ЗАПОЛНЕНИЕ КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ

Книга учета поступления и выбытия документов относится к основным учетным документам архива и предназначена для учета каждого поступления и выбытия документов в архив, их количества.

В книгу учета поступления и выбытия документов вносятся все первичные и повторные поступления и выбытия описанных и неописанных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве организации дела (п.214 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143; далее - Правила работы архивов).

Справочно Форма книги учета поступления и выбытия документов приведена в приложении 23 к Правилам работы архивов, а форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов - в приложении 22.

Книга содержит 15 граф.

В графе 1 «№ п/п» проставляется порядковый номер каждого поступления и выбытия документов.

Графа 2 «Дата поступления или выбытия документов» содержит день, месяц и год поступления или выбытия документов из архива.

В графе 3 «Наименование организации (структурного подразделения, лица), от которой поступили (в которую выбыли) документы» указывается наименование организации (в случае если в организацию поступают документы подчиненной организации) или структурного подразделения.

В бесструктурной организации указываются работники, ответственные за определенные управленческие функции или направления деятельности организации.

Графа 4 «Название, дата и номер документа, по которому поступили (выбыли) документы» может содержать следующие документы.

1. Опись дел структурного подразделения - наиболее распространенный документ, по которому поступают документы в архив организации. Содержит дату и номер, который состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс».

Пример № 11/213лс

К номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - буквенное обозначение «в».

Пример № 10/2013в

2. Номенклатура дел - учетный документ для дел, на которые не составлены описи дел, и для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Как указано выше, в книгу учета поступления и выбытия документов вносятся все первичные и повторные поступления и выбытия описанных и неописанных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве организации дела. Однако в организации может возникнуть необходимость передать на хранение документы временного (до 10 лет включительно) хранения, поступление которых в архив также необходимо зафиксировать. Это можно сделать на основании одного из двух документов:

1) описи дел в таком же порядке, как дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

2) номенклатуры дел.

Регистрационный номер номенклатуры дел состоит из номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера регистрации внутренних документов.

Пример № 1-26/348

В случае если в архив организации документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются ежегодно:

1) такую особенность необходимо закрепить в локальном нормативном правовом акте, регламентирующем деятельность архива;

2) целесообразно в форму книги учета поступления и выбытия документов внести дополнительные графы после графы 9 и графы 12 - «временного (до 10 лет включительно) хранения». Дополнительные графы позволят учитывать указанную категорию документов по описям (приложения 1 и 2).

3. Акт приема-передачи документов и дел - учетный документ при передаче дел ликвидированной организации в вышестоящую организацию.

Справочно Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение - приложение 31 к Правилам работы архивов.

4. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, - в случае уничтожения документов временного хранения, в т.ч. по личному составу.

Справочно Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, - приложение 14 к Правилам работы архивов.

5. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, - в случае выявления отсутствия дел в архиве организации.

Справочно Форма акта о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, - приложение 58 Правил работы архивов.

Графа 5 «Название и номер фонда, описи» заполняется только при его наличии. Номер фонда может быть присвоен по списку фондов. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов. Каждому архивному фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. Номер, присвоенный фонду по списку фондов, - его учетный номер сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра дел данного фонда.

Номер фонда организации, являющейся источником комплектования государственного архива, также присваивается соответствующим государственным архивом при первом поступлении дел на постоянное хранение в государственный архив. В списке фондов номер, присвоенный фонду государственным архивом, проставляется через дробь: вначале - номер по списку фондов, затем - номер, присвоенный государственным архивом.

Заполнение остальных граф осуществляется на основе сведений, содержащихся в документе, указанном в графе 4. Если документы поступают в архив на основе описи дел, то они являются описанными и сведения о количестве дел заносятся в графы 7, 8 или 9 в зависимости от категории дел. Данные о количестве дел содержатся в конце описи дел, за последней описательной статьей в итоговой записи.

Неописанными считаются документы, на которые не составлены описи. Сведения об их количестве заносятся в графы 13 или 14.

В графе 15 «Примечание» могут проставляться отметки о лицах, ответственных за формирование дел, о датах и индексах протоколов заседаний центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, на которых были согласованы документы, по которым поступили (выбыли) документы, об особенностях физического состояния дел и другие необходимые сведения.

На 1 января каждого года в книге учета поступления и выбытия документов составляется итоговая запись с указанием количества дел, поступивших в архив организации и выбывших из него в течение года.

Таким образом, Правила работы архивов устанавливают форму книги учета поступления и выбытия документов и общие требования к ее заполнению. Однако предлагаемая форма не учитывает возможность поступления в архив документов и дел временного (до 10 лет) хранения. В связи с этим работникам, ответственным за архив, необходимо вести книгу учета поступления и выбытия документов, учитывая практическую потребность организации в хранении документов и количество всех поступающих и выбывающих документов в архиве организации независимо от срока их хранения.

09.06.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела