Материал помещен в архив

ЗАЯВЛЕНИЕ И ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА: ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Введение

Согласно ст.43 Конституции Республики Беларусь любой работник имеет право на отдых, в т.ч. ежегодный оплачиваемый отпуск. Данная важная правовая норма более подробно детализирована в Трудовом кодексе РБ (далее - ТК), в котором целая глава посвящена порядку предоставления работникам трудовых и социальных отпусков.

Согласно ст.150 ТК под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы (в случаях, предусмотренных ТК).

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков (ст.168 ТК). Наличие утвержденного графика трудовых отпусков является достаточным основанием для издания приказа о предоставлении отпуска и в таком случае работникам нет необходимости писать заявления о предоставлении отпуска. Проставление работниками отметки об ознакомлении на графике трудовых отпусков, а также приказе о предоставлении отпуска является одним из вариантов письменного выражения согласия работника с условиями и сроками предоставления отпуска. Вместе с тем в практике деятельности любой организации может сложиться ситуация, в которой работнику нужно будет составить заявление: при переносе трудового отпуска, замене его денежной компенсацией, разделении на части и др. Так, согласно ст.171 ТК работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска. Помимо этого, составление заявления также необходимо при предоставлении социальных отпусков (например, по семейно-бытовым и иным уважительным причинам), так как сроки предоставления таких отпусков в графике трудовых отпусков не определяются.

Нормативное регулирование

Заявление относится к группе организационно-распорядительных документов, соответственно, при его оформлении следует руководствоваться требованиями следующих основных нормативных и методических документов:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденных приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41.

Помимо этого, в Альбоме унифицированных форм организационно-распорядительной документации, входящем в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, содержится унифицированная форма заявления о предоставлении отпуска. Данная форма разработана с учетом требований законодательства к порядку документального оформления соответствующих трудовых отношений.

Заявления о предоставлении отпуска оформляются на чистом листе бумаги формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). Использование формата А5 рекомендуется в целях экономии бумаги.

Правила оформления заявления о предоставлении отпуска

Оформлять заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера. Независимо от способа оформления работник должен собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату.

Согласно ТК отпуск работнику предоставляется уполномоченным должностным лицом (как правило, руководителем организации или его заместителем), поэтому заявление адресуется на имя этого лица. Адресат, располагаемый в правом верхнем углу, содержит указание на должность руководителя, его фамилию и инициалы в дательном падеже.

Текст заявления включает указание на вид отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск, его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в его тексте указывается причина (основание).

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Пример оформления заявления о предоставлении трудового отпуска

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами организации (т.е. проходит внутреннее согласование). Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего заявление, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. При этом слова «Виза» или «СОГЛАСОВАНО» не пишутся.

Пример Начальник отдела кадров Подпись Н.Н.Новик 18.05.2012

Визы располагаются ниже подписи заявителя слева. При отсутствии свободного места на лицевой стороне визы могут оформляться на обороте заявления.

Подписанное и завизированное заявление передается руководителю или иному уполномоченному должностному лицу для наложения резолюции.

В резолюции отражается решение руководителя о предоставлении отпуска, а также, при необходимости, детализируются условия его предоставления. Например, в резолюции руководителя может корректироваться продолжительность отпуска, указанная в заявлении работником. Так, согласно ст.212 ТК работникам, допущенным к вступительным испытаниям при приеме в учреждения, обеспечивающие получение среднего специального образования, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не менее 7 календарных дней, а в учреждения, обеспечивающие получение высшего образования, - не менее 12 календарных дней, не считая времени на проезд к месту нахождения учреждения образования и обратно.

Если, например, для сдачи вступительных экзаменов в своем заявлении работник просит предоставить ему отпуск на 30 календарных дней, наниматель вправе предоставить ему отпуск меньшей продолжительности, конкретизировав эту продолжительность в своей резолюции.

Пример   Новик Н.Н. Подготовить приказ о предоставлении отпуска с 25.05.2012 на 18 календарных дней Подпись А.И.Петров 18.05.2012

Резолюция должна быть конкретной и понятной исполнителю и не должна повторять содержание документа. Не допускается использование «кратких» резолюций типа «Разрешаю», «Согласен» и т.п.

Резолюция располагается между адресатом и текстом заявления, а при отсутствии достаточного места - на любом свободном месте лицевой стороны первого листа документа. Оформление резолюции на оборотной стороне, на полях заявления или поверх его текста не допускается.

После проставления резолюции заявление направляется исполнителю для подготовки приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.

Правила оформления приказа о предоставлении отпуска

Необходимость составления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска обусловлена требованиями ст.152 ТК. Приказ о предоставлении отпуска подписывается руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом.

При подготовке приказа о предоставлении отпуска следует помнить, что в соответствии со ст.169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Соответственно, приказ должен быть издан и работник с ним ознакомлен не позднее этого срока.

Приказ о предоставлении отпуска относится к группе приказов по личному составу. При подготовке такого приказа может применяться общий бланк или специальный бланк (бланк приказа). В соответствии с п.23 Инструкции по делопроизводству изготавливать специальный бланк приказа целесообразно в том случае, если приказов в организации издается более 200 в год.

К приказу составляется заголовок, кратко отражающий содержание документа. Если приказ касается 1 работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы.

Пример О предоставлении трудового отпуска Лаевскому Д.В.

Если приказ касается 2 и более работников, то их фамилии в заголовке не перечисляются.

Пример О предоставлении трудовых отпусков

В случае издания сложного по содержанию приказа по личному составу, в котором фиксируется сразу несколько распорядительных действий (например, предоставление трудового отпуска одному работнику и командирование другого), заголовок к приказу оформляется обобщенно.

Пример По личному составу

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Приказ о предоставлении отпуска начинается с распорядительного слова «ПРЕДОСТАВИТЬ», которое пишется прописными буквами без кавычек, без разрядки, с новой строки от границы левого поля.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество и остальной текст приказа.

Одним приказом допускается оформлять отпуск 1, 2 и более работников. Такой приказ называется сложным. В этом случае текст приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит график отпусков и (или) заявление о предоставлении отпуска. Основание издания приказа указывается после его текста.

Каждый пункт приказа может иметь 1 или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа оформляются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста (например, при оформлении приказа о предоставлении отпусков сразу нескольким работникам в соответствии с графиком трудовых отпусков).

Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзаца). Само слово «Основание» остается открытым, т.е. при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

Пример Основание: 1. График трудовых отпусков.                      2. Заявление Лаевского Д.В.

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Согласно п.100 Инструкции по делопроизводству в обязательном порядке все приказы, в т.ч. о предоставлении отпусков, должны быть согласованы с юридической службой (юристом) организации. Иные должностные лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании локальных нормативных правовых актов организации (устава организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкции по делопроизводству организации, приказа о распределении обязанностей и т.п.) исходя из их компетенции и содержания приказа. Обязанность визирования конкретными должностными лицами проектов приказов о предоставлении отпусков также может быть закреплена в табеле унифицированных форм документов организации.

Виза на приказах оформляется по тем же правилам, что и на заявлениях (см. выше).

Важнейшим реквизитом, придающим приказу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзацного отступа). При этом к наименованию должности обычно добавляется видовое наименование организации. Например, директор завода, ректор университета и т.п.

Обратите внимание! Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов. Как правило, для придания приказу юридической силы достаточно подписи. Проставления печати как дополнительного удостоверяющего реквизита на приказе не требуется.

После подписания приказ передается на регистрацию. Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам. В свою очередь, приказы по личному составу, имеющие 75-летний срок хранения, регистрируются отдельно от приказов по личному составу, срок хранения которых 3 года.

Приказы о предоставлении отпусков имеют срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст.16.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 августа 2012 г. следует руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

С учетом этого приказы о предоставлении отпусков регистрируются в одном журнале вместе с другими приказами по личному составу, для которых установлен аналогичный срок хранения.

К их числу относятся приказы о наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев, когда в качестве меры дисциплинарного взыскания применяется увольнение работника, так как такой приказ классифицируется как приказ об увольнении и подлежит хранению 75 лет), назначении дежурных, иные приказы по личному составу, которые не используются в последующем при выдаче справок о трудовом стаже, стаже работы по специальности, размере заработной платы и иных справок социально-правового характера.

В пределах делопроизводственного года, который в большинстве организаций совпадает с календарным, при регистрации приказам присваивается порядковый номер (каждый год начиная с единицы). Чтобы приказы, относящиеся к разным группам, не получили одинаковые регистрационные номера, к ним через дефис добавляются дополнительные условные обозначения (литеры), например, 1-л, 1-к, 2-л, 2-к и др.

Согласно подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству к регистрационным номерам приказов о предоставлении отпуска добавляется литера «л».

Если в организации в течение года издается большое количество приказов о предоставлении отпусков, допускается регистрация приказов этого вида в отдельной регистрационной форме (журнале) с добавлением к порядковым регистрационным номерам иного условного обозначения, например литеры «о»: 1-о, 2-о, 3-о и т.п.

Для некоторых приказов о предоставлении отпуска по усмотрению организации может устанавливаться более длительный срок хранения, нежели 3 года после проведения налоговой проверки. Например, если такой приказ может быть в дальнейшем использован при определении трудового стажа работника, размера его заработной платы и т.п., то хранить его следует 75 лет.

В таком случае приказ о предоставлении отпуска регистрируется в журнале (картотеке) регистрации приказов по личному составу 75-летнего срока хранения и к его порядковому номеру добавляется литера «к».

После подписания и регистрации приказа с ним необходимо ознакомить работников, которых он непосредственно касается.

Факт ознакомления работника с приказом фиксируется в визе ознакомления, которая состоит из слов «С приказом ознакомлен(а, ы)», личной подписи работника и даты ознакомления.

Пример С приказом ознакомлены: Подпись Д.В.Лаевский     19.08.2012   Подпись Н.С.Скворцова     19.08.2012

При подготовке приказов допускается заранее печатать слова «С приказом ознакомлен(а, ы)» и расшифровки подписей, после чего работникам останется лишь проставить свои подпись и дату.

Отметка об ознакомлении проставляется ниже подписи руководителя или иного должностного лица, подписавшего приказ, либо на оборотной стороне последнего листа приказа.

Пример приказа о предоставлении отпуска

22.06.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции «Бизнес-Инфо» В Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании законов РБ от 08.01.2014 № 131-З (с 25 июля 2014 г.) и от 08.01.2015 № 238-З (с 12 июля 2015 г.) внесены изменения и дополнения.