Материал помещен в архив

ЗАПОЛНЕНИЕ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатура дел включает 5 граф:

1. «Индекс дела».

2. «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)».

3. «Количество дел (томов, частей)».

4. «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню».

5. «Примечание».

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой.

Графа 1 «Индекс дела». Индекс дела - это условное обозначение конкретного дела. Существуют три вида систем индексов: цифровая, буквенная и смешанная. Наиболее удобной является цифровая система индексов, которая чаще всего применяется в современной практике. Использование цифровой индексации дел в номенклатуре дел предусмотрено нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству.

Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Пример

1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0».

Пример

01-01, 01-02; 02-01, 02-02

Структура индекса зависит от степени детализации разделов (подразделов). Например, в номенклатуру дел в качестве самостоятельного раздела включено управление, имеющее индекс 2. Управление состоит из трех отделов. Следовательно, индекс дела первого отдела будет состоять из индекса управления (2), индекса отдела (1) и порядкового номера дела внутри этого структурного подразделения (например, 10).

Пример

2-1-10

Дела, в которые откладываются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года.

Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)». В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

В названии раздела указываются его порядковый номер и наименование.

Пример

1. Канцелярия.

2. Отдел финансирования и бухгалтерского учета.

Название подраздела включает порядковые номера раздела, подраздела и наименование подраздела.

Пример

1. Управление делами.

1-1. Отдел делопроизводства и контроля.

1-2. Отдел по работе с обращениями граждан.

Заголовок дела формулируется в соответствии с установленными правилами.

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)». Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком.

Наличие данной графы в номенклатуре дел определено тем, что в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству объем дела не должен превышать 250 листов (толщина 4 см). При большем объеме дело разбивается на тома, каждый из которых имеет один и тот же заголовок, но с конкретизацией номера тома.

Например, в организации заведено дело под индексом 2-3 «Приказы директора предприятия по основной деятельности». К июлю текущего делопроизводственного года в этом деле уже сформировано 250 листов. В этом случае в июле заводится второй том под тем же индексом 2-3, а на обложках этих томов указываются соответствующие номера, а также даты начала и окончания ведения каждого тома.

Пример

Затем по окончании года в третьей графе номенклатуры дел проставляется количество заведенных томов этого дела (2).

Если в организации было заведено 2 тома дела, а третий том не завершен (переходящее дело), в номенклатуру дел предстоящего года включаются все тома этого переходящего дела под тем же индексом.

Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню». В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.

Перечни типовых документов (типовые перечни) разрабатываются республиканским органом управления в сфере архивов и делопроизводства. В настоящее время действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38, далее - Перечень-2001);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, далее - Перечень-2006).

Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются министерствами, иными республиканскими органами государственного управления, организациями, подчиненными Правительству РБ. В ведомственных перечнях содержится более полный список видов документов, отражающих специфику деятельности организаций соответствующих отраслевых систем. Список действующих ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения приведен в приложении.

Пунктом (статьей) перечня является порядковый номер вида документа (документов), включенного в перечень в соответствии с графой 1. Так, если по Перечню-2001 такой вид документов, как «Приказы по основной деятельности» имеет порядковый номер 16.1, то это и является номером статьи по перечню, на которую делают ссылку в графе 4 номенклатуры дел при определении срока хранения этого вида документов.

Пример

При этом следует учитывать, что в Перечне-2001 порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне-2006 - пунктами.

Перечни не содержат, как правило, конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. В связи с этим при составлении номенклатуры дел организации из перечня берутся соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.

Пример

В Перечне-2001 ст.10 называется «Положения о структурных подразделениях учреждений, организаций, предприятий». В номенклатуре дел этот заголовок будет конкретизирован следующим образом: «Положение о канцелярии предприятия».

Сроки хранения документов указаны в графах 3 и 4 Перечня-2001.

В графе 3 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Их документы постоянного хранения по истечении установленного срока ведомственного хранения поступают в соответствующие государственные архивы. На основании графы 3 определяются сроки хранения документов также и в негосударственных организациях.

В графе 4 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях, предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В этих организациях образуются в основном документы практического значения, поэтому в перечне для них установлены временные сроки хранения.

Виды организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, определяются учреждениями государственной архивной службы республики.

Предусмотренная перечнями отметка «ЭПК» (например: «5 л. ЭПК», ЭПК - экспертно-проверочная комиссия), поставленная к сроку хранения документов, означает, что в отличие от других документов временного хранения отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. В связи с этим такие документы отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности после окончания делопроизводственного года.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (это, например, правила, инструкции, полученные от других организаций). По мере использования или отмены они отбираются к уничтожению.

Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается. Увеличение организациями сроков хранения, установленных перечнями, допускается в тех случаях, если это связано со спецификой их деятельности.

Если для документов в графе 3 перечня установлен срок хранения (3 года, 5 лет, постоянно и др.), а в графе 4 стоит прочерк, это свидетельствует о том, что данная категория документов не образуется в организациях, сроки хранения документов которых определяются по графе 4 перечня.

В конце номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

Сроки хранения документов, не отраженных в типовых и ведомственных перечнях, определяются экспертными комиссиями организаций по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих органов (для иных организаций).

Графа 5 «Примечание». Данная графа содержит отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения и др. В этой же графе могут указываться фамилии лиц, ответственных за формирование того или иного дела.

Кроме того, в графе 5 номенклатуры оговариваются особенности исчисления сроков хранения документов, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение установленного срока и т.п.

Например, в соответствии с Перечнем-2001 «Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты)» хранятся 3 года. При этом в графе перечня «Примечание» имеется уточнение: «При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки».

Следовательно, при включении соответствующего дела в номенклатуру дел в графе 5 номенклатуры дел «Примечание» также должна быть сделана соответствующая отметка.

Пример

Список действующих ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения

1. Перечень документов Министерства статистики и анализа Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения и Инструкция по применению Перечня документов Министерства статистики и анализа Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения (утвержден совместным постановлением Минстата РБ и Белкомархива от 27.01.2005 № 9/1).

2. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органов, подразделений и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден совместным постановлением МЧС РБ и Белкомархива от 31.01.2005 № 4/2).

3. Перечень подлинников материалов и данных или заменяющих их копий, независимо от их ведомственной принадлежности, места создания, техники и способа закрепления информации, постоянного хранения Государственного картографо-геодезического фонда Республики Беларусь (утвержден совместным постановлением Комзема при Совете Министров РБ и Белкомархива от 02.06.2005 № 19/4).

4. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и его подведомственных организаций с указанием сроков хранения (утвержден совместным постановлением Минтранса РБ и Белкомархива от 28.11.2005 № 66/8).

5. Перечень документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 13.02.2006 № 1).

6. Перечень документов Министерства юстиции Республики Беларусь, организаций системы Министерства юстиции Республики Беларусь, судов и адвокатуры с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 13.12.2006 № 79, с изменениями от 20.09.2007 № 64).

7. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, инспекций по налогам и сборам Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением МНС РБ и Минюста РБ от 30.12.2006 № 139/88).

8. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства культуры Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минкультуры РБ и Минюста РБ от 09.01.2007 № 3/1).

9. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минпрома РБ и Минюста РБ от 14.02.2007 № 4/5).

10. Перечень документов, образующихся в деятельности внутренних войск Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден приказом МВД РБ от 31.07.2007 № 185).

11. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства обороны Республики Беларусь, иных органов военного управления, соединений, воинских частей Вооруженных Сил Республики Беларусь и транспортных войск Республики Беларусь, военных учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военных комиссариатов, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минобороны РБ и Минюста РБ от 04.10.2007 № 66/65).

12. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь и организаций системы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минжилкомхоза РБ от 27.12.2007 № 48/91).

13. Перечень документов, образующихся в деятельности Национального банка Республики Беларусь и его организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Нацбанка РБ и Минюста РБ от 04.03.2008 № 38/13).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 4 июня 2008 г. приказ МВД РБ от 31.07.2007 № 185 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности внутренних войск Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании приказа МВД РБ от 23.05.2008 № 149 утратил силу.

С 20 декабря 2008 г. в постановление Минстата РБ и Белкомархива от 27.01.2005 № 9/1 «Об утверждении перечня документов Министерства статистики и анализа Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения и Инструкции по применению перечня документов Министерства статистики и анализа Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Белстата и Минюста РБ от 13.11.2008 № 405/66 внесены изменения.

Со 2 января 2009 г. в постановление Правления Нацбанка РБ и Минюста РБ от 04.03.2008 № 38/13 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Национального банка Республики Беларусь и его организаций, с указанием сроков хранения» на основании постановления Правления Нацбанка РБ и Минюста РБ от 01.12.2008 № 186/73 внесены изменения.

С 12 января 2009 г. постановление МЧС РБ и Госкомархива РБ от 31.01.2005 № 4/2 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органов, подразделений и организаций, с указанием сроков хранения» на основании постановления МЧС РБ и Минюста РБ от 14.11.2008 № 116/68 утратило силу.

В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.), от 01.06.2011 № 121 (с 1 сентября 2011 г.), от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) и от 25.04.2012 № 104 (с 23 мая 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Минюста РБ от 13.12.2006 № 79 «Об установлении перечня документов Министерства юстиции Республики Беларусь, организаций системы Министерства юстиции Республики Беларусь, судов и адвокатуры с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 14.04.2009 № 34 (с 7 мая 2009 г.), от 01.12.2010 № 109 (с 1 января 2011 г.), от 23.12.2010 № 123 (с 1 января 2011 г.), от 06.12.2011 № 275 (с 22 января 2012 г.) и от 06.02.2012 № 40 (с 9 мая 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Минжилкомхоза РБ и Минюста РБ от 27.12.2007 № 48/91 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь и организаций системы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минжилкомхоза РБ и Минюста РБ от 14.07.2009 № 26/53 (с 25 июля 2009 г.) и от 26.11.2009 № 38/73 (с 1 января 2010 г.) внесены дополнения и изменения.

С 11 февраля 2010 г. в постановление Минпрома РБ и Минюста РБ от 14.02.2007 № 4/5 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций, с указанием сроков хранения» на основании постановления Минпрома РБ и Минюста РБ от 28.01.2010 № 1/4 внесены изменения.

С 20 апреля 2011 г. постановление Минобороны РБ и Минюста РБ от 04.10.2007 № 66/65 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства обороны Республики Беларусь, иных органов военного управления, соединений, воинских частей Вооруженных Сил Республики Беларусь и транспортных войск Республики Беларусь, военных учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военных комиссариатов, с указанием сроков их хранения» на основании постановления Минобороны РБ и Минюста РБ от 08.04.2011 № 10/82 утратило силу.

С 1 января 2012 г. постановление МНС РБ и Минюста РБ от 30.12.2006 № 139/88 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, инспекций Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании постановления МНС РБ и Минюста РБ от 30.09.2011 № 46/216 утратило силу.

С 1 июня 2012 г. постановление Белкомархива от 13.02.2006 № 1 «Об установлении перечня документов, образующихся в деятельности органов и учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 18.05.2012 № 128 утратило силу.