Материал помещен в архив

ЗАМЕНЯЕМ ПРОПАВШЕГО РАБОТНИКА

Введение

В данном материале рассмотрен алгоритм действий кадровой службы по замене работника, который не вышел на работу и отсутствует несколько дней.

В случае если местонахождение работника не будет установлено в течение разумного срока, следует подыскать ему замену, ведь работу кто-то должен выполнять.

Рассмотрим возможные варианты решения данной проблемы.

Рассмотрим наиболее распространенный вариант замены отсутствующего работника - совмещение, а именно возложение исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Алгоритм оформления замены пропавшего работника посредством совмещения (исполнение обязанностей временно отсутствующего работника)

Шаг 1. Предложение исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Если без пропавшего специалиста не обойтись, руководитель структурного подразделения может предложить одному из работников, имеющих соответствующую квалификацию, замещать отсутствующего работника без освобождения от основных трудовых функций.

При этом работнику, замещающему исчезнувшего работника, как правило, полагается доплата по правилам, установленным ст.67 Трудового кодекса РБ (далее - ТК).

Пример предложения о совмещении

Уважаемый Андрей Георгиевич!

Предлагаю Вам исполнять обязанности слесаря-сантехника 5-го разряда на условиях совмещения без отрыва от выполнения основных трудовых функций на период отсутствия Измайловича П.С. начиная с 10 октября 2012 г. до момента возвращения работника или расторжения с ним трудового договора.

Дополнительная оплата за совмещение (исполнение обязанностей временно отсутствующего работника) составит 70 % от тарифной ставки Измайловича П.С.

Тарифная ставка слесаря-сантехника 5-го разряда участка № 2 согласно штатному расписанию - 3 500 000 руб.

С предложением согласен.
Подпись А.Г.Савицкий
10.09.2012

Шаг 2. Информирование руководителя организации о необходимости установления совмещения (при получении предварительного согласия работника на такое совмещение).

Руководитель структурного подразделения направляет докладную записку руководителю организации, в которой сообщает о необходимости замены работника.

Пример докладной записки о необходимости замены отсутствующего работника

В связи с тем что слесарь-сантехник 5-го разряда участка № 2 не вышел на работу 2 августа 2012 г. и до сих пор его местонахождение неизвестно, прошу возложить обязанности слесаря-сантехника 5-го разряда на слесаря-сантехника 6-го разряда начиная с 10 октября 2012 г. до момента возвращения Измайловича П.С. или расторжения с ним трудового договора.

Прошу установить доплату Савицкому А.Г. в размере 70 % от тарифной ставки отсутствующего работника.

Письменное согласие Савицкого А.Г. получено.

Шаг 3. Проверка наличия необходимых условий для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В частности, проверяется наличие следующих условий:

• факт временного отсутствия работника;

• наличие необходимости в выполнении дополнительной работы (определяется самостоятельно нанимателем);

• физическая возможность исполнения работником помимо своей основной работы и не в ущерб ей обязанностей по дополнительной работе (определяется с учетом загруженности работника по основной работе и физической возможности работника в течение рабочего времени по основной работе качественно выполнять также дополнительную работу в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника);

• наличие у работника необходимого образования и квалификации для выполнения дополнительной работы (проверяется при необходимости с учетом документов об образовании, трудовой книжки и иных документов, подтверждающих наличие требуемых по замещаемой профессии (должности) образования и квалификации);

• отсутствие в законодательстве ограничений по такому замещению.

Отсутствие любого из перечисленных выше условий делает исполнение обязанностей временно отсутствующего работника невозможным.

Шаг 4. Ознакомление работника с поручаемой дополнительной работой.

Данное действие необходимо для реализации работниками своих обязанностей, предусмотренных ст.53 ТК, а также п.2 части первой ст.54 ТК.

На практике работника обычно знакомят под роспись, в частности, с:

1) должностной инструкцией по замещаемой должности или рабочей инструкцией по замещаемой профессии;

2) определенными актами законодательства, если это предусмотрено законодательством.

Шаг 5. Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).

Трудовое законодательство прямо не требует обязательного заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту). Однако, полагаем, что условие о дополнительной работе, как и об основной работе, должно быть закреплено в трудовом договоре (контракте).

К тому же в подп.8.1 п.8 Примерной формы трудового договора, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155, и в п.3 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, предусмотрено, что при совмещении профессий (работ), должностей в трудовом договоре (контракте) прописываются перечень этих работ, их объемы, конкретное содержание, порядок выполнения или перечень должностных обязанностей и другие обязательства. По аналогии можно полагать, что соответствующие сведения могут быть включены в качестве дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту) при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Пример дополнительного соглашения к контракту об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к контракту от 03.08.2010 № 15

Общество с ограниченной ответственностью «Классик» в лице директора Федорова Игоря Георгиевича, действующего на основании Устава (далее - Наниматель), и гражданин Савицкий Андрей Георгиевич (далее - Работник) заключили настоящее дополнительное соглашение к контракту о нижеследующем.

1. Дополнить контракт от 03.08.2010 № 15:

- подпунктом 3.1-1 следующего содержания:

«3.1-1. добросовестно исполнять обязанности слесаря-сантехника 5-го разряда в участке № 2 согласно прилагаемой рабочей инструкции слесарю-сантехнику 5-го разряда на время отсутствия Измайловича П.С. с 10 октября 2012 г. до момента его возвращения или расторжения с ним трудового договора.»;

- подпунктом 8.3 следующего содержания:

«8.3. доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливается в размере 70 % тарифной ставки слесаря-сантехника 5-го разряда, что на момент подписания настоящего соглашения составляет 245 000 руб.».

2. В оставшейся части контракт остается без изменений.

3. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью контракта от 03.08.2010 № 15 и вступает в силу с 10 октября 2012 г.

4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в 2 экземплярах, один хранится у Работника, а другой - у Нанимателя.

Шаг 6. Издание приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому приказ составляется в произвольной форме с соблюдением требований государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Как правило, в приказе указывается поручаемая работа, срок исполнения обязанностей временно отсутствующего работника и размер доплаты.

Пример приказа о возложении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника

Общество с ограниченной
ответственностью «Классик»
(ООО «Классик»)

ПРИКАЗ

01.10.2012 № 61-к

г.Минск

Об исполнении обязанностей временно
отсутствующего работника

В соответствии со ст.67 Трудового кодекса РБ и в связи с длительным отсутствием по невыясненным причинам слесаря-сантехника 5-го разряда Измайловича П.С.

ВОЗЛОЖИТЬ:

на САВИЦКОГО Андрея Георгиевича, слесаря-сантехника 6-го разряда участка № 2, с его согласия исполнение обязанностей слесаря-сантехника 5-го разряда участка № 2 Измайловича П.С. с 10 октября 2012 г. до момента возвращения его или расторжения с ним трудового договора с доплатой в размере 70 % тарифной ставки слесаря-сантехника 5-го разряда.

Основание: 1. Дополнительное соглашение от 10.10.2012 № 1.

           2. Предложение о совмещении и согласие Савицкого А.Г.

Главный бухгалтер
Подпись В.А.Шабусова
01.10.2012

Юрисконсульт
Подпись Е.И.Немерчук
01.10.2012

Шаг 7. Заключение договора о полной материальной ответственности (при необходимости).

При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, занимающего должность (профессию), которая включена в локальный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, заключается договор о полной материальной ответственности.

Примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности утвержден постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 764.

Шаг 8. При необходимости осуществление приема-передачи документов и дел, а также материальных ценностей.

Как правило, передача материальных ценностей происходит при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, занимающего должность (профессию), работа по которой непосредственно связана с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных ему ценностей (ст.405 ТК) и включенной в соответствующий перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника также может производиться передача документов и дел. Например, согласно абзацу 5 п.7 Инструкции по делопроизводству по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения происходит передача документов и дел при освобождении работника от должности (профессии) другому работнику.

02.11.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. в Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения и дополнения.