Заполнение отчета 4-фонд в 2025 году: примеры и разъяснения

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

25.03.2025

Подробно разъяснили, как заполнять форму отчета 4-фонд на 2025 год.

Разделы материала:

Общие сведения об отчете 4-фонд

Форма ведомственной отчетности «Отчет о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (отчет 4-фонд) на 2025 год, а также указания по ее заполнению установлены постановлением Минтруда и соцзащиты от 20.11.2024 № 93.

Отчет 4-фонд представляют работодатели - плательщики обязательных страховых взносов в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь в территориальный орган Фонда по месту постановки на учет при наличии в отчетном периоде:

• работающих граждан и (или) начислений (доначислений) выплат в их пользу;

• начислений (доначислений), перечислений платежей в бюджет фонда;

• произведенных расходов за счет средств бюджета фонда;

• задолженности по платежам в бюджет фонда (ч.1 п.1 Указаний № 93).

Срок представления отчета - ежеквартально, не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Справочно Если последний день срока представления отчета приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день (п.4 Указаний № 93).

Подробнее о сроках представления отчета 4-фонд см. здесь.

Способ представления отчета (ч.2 п.1 Указаний № 93):

Дополнительно по теме • К сведению плательщиков обязательных страховых взносов о предоставлении отчета формы 4-фонд и документов ДПУ через информационный ресурс «Личный кабинет плательщика взносов» со среднесписочной численностью до 5 человек.

Данные в отчете заполняются на основании документов бухгалтерского учета нарастающим итогом в белорусских рублях с двумя десятичными знаками после запятой (п.3 Указаний № 93).

Отчет состоит из разделов:

• I «Сведения о численности застрахованных работников»;

• II «Сведения о выплатах»;

• III «Средства бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»;

• IV «Использование средств бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»;

• V «Справочная информация».

Суммы, начисленные за переходящие трудовые и социальные отпуска, а также начисленные на эти отпускные обязательные страховые взносы в бюджет фонда в отчете 4-фонд отражаются:

1) суммы, начисленные за трудовые и социальные отпуска, - в строке 06 в общей сумме выплат отчетного периода только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном периоде. Суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем отчетном периоде, включаются в строку 06 следующего отчетного периода (ч.2 п.10 Указаний № 93);

2) суммы взносов, исчисленных с начисленных за трудовые и социальные отпуска сумм, - в строке 12 в отчетном месяце только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. Взносы, исчисленные с сумм, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, отражаются в строке 12 следующего месяца (ч.2 п.16 Указаний № 45).

Заполнение титульного листа

На титульном листе отчета указывается следующая информация:

Обратите внимание! Представление уточняющего отчета формы 4-фонд за прошлые отчетные периоды не предусмотрено. Если плательщик исправил ошибку за прошлый отчетный период, корректировка отражается в отчете за текущий квартал. Если ошибка исправлена за прошлый отчетный год, то необходимо изменить данные персонифицированного учета за соответствующий период. Если необходимо исправить ошибку, из-за которой отклонен первый направленный в территориальный орган Фонда отчет 4-фонд за текущий отчетный период (квартал), плательщик может подать скорректированный отчет за этот же отчетный период (квартал). Но сделать это необходимо не позднее установленного срока представления отчета. В этом случае скорректированный отчет будет иметь номер 2. Если скорректированные отчеты за один и тот же период представляются несколько раз, они нумеруются в порядке их представления (п.2 Указаний № 93).

Заполнение раздела I «Сведения о численности застрахованных работников»

Раздел I отчета формы 4-фонд заполняется в соответствии с пп.5-9 Указаний № 93.

В строке 01 раздела I отражается среднесписочная численность застрахованных работников с начала отчетного года.

Категории граждан, на которых распространяется государственное социальное страхование, см. здесь.

В строке 02 указывается среднесписочная численность застрахованных работников с начала отчетного года, которым установлена инвалидность I или II группы.

Среднесписочная численность застрахованных работников рассчитывается в соответствии с методикой расчета этого показателя для статистической отчетности по труду (п.5 Указаний № 93).

Обратите внимание! При определении среднесписочной численности работников пропорционально отработанному времени учитываются лица: • принятые на работу на условиях работы с неполным рабочим временем в соответствии с трудовым договором (контрактом); • переведенные по письменному заявлению работника на условия работы с неполным рабочим временем (неполным рабочим днем или неполной рабочей неделей) (ч.1 подп.10.4 п.10 Указаний по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утв. постановлением Белстата от 20.01.2020 № 1). Как целые единицы в среднесписочной численности работников учитываются лица: • переведенные на работу в режиме неполного рабочего времени по инициативе нанимателя (без письменного заявления работника) (подп.10.5 п.10 Указаний № 1); • которым в соответствии с законодательством устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени (подп.10.6 п.10 Указаний № 1).

В строке 03 отражается средняя численность работников (по юрлицу, включая филиалы и представительства) и определяется (ч.2 п.7 Указаний № 93):

Строку 03 заполняют плательщики из числа коммерческих организаций (их представительства и филиалы, имеющие отдельный баланс), которые имеют право на уплату платежей в бюджет фонда ежеквартально, в отчете за январь - декабрь (ч.1 п.7 Указаний № 93).

Строка 04 отражает численность работающих инвалидов, которая определяется в соответствии с ч.2 подп.1.5 п.1 ст.228 НК (п.8 Указаний № 93).

В строке 05 отражается списочная численность участников студенческих отрядов в среднем за период, работавших по трудовому договору (контракту) и выполнявших постоянную, временную или сезонную работу один день и более (п.9 Указаний № 93).

Заполнение раздела II «Сведения о выплатах»

В строке 06 отражается общая сумма выплат в денежном и (или) натуральном выражении, которая формируется из сумм:

• выплат, начисленных каждому работающему гражданину, на которые начисляются обязательные страховые взносы в бюджет фонда;

• вознаграждений гражданам, выполнявшим работу по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности (ч.1 п.10 Указаний № 93; подп.6.2 п.6 Указаний № 1).

В строке 07 указываются данные о выплатах инвалидам I и II групп (включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам), суммы которых включены в строку 06 (ч.1 п.11 Указаний № 93).

Справочно Работодатели освобождаются от уплаты обязательных страховых взносов на пенсионное страхование (в общем случае это 28 %) в части выплат, начисленных в пользу работающих граждан, являющихся инвалидами I или II группы, с месяца, следующего за месяцем, в котором установлена инвалидность (абз.2 п.1 ст.12 Закона от 15.07.2021 № 118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»). У этих граждан работодатели: • удерживают взносы на пенсионное страхование (1 %); • уплачивают за них страховые взносы на социальное страхование (6 %).

В строке 08 указываются данные о выплатах инвалидам III группы (включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам), суммы которых включены в строку 06 (ч.1 п.12 Указаний № 93).

Обратите внимание! Суммы, начисленные за трудовые и социальные отпуска, отражаются в строках 06, 07, 08 в общей сумме выплат отчетного периода только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном периоде. Суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем отчетном периоде, включаются в строку 06, 07, 08 следующего отчетного периода (ч.2 п.10, ч.2 п.11, ч.2 п.12 Указаний № 93).

Дополнительно по теме • Переходящий отпуск - учет обязательных страховых взносов в бюджет фонда: разбираем ситуацию.

В строке 09 указываются данные о выплатах участникам студенческих отрядов, на которые начисляются взносы в соответствии с законодательством (п.13 Указаний № 93).

Заполнение раздела III «Средства бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»

Раздел III заполняется на основании данных бухгалтерского учета, отраженных на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Задолженность на 1 января 2025 г. отражается:

• в графе 1 по строке 10, если у плательщика есть задолженность перед бюджетом фонда (п.14 Указаний № 93). При заполнении отчета за 2025 год эти данные переносятся из графы 2 строки 10 отчета за январь - декабрь 2024 г.;

• в графе 1 по строке 11, если у ФСЗН есть задолженность перед плательщиком (п.15 Указаний № 93). При заполнении отчета за 2025 год эти данные переносятся из графы 2 строки 11 отчета за январь - декабрь 2024 г.

Указанные показатели сохраняются без изменений во всех отчетах 2025 года.

В строке 12 отражается сумма начисленных обязательных страховых взносов:

• в графе 1 - за период с начала 2025 года;

• в графах с 2 по 4 - за месяцы отчетного квартала (ч.1 п.16 Указаний № 93).

Обратите внимание! Суммы взносов, исчисленных с сумм, начисленных за трудовые и социальные отпуска, включаются в отчетном месяце только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. Взносы, исчисленные с сумм, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, отражаются в строке 12 следующего месяца (ч.2 п.16 Указаний № 93).

В строке 12 показываются суммы, отраженные в бухгалтерском учете плательщика:

Сумма обязательных страховых взносов, подлежащая уплате за работающего гражданина за истекший месяц, должна быть не менее суммы этих взносов, исчисленной из размера минимальной заработной платы, установленной законодательством и проиндексированной в месяце, за который начислены взносы (ч.1 п.1 ст.9 Закона № 118-З).

Плательщики, которые доначисляли обязательные страховые взносы до их минимального размера, указывают доначисленную сумму в строке 13:

• в графе 1 - за период с начала 2025 года;

• в графах с 2 по 4 - за месяцы отчетного квартала (п.17 Указаний № 93).

В строке 17 отражается сумма не принятых к зачету расходов в случае назначения пособия по временной нетрудоспособности за периоды фактической занятости у других нанимателей (за исключением платежей по актам проверок, указанных в строке 15) (п.21 Указаний № 93).

Обратите внимание! С 01.07.2024 не принимаются к зачету в счет обязательных страховых взносов расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности в случаях их назначения по основному месту работы за периоды фактической занятости у других нанимателей (абз.4 ч.1 п.38 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утв. постановлением Совмина от 28.06.2013 № 569).

В строке 19 отражается сумма пени за несвоевременную уплату взносов, начисленной по актам проверок плательщика, в том числе по результатам представления отчета за 2024 год (п.23 Указаний № 93).

В строке 20 отражается сумма средств, подлежащая возмещению в бюджет фонда, на выплату пенсий за работу с особыми условиями труда, назначенных за периоды, в течение которых по вине работодателя не проведена аттестация рабочих мест по условиям труда (п.24 Указаний № 93).

В строке 21 указывается сумма средств, перечисленная Фондом плательщику:

• на выплату пособий в случаях превышения фактических расходов над суммой начисленных взносов, несвоевременной выплаты заработной платы;

• на выплату сумм алиментов, недополученных взыскателем в связи с простоем или иными обстоятельствами, которые впоследствии плательщик возмещает Фонду в порядке, установленном Инструкцией о порядке возмещения выплаченных сумм алиментов, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 26.12.2018 № 85;

• платежи, возвращенные плательщику (например, излишне поступившие суммы взносов) (п.25 Указаний № 93).

В строке 22 отражаются расходы, произведенные плательщиком за счет средств бюджета фонда:

• в графе 1 - за период с начала 2025 года;

• в графах с 2 по 4 - по месяцам отчетного квартала.

Показатель строки 22 детализируется в разделе IV отчета (п.26 Указаний № 93):

В строке 23 отражается перечисленная плательщиком сумма платежей в бюджет фонда:

• в графе 1 - за период с начала 2025 года;

• в графах с 2 по 4 - по месяцам отчетного квартала (п.27 Указаний № 93).

Заполнение раздела IV «Использование средств бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»

В разделе IV отражается сумма расходов, произведенных за счет средств Фонда, нарастающим итогом с начала 2025 года по видам пособий и других платежей (пп.30-37 Указаний № 93).

Показатель строки 27 является суммой значений, отраженных в строках 28, 30, 32, 34, 36, 37, 42, поэтому строка 27 заполняется в последнюю очередь, при этом:

При заполнении раздела IV следует учитывать:

Заполнение раздела V «Справочная информация»

В строках с 43 по 51 детализируется отраженная в разделе IV отчета 4-фонд информация о количестве начисленных пособий.

По строке 43 указывается количество начисленных пособий в связи с рождением первого ребенка с начала 2025 года.

По строкам 44-51 указываются данные о количестве пособий за последний месяц отчетного квартала:

• в отчете за январь - март (I квартал) - данные за март;

• в отчете за январь - июнь (II квартал) - данные за июнь;

• в отчете за январь - сентябрь (III квартал) - данные за сентябрь;

• в отчете за январь - декабрь (IV квартал) - данные за декабрь.

При этом (п.39 Указаний № 93):

В строках 50 и 51 отражается количество пособий на детей старше 3 лет из отдельных категорий семей (п.3 ст.15 Закона от 29.12.2012 № 7-З «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей»).

При этом (п.40 Указаний № 93):

В строке 52 отражаются дни выплаты заработной платы, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре (контракте) (п.41 Указаний № 93).

Обратите внимание! При изменении срока выплаты заработной платы недостаточно указать новый срок в отчете 4-фонд. Плательщик обязан сообщить об этом письменно в органы Фонда по месту постановки на учет в течение 5 рабочих дней со дня принятия такого решения (абз.11 и 15 п.1 ст.21 Закона № 118-З).

В строке 53 отражаются размеры обязательных страховых взносов в процентах, применяемые плательщиком в соответствии с законодательством (п.42 Указаний № 93).

Строку 54 заполняют плательщики из числа работодателей, уплачивающих взносы на пенсионное страхование в размере 24 %.

Код «1» отражают организации, если в месяцах отчетного квартала они являлись:

• плательщиками единого налога для производителей сельскохозяйственной продукции;

• крестьянскими (фермерскими) хозяйствами, осуществляющими деятельность по производству продукции растениеводства (кроме цветов и декоративных растений), животноводства (кроме пушного звероводства), рыбоводства (п.43 Указаний № 93).

В строке 55 отражается общая сумма выплат в денежном и (или) натуральном выражении, начисленная работникам, и вознаграждения по гражданско-правовым договорам (включая в том числе превышение пятикратной величины средней заработной платы работников в республике, а также поименованные в Перечне № 115 выплаты).

Обратите внимание! Суммы, начисленные за трудовые и социальные отпуска, отражаются в строке 55 в общей сумме выплат отчетного периода только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном периоде. Суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем отчетном периоде, включаются в строку 55 следующего отчетного периода (ч.2 п.44 Указаний № 93).

В строках с 56 по 63 отражаются сведения по дополнительному накопительному пенсионному страхованию (пп.45-48 Указаний № 93). Эти строки заполняются на основании информации, которую РУСП «Стравита» представляет в органы Фонда.

Справочно Республиканское унитарное страховое предприятие «Стравита» представляет Фонду в виде электронного документа (ч.1 п.6 Положения о порядке информационного взаимодействия по вопросам добровольного страхования дополнительной накопительной пенсии, утв. постановлением правления ФСЗН от 24.02.2022 № 3): • списки страхователей, заключивших договор добровольного страхования дополнительной накопительной пенсии, ежеквартально не позднее 2-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом; • списки страхователей, за которых уплачены страховые взносы, в течение 1 рабочего дня после уплаты работодателем РУСП «Стравита» страховых взносов в полном объеме и представления надлежаще оформленных списков страхователей, в отношении которых осуществляется уплата страховых взносов РУСП «Стравита»; • списки страхователей, по которым возвращен излишне (ошибочно) уплаченный страховой взнос, в течение 1 рабочего дня после осуществления возврата РУСП «Стравита» работодателю уплаченных страховых взносов. Представленные списки, не содержащие ошибок, - основание для снижения (отмены снижения) работодателям размера обязательных страховых взносов на пенсионное страхование в бюджет фонда (абз.3 ч.2 п.6 Положения № 3).

Информация, поступившая в Фонд от РУСП «Стравита» в месяцах представления отчета после 20-го числа, учитывается работодателем для изменения размера взноса в месяце представления информации (ч.2 п.49 Указаний № 93). Так как после истечения срока подачи отчета 4-фонд заменить его невозможно, корректировки сведений в такой ситуации отражаются в отчете за следующий квартал.

Ответственность за непредставление отчета 4-фонд

Отчет формы 4-фонд представляют плательщики в территориальный орган Фонда в установленные сроки.

За непредставление должностным или иным уполномоченным лицом или ИП в установленные сроки отчета формы 4-фонд либо представление этого отчета, содержащего заведомо недостоверные сведения, налагается штраф до 20 БВ (ст.24.11 КоАП).

Обратите внимание! Не является административным правонарушением непредставление в установленный срок данного отчета, если просрочка представления составила не более 3 рабочих дней (примечание к ст.24.11 КоАП).

Право составлять протоколы за нарушения, связанные с непредставлением в установленные сроки или представлением отчетов в орган ФСЗН, содержащих заведомо недостоверные сведения, предоставлено уполномоченным должностным лицам органов ФСЗН (абз.5 подп.15 п.1 ст.3.30 ПИКоАП). Рассматриваются дела о таких правонарушениях единолично судьей районного (городского) суда (п.1 ст.3.2 ПИКоАП).

Формы документов • Отчет о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь ф.4-фонд.

Дополнительно по теме • Порядок заполнения отчета 4-фонд за I квартал 2025 года. • Порядок заполнения отчета 4-фонд за II квартал 2025 года. • Всё по одной теме. Excel-формы для бухгалтера. • Всё по одной теме. Обязательные страховые взносы в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь. • Особенности заполнения строки «Общая начисленная сумма выплат в денежном и (или) натуральном выражении, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам» раздела V «Справочная информация». • Включается ли в строку 55 отчета 4-фонд пособие по беременности и родам? • Начисленные или выплаченные дивиденды отражаются в строке 55 отчета 4-фонд? • Все работники организации уволены в мае 2022 г., но есть долг по платежам в бюджет фонда за 2022 год. Обязана ли организация подавать отчет 4-фонд за I квартал 2024 г.? • Работник заболел в период простоя: какое количество дней нетрудоспособности показать в отчете 4-фонд. • Организация по решению суда ежемесячно выплачивает бывшему сотруднику доплату в возмещение вреда, причиненного увечьем. Начисляются ли на выплату обязательные страховые взносы в бюджет фонда? Отражаются ли эти суммы в строке 55 отчета 4-фонд? • Работник по основному месту работы обратился за назначением пособия по листку нетрудоспособности 26.07.2024 (в пятницу). Плательщик сформировал запрос и направил его через личный кабинет 30.07.2024 (второй рабочий день, следующий за днем обращения). Фонд социальной защиты населения предоставил информацию 01.08.2024. В каком месяце назначить пособие (в июле или августе) и могут быть уменьшены взносы к перечислению в бюджет фонда?