Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ПИСЬМЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ ДЛЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ В СУДЕ

Для принятия письменного доказательства судом его необходимо представить в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной его копии.

Справочно Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной его копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение лишь часть документа, представляется заверенная выписка из него (часть шестая ст.84 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - ХПК)). Письменные доказательства представляются в подлиннике. При затруднительности представления подлинника держатель может с согласия суда представить надлежащим образом засвидетельствованную копию документа или выписку из него (часть третья ст.196 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - ГПК)).

Процессуальное законодательство не устанавливает правил надлежащего заверения копий доказательств и не содержит норм о способах такого заверения.

В правоприменительной практике надлежащим считается заверение копий документов:

• нотариусом (ст.89 Закона Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности»; далее - Закон № 305-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 января 2021 г. в ст.89 Закона № 305-З внесены изменения Законом Республики Беларусь от 29.06.2020 № 33-З. Изменения не повлияли на суть материала;

• судом, рассматривающим дело;

• истцом (заявителем) либо иным уполномоченным лицом (например, руководителем организации, представителем стороны и т. д.) в соответствии с СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Заверение копий письменных доказательств нотариусом

Нотариусы, уполномоченные должностные лица свидетельствуют верность копий документов и выписок из документов, выданных гражданами и юридическими лицами, при условии, что эти документы не противоречат законодательству, имеют юридическое значение и свидетельствование верности копий и выписок из документов законодательством не запрещено (п.1 ст.89 Закона № 305-З).

Справочно Порядок свидетельствования верности копий документов и выписок из документов приведен в главе 23 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 № 63 (далее - Инструкция № 63).

Нотариальное свидетельствование верности копии документа оригиналу - единственный способ заверения, гарантирующий признание судом копии документа, заверенной надлежащим образом.

Нотариус не подтверждает соответствие изложенных в документе фактов действительности. После нотариального действия он возвращает подлинник документа обратившемуся лицу вместе с нотариально засвидетельствованной копией, экземпляр оригинала либо копии документа не хранится в делах нотариуса.

Заверение документов нотариусом, кроме временных и денежных затрат, имеет несколько существенных ограничений:

• нотариус может засвидетельствовать верность копии документа, только если этот документ имеет юридическое значение при наличии в нем обязательных для данного вида документа реквизитов (п.165 Инструкции № 63).

Если в оригинале документа не окажется какого-либо обязательного реквизита либо у нотариуса возникнут сомнения в юридическом значении документа, он откажет в свидетельствовании верности копии;

• не подлежат свидетельствованию копии документов и выписки из документов, если свидетельствование копии запрещено законодательством Республики Беларусь.

Отдельные случаи запрета на свидетельствование копии документа приведены в п.167 Инструкции № 63. Так, не допускается свидетельствование верности копии с документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния, и архивами органов, регистрирующих акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные (часть четвертая п.167 Инструкции № 63).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. в части первой п.167 Инструкции № 63 слова «Республики Беларусь» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.06.2020 № 85. С 12 ноября 2023 г. в ч.4 п.167 Инструкции № 63 слова «управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома» заменены словами «главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов (далее - управления юстиции)» постановлением Минюста от 30.10.2023 № 69.

Заверение копий письменных доказательств судом

Копия документа может быть заверена судьей, в чьем производстве находится дело (либо одним из судей, рассматривающих дело коллегиально) (ст.196, 200, 241 ГПК, ст.84, 85, 108 ХПК). Например, если подлинные документы, имеющиеся в деле, по просьбе лиц, представивших эти документы, возвращаются им, то в деле оставляется засвидетельствованные судьей копии документов (ст.200 ГПК, ст.85 ХПК).

Если участник дела располагает оригиналом документа, он может представить его суду для обозрения вместе с копией документа. Суд сличает копию документа с текстом его оригинала. При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания и не проверяет содержание документа.

Заверение судом копии документа после обозрения его оригинала осуществляется путем проставления на копии отметки о ее заверении судом. Обычно обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания, что исключает риск признания копии документа ненадлежащим доказательством.

Таким образом, участникам дела для минимизации риска признания копии документа ненадлежащим доказательством следует самостоятельно представлять на обозрение суда подлинник документа, чтобы суд мог заверить его копию.

Заверение копий письменных доказательств в соответствии с СТБ 6.38-2016

При заверении копий документов участником дела, который представляет соответствующие доказательства (иным уполномоченным лицом), необходимо руководствоваться СТБ 6.38-2016 и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4).

Справочно Отдельное полномочие на заверение копий документов в доверенность включать необязательно, поскольку ст.79 ГПК и ст.79 ХПК не относят указанное полномочие к специальным.

Отметка о заверении копии документа должна содержать: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения. При пересылке копий документов в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации (если организация имеет печать) (п.64 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.64 Инструкции № 4 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Для принятия судом копии документа как доказательства по делу рекомендуется проставлять на копии все вышеуказанные составляющие реквизита «Отметка о заверении копии».

Лицо, заверившее копию документа, должно обладать правом на доступ к подлиннику документа.

Процессуальные аспекты представления копий письменных доказательств

Если участник дела представит в суд только копию документа, не заверенную надлежащим образом, суд признает такой документ ненадлежащим доказательством.

Суд при рассмотрении экономического спора в отсутствие оригинала документа должен принимать решение на основании лишь надлежащим образом заверенной копии документа (часть четвертая ст.84 ХПК). При этом в материалах дела должны отсутствовать иные доказательства, опровергающие действительность копии документа (например, копия того же документа с нетождественным содержанием).

Пример 1 Судом апелляционной инстанции на основании части четвертой ст.84 ХПК правомерно не была принята в качестве надлежащего доказательства направления копии апелляционной жалобы райисполкому представленная заявителем ксерокопия уведомления о получении почтовой корреспонденции, не содержащая отметки получателя и не заверенная в установленном порядке (постановление Кассационной коллегии Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 07.10.2008 по делу № 2-1/2008/1083К).

Приложение к апелляционной жалобе заверенной заявителем апелляционной жалобы копии почтовой квитанции или копии реестра отправки почтовой корреспонденции не противоречит ст.270 ХПК, поэтому не может являться основанием для возвращения апелляционной жалобы. При наличии сомнений в достоверности представленных копий таких документов суд апелляционной инстанции вправе истребовать их подлинники, указав об этом в определении о принятии апелляционной жалобы к производству (часть вторая п.14 постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 29.06.2011 № 11 «О некоторых вопросах рассмотрения дел в хозяйственном суде апелляционной инстанции»).

Суд, рассматривающий дело по правилам ГПК, должен принимать решение только на основании надлежащим образом заверенной копии документа, при наличии следующих обстоятельств (часть третья ст.196, ст.241 ГПК):

• участник дела обосновал затруднительность представления подлинника документа;

• суд согласился принять в качестве доказательства надлежащим образом засвидетельствованную копию документа или выписку из него;

• в материалах дела должны отсутствовать иные доказательства, опровергающие действительность копии документа (например, копия того же документа с нетождественным содержанием).

Сторона, оспаривающая даже надлежащим образом заверенную копию документа, вправе заявить о подложности доказательства (ст.199 ГПК, ст.105 ХПК).

Для доказывания конкретного юридического факта требуется представление подлинника документов, если обстоятельства дела в соответствии с законодательством подлежат подтверждению только такими документами, а также в иных случаях по требованию суда (часть третья ст.196 ГПК, часть шестая ст.84 ХПК). В таком случае даже представления надлежащим образом заверенной копии документа недостаточно для установления судом юридических фактов и обстоятельств дела.

Приведем примеры из судебной практики.

Пример 2 Суд первой инстанции указал, что ответчиком не представлен оригинал протокола общего собрания общества от 09.09.2014, иными доказательствами, представленными в материалы дела, не подтверждается факт принятия решений, указанных в копии протокола общего собрания участников общества, представленного ответчиком в материалы дела (показания свидетелей Р. и П. противоречивы). Таким образом, копия представленного ответчиком протокола собрания общества от 09.09.2014 не признается допустимым и надлежащим доказательством, подтверждающим факт принятия общим собранием участников общества от 09.09.2014 оспариваемых решений (решение экономического суда Минской области от 23.12.2015 по делу № 250-14/15, 218-3/2015).

Пример 3 Неоднократные требования Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь о предоставлении подлинных документов (договор займа и уступки требования) в нарушение ст.84 ХПК исполнены не были, что не дало возможности суду объективно оценить нотариально удостоверенные копии, так как бывший генеральный директор акционерного общества Иванов И.И. категорически отрицал подписание договора займа. Отсутствие подлинника договора не дало возможности Высшему Хозяйственному Суду Республики Беларусь назначить проведение почерковедческой экспертизы на подлинность подписи Иванова И.И. на экземпляре договора займа, а это имело бы первостепенное значение для правильного решения данного дела. Кассационная коллегия отметила, что доказательства, представленные истцом по делу, обоснованно признаны Высшим Хозяйственным Судом Республики Беларусь недостаточными для признания договора займа от 04.09.2001 заключенным (постановление Кассационной коллегии Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 08.01.2007 по делу № 69-5/05/1384).

Таким образом, копия письменного доказательства может быть принята судом в качестве надлежащего доказательства только при условии соответствующего заверения копии. При этом самым доступным допустимым способом заверения будет свидетельствование копии в соответствии с СТБ 6.38-2016.

19.04.2018

Олег Бандык, юрист