Материал помещен в архив

ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ: ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Нормативное регулирование

В большинстве организаций при приеме на работу нового работника документальное оформление трудовых отношений начинается с составления им заявления о приеме на работу. Трудовой кодекс РБ не предусматривает обязательного составления такого вида документа. Вместе с тем именно заявление часто служит основанием для заключения трудового договора (контракта) и последующего издания приказа (распоряжения, решения) о приеме на работу.

Заявление относится к группе организационно-распорядительных документов, соответственно, при его оформлении следует руководствоваться требованиями следующих основных нормативных и методических документов:

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41.

Помимо этого в альбоме форм Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, содержится унифицированная форма заявления о приеме на работу. Данная форма разработана с учетом требований законодательства к порядку документального оформления соответствующих трудовых отношений.

Порядок оформления

Заявления о приеме на работу оформляются на чистом листе бумаги формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм).

Использование формата А5 рекомендуется в целях экономии бумаги.

Если в организации прием на работу новых сотрудников осуществляется часто, можно разработать трафаретные заявления, содержащие постоянную информацию и места («пробелы») для переменной, например, для фамилий, дат и т.д.

В работе делопроизводственных и кадровых служб иногда возникает вопрос: каким образом работник должен оформлять заявление - при помощи компьютера или от руки? Действующие нормы по делопроизводству допускают и тот, и другой вариант (п.9 Инструкции по делопроизводству). Вместе с тем необходимо помнить, что согласно п.19 Инструкции по делопроизводству при рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств. Следовательно, даже если работник напишет заявление от руки, необходимо проследить, чтобы размеры полей и месторасположение всех используемых реквизитов соответствовали требованиям Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004. Так, например, необходимо, чтобы наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата его составления были проставлены в левом верхнем углу, а не посередине листа ниже адресата, как это часто бывает. Помимо этого важно, чтобы независимо от способа оформления работник собственноручно проставил в заявлении свою подпись и дату его составления.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. п.9 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложен в новой редакции.

Особенности оформления

Особенностью заявления о приеме на работу является то, что кроме фамилии, имени и отчества заявителя в нем также указывается адрес его места жительства.

Целесообразно попросить заявителя дополнить эти данные номером контактного телефона, по которому, при необходимости, с ним можно будет оперативно связаться до его приема на работу.

Согласно УСОРД минимальный необходимый набор сведений, включаемых в текст заявления о приеме на работу, состоит из наименования должности (профессии), на которую претендует работник, с указанием соответствующего квалификационного разряда (класса, категории), наименования структурного подразделения, в которое планируется трудоустроить работника, а также желаемая дата его трудоустройства.

Резолюция

Оформленное и подписанное гражданином заявление должно быть передано руководителю организации для наложения резолюции.

В соответствии с п.53 Инструкции по делопроизводству резолюция - это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы:

• фамилия исполнителя (исполнителей);

• задание (поручение);

• сроки исполнения задания (при необходимости);

• подпись должностного лица, наложившего резолюцию;

• дата наложения резолюции.

Согласно требованиям Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции и невозможности ее размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа. Не допускается размещать резолюцию на полях заявления и поверх его текста и других реквизитов.

Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно. Не допускаются так называемые предварительные резолюции типа: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.д.

Если в тексте заявления не уточнены условия приема на работу, они должны быть детализированы в резолюции, например:

Гришенковой И.И.

Подготовить приказ о приеме

на работу по контракту на три года

Подпись

22.05.2012

В приведенном примере резолюции не указана дата приема на работу. Это означает, что руководитель организации согласен с датой приема на работу, указанной в тексте заявления. В противном случае либо в случае, если в тексте заявления дата отсутствует, в резолюции руководителю следует указать конкретную дату приема на работу.

Визирование и регистрация

Заявление о приеме на работу необходимо завизировать у всех заинтересованных должностных лиц организации, в т.ч. у руководителя структурного подразделения, в которое принимается работник. Обязанность визирования заявлений о приеме на работу законодательно не установлена, поэтому такая обязанность, как правило, закрепляется в локальных нормативных правовых актах организации (приказе о распределении обязанностей, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и т.д.).

По общему правилу визы на заявлении о приеме на работу располагаются ниже подписи гражданина. При большом количестве виз их можно проставлять на обороте заявления.

В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. Слова «Виза» или «СОГЛАСОВАНО» при этом не пишутся, например:

Начальник отдела кадров
Подпись И.И.Гришенкова
22.05.2012

Подписанное и согласованное с заинтересованными лицами заявление подлежит регистрации. Регистрация заявлений может осуществляться либо в специальном журнале регистрации заявлений (при наличии) либо в общем журнале регистрации внутренних документов.

Пример заявления о приеме на работу

Прошу принять меня на должность специалиста отдела внедрения автоматизированных систем с 11.06.2012.

Начальник отдела кадров
Подпись И.И.Гришенкова
22.05.2012

Начальник отдела внедрения АС
Подпись Р.Г.Линукс
22.05.2012

19.06.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела