Материал помещен в архив

ЗАПОЛНЕНИЕ КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета описанных и неописанных документов постоянного, временного хранения и по личному составу, поступивших в архив или выбывших из архива, а также обнаруженных и ранее неучтенных в архиве дел.

В книге учета поступления и выбытия документов все поступления и выбытия документов фиксируются последовательно. Ежегодно в итоговой записи в книге подводится итог количества и состава поступивших и выбывших документов.

Рассмотрим заполнение граф книги учета поступления и выбытия документов по форме, приведенной в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5.

В строке «Название, № фонда и описи, крайние даты поступивших и выбывших документов» указываются название и номер фонда, номер описи, крайние даты поступивших и выбывших документов.

В графе «Номера по порядку (№ п/п)» отражаются очередные порядковые номера всех поступлений или выбытий документов. Каждое поступление и выбытие обозначается самостоятельным номером.

В графе «Дата поступления или выбытия» проставляется число, месяц, год записи каждого поступления или выбытия документов.

В графе «Наименование организации, структурного подразделения, лица, архива, от которой поступили или в которую выбыли документы; название, номер и дата документа, подтверждающего поступление или выбытие документов» указываются источник поступления или место выбытия документов, а также название, номер и дата документа, на основании которого поступили или выбыли документы.

Основанием каждой записи в книге учета поступления и выбытия документов являются:

- при поступлении документов в архив организации:

опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений;

номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения (в случае поступления в архив дел временного (до 10 лет включительно) хранения);

сдаточная опись документов личного происхождения;

акт приема-передачи дел (при поступлении документов из другой организации (по форме акта приема-передачи дел на государственное хранение));

справка о технических ошибках в учете;

- при выбытии документов из архива организации:

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях дел;

акт приема-передачи дел на государственное хранение (при передаче документов на государственное хранение, в архив другой организации (по форме акта приема-передачи дел на государственное хранение));

справка о технических ошибках в учете.

В графах 4-9 «Поступление описанных документов / Выбытие описанных документов / Количество дел: постоянного хранения, временного хранения, по личному составу» указывается количество поступивших и выбывших описанных дел, т.е. дел, прошедших полную научно-техническую обработку и включенных в описи дел.

В графах 10-11 «Неописанных дел: поступление и выбытие» указывается количество поступивших и выбывших неописанных дел, т.е. дел, включенных в номенклатуры дел и прошедших частичную научно-техническую обработку (непронумерованных, не имеющих внутренних описей и заверительных надписей). Заполнение книги приведено в приложении.

Итого в 2006 г. поступило 65 (шестьдесят пять) дел,
в т.ч.:
постоянного хранения - 15 дел, временного хранения - 30 дел;
по личному составу - 9 дел, неописанных - 11 дел;
выбыло постоянного хранения - ___ дел, временного хранения - 17 дел;
по личному составу - ___ дел, неописанных - ___ дел;

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании приказа Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.