации числится компьютер, в состав которого входит монитор, могут быть два варианта его замены:

1) на другой монитор, равноценный в связи с поломкой старого монитора;

2) на более современную модель монитора.

При таких вариантах возникают следующие вопросы:

1. Как расценивать в варианте 1 и в варианте 2 замену монитора - как ремонт или модернизацию?

2. Как в приведенных случаях необходимо учитывать старый монитор, который после модернизации изъят и не имеет отдельной стоимости?

3. Какие записи на счетах бухгалтерского учета нужно отражать в обоих случаях?

4. Нужно ли в связи с заменой монитора менять срок полезного использования всего объекта основных средств?

В состав персональных и портативных компьютеров включаются:

• один монитор и более;

• один системный блок и более;

• мышь, коврик, клавиатура и другие комплектующие (примечание 83 к нормативным срокам службы основных средств (приложение к постановлению Министерства экономики Республики Беларусь от 30.09.2011 № 161)).

Таким образом, перечисленные комплектующие персонального или портативного компьютера не являются отдельными объектами основных средств, поскольку они способны выполнять свои функции только в виде единого комплекса.

Электронно-вычислительные машины персональные, портативные компьютеры, ноутбуки относятся к основным средствам с шифром 48009, нормативный срок службы - 4 года.

Все прочие устройства вне указанной конфигурации определяются как периферийные и относятся к основным средствам с шифром 48003, нормативный срок службы - 5 лет.

Методики учета ремонтных работ и работ по модернизации основных средств имеют существенные различия (приложение 5 к Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6; далее - Инструкция № 37/18/6):

ремонт - совокупность работ по восстановлению исправности или работоспособности объекта или его составных частей с приведением объекта в соответствие с требованиями, определенными техническими нормативными правовыми актами, а также по предотвращению их дальнейшего интенсивного износа;

модернизация - совокупность работ по усовершенствованию объекта путем замены его конструктивных элементов и систем более эффективными, приводящая к повышению технического уровня и экономических характеристик объекта.

При этом определяющим фактором признания процесса замены монитора модернизацией является то, что компьютер приобретает улучшенные технические и экономические характеристики.

Если монитор компьютера заменяют равноценным по техническим характеристикам в связи с его поломкой, то это ремонт. Чтобы правильно учесть расходы на ремонт компьютера, нужно его правильно оформить, а именно составить дефектную ведомость.

Дефектная ведомость - акт визуального осмотра объекта, подлежащего ремонту. Унифицированной формы нет, поэтому ее нужно разработать самостоятельно и включить в учетную политику организации. Поскольку у организации могут быть разные группы основных средств, допустимо и даже желательно оформлять разные формы дефектных ведомостей. Для автомобилей - одна, для оргтехники - другая, для недвижимости - третья.

Справочно Примерную форму дефектной ведомости см. здесь.

Дефектная ведомость формируется комиссией, в которую должны входить представители бухгалтерии, эксплуатирующего и ремонтного подразделений либо подрядчика, которому собираемся поручить ремонт. В дефектной ведомости нужно указать причины списания монитора.

Таким образом, если происходит замена монитора на новый в связи с его поломкой, данный вид работ следует рассматривать как ремонтные работы.

Замена монитора на равноценный

Фактические затраты на поддержание основных средств в рабочем состоянии (технический осмотр и уход, проведение всех видов ремонта) признаются расходами в том отчетном периоде, в котором они были произведены (часть вторая п.18 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2012 № 60; далее - Инструкция № 60). Таким образом, все расходы, связанные с ремонтом объекта основного средства, будут относиться на счета учета затрат.

Отражение операций по проведению ремонта компьютера в бухгалтерском учете рассмотрим на примерах с учетом различий при отражении операций по ремонту в зависимости от источника финансирования.

Пример 1 Бюджетная организация приобрела за счет бюджетных средств монитор стоимостью 330,00 руб. без НДС. Сумма НДС - 66,00 руб. Монитор предназначен для замены неисправного, входящего в состав действующего компьютера. По завершении ремонтных работ принят к учету непригодный к использованию монитор как лом, содержащий драгоценные металлы, стоимостью 30 руб. Работы проводятся за счет бюджетного источника финансирования.

В учете операции по ремонту отражаются следующим образом:

Пример 2 Бюджетная организация приобрела за счет внебюджетных средств монитор стоимостью 330,00 руб. без НДС. Сумма НДС - 66,00 руб. Монитор предназначен для замены неисправного, входящего в состав действующего компьютера. Работы проводятся за счет внебюджетного источника финансирования.

В учете операции по ремонту отражаются следующим образом:

Таким образом, ремонтные расходы, связанные с заменой старого, вышедшего из строя монитора, не увеличивают стоимость компьютера.

Расходы по приобретению запасных частей для ремонта компьютера, в том числе и расходы по ремонту и обслуживанию оборудования, которые выполняются сторонними организациями, отражаются по элементу 1 10 10 02 «Оплата текущего ремонта оборудования и инвентаря» (подп.44.10.2 п.44 Инструкции о порядке применения бюджетной классификации Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.12.2008 № 208; далее - Инструкция № 208).

Модернизация компьютера

Рассмотрим второй вариант замены монитора на более современную модель монитора с лучшими техническими характеристиками.

Если монитор заменяют на другой, с улучшенными характеристиками, это модернизация, поскольку в самом определении модернизации содержится указание на совокупность работ по усовершенствованию объекта.

В результате модернизации объекта основного средства изменяется его первоначальная стоимость (абзац 2 п.16 Инструкции № 60). Может измениться также срок службы персонального компьютера, что предусматривается в учетной политике организации (часть третья п.24 Инструкции № 37/18/6).

Как правило, в связи с заменой монитора увеличения срока службы компьютера не происходит, поскольку замена монитора не оказывает существенного влияния на работоспособность самого объекта.

Прежде всего замену монитора необходимо начать с процесса разукомплектации компьютера. Однако специальной формы документа по разукомплектации (комплектации) либо модернизации объекта основных средств законодательством не установлено. Поэтому организации для подтверждения факта разукомплектации компьютера, изъятия старого и установки нового монитора необходимо самостоятельно разработать форму первичного учетного документа (например, акт о разукомплектации (комплектации) объекта основных средств, акт о модернизации объекта основных средств и т. д.). Такие формы документов разрабатываются организацией самостоятельно и включаются в учетную политику организации.

Далее новый монитор необходимо ввести в эксплуатацию на основании акта о приеме-передаче основного средства как отдельный объект. Старый и непригодный к эксплуатации монитор будет принят к учету на субсчете 069 «Запасные части».

Пример 3 Бюджетная организация приобрела за счет бюджетных средств новый монитор стоимостью 330,00 руб. без НДС. Сумма НДС - 66,00 руб. Монитор предназначен для замены входящего в состав действующего компьютера. Первоначальная стоимость действующего компьютера - 2 000,00 руб. Стоимость старого монитора при приобретении согласно записям в инвентарной карточке составила 200,00 руб. Сумма начисленной амортизации по компьютеру за весь период его эксплуатации 1 000,00 руб. Компьютер эксплуатировался в течение 2 лет. Старый монитор после замены на новый учитывается по цене возможного использования - 60 руб.

Справочно Если стоимость комплектации не была указана при оприходовании компьютера, ее можно установить комиссией, созданной в самой организации, и отразить в учете согласно акту оценки комиссии. Порядок оценки закрепляется в учетной политике организации.

Промежуточные расчеты:

1. Определяем долю старого монитора в общей стоимости компьютера:

200 руб. / 2 000 руб. × 100 % = 10 %.

2. Определяем сумму амортизации, приходящейся на старый монитор:

1 000,00 руб. × 10 % = 100,00 руб.

3. Остаточная стоимость старого монитора:

200,00 руб. - 100,00 руб. = 100,00 руб.

В учете операции по модернизации, проводимой за счет бюджетных средств, отражаются следующим образом:

Таким образом, первоначальная стоимость компьютера после проведенной модернизации за счет бюджетных средств увеличится и составит 2 196,00 руб. (2 000,00 руб. (первоначальная стоимость компьютера до модернизации) - 200,00 руб. (стоимость изъятого монитора) + 396,00 руб. (стоимость нового монитора)).

Сумма амортизации после модернизации будет равна 900,00 руб. (1 000,00 руб. - 100,00 руб.).

Остаточная стоимость компьютера после модернизации составит 1 296,00 руб. (2 196,00 руб. - 900,00 руб.).

Пример 4 Бюджетная организация приобрела за счет внебюджетных средств новый монитор стоимостью 330,00 руб. без НДС. Сумма НДС - 66,00 руб. Монитор предназначен для замены входящего в состав действующего компьютера. Первоначальная стоимость действующего компьютера - 2 000,00 руб. Стоимость старого монитора при приобретении согласно записям в инвентарной карточке составила 200,00 руб. Сумма начисленной амортизации по компьютеру за весь его период эксплуатации 1 000,00 руб. Компьютер эксплуатировался в течение 2 лет. Старый монитор учитывается по цене возможного использования в сумме 30 руб. Промежуточные расчеты аналогичны приведенным в примере 3.

В учете операции по модернизации, проводимой за счет внебюджетных средств, отражаются следующим образом:

Таким образом, первоначальная стоимость компьютера после проведенной модернизации за счет внебюджетных средств составит 2 130,00 руб. (2 000,00 руб. (первоначальная стоимость компьютера до модернизации) - 200,00 руб. (стоимость изъятого монитора) + 330,00 руб. (стоимость нового монитора)).

Сумма амортизации после модернизации будет равна 900,00 руб. (1 000,00 руб. - 100,00 руб.).

Остаточная стоимость компьютера после модернизации составит: 1 230,00 руб. (2 130,00 руб. - 900,00 руб.).

Расходы по модернизации компьютера, в том числе приобретение запасных частей в целях модернизации объекта и проведение работ по модернизации, отражаются по подстатье 2 40 03 00 «Капитальный ремонт» (подп.48.3 п.48 Инструкции № 208).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 января 2023 г. следует руководствоваться подп.48.3 п.48 Инструкции № 208 с учетом изменений, внесенных постановлением Минфина от 26.12.2022 № 60.

После завершения работ по ремонту или модернизации объекта оформляется акт о приеме-сдаче отремонтированных или реконструируемых, модернизированных объектов. Данные о проведенных работах вносятся в инвентарную карточку объекта.

Справочно Примерную форму акта о приеме-сдаче отремонтированных или реконструируемых, модернизированных объектов см. здесь.

Постановка на учет старого монитора после модернизации в качестве запасных частей осуществляется на основании акта разукомплектации и оценки его стоимости, определяемой комиссией, созданной в организации.

19.05.2020

Людмила Еськова, кандидат экономических наук, доцент Белорусского государственного экономического университета