Материал помещен в архив

УЧЕТ СПИСАНИЯ ИСПОРЧЕННОГО БЛАНКА ПРИХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА В БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Ситуация Ответственным исполнителем (бухгалтером бюджетной организации) испорчен (неверно указана дата) приходный кассовый ордер. 1. Возможно ли в данный приходный кассовый ордер внести исправления? 2. Должен ли бухгалтер возместить организации стоимость испорченного бланка? 3. Как отразить в бухгалтерском учете операцию по списанию испорченного приходного кассового ордера? 4. Какие первичные учетные документы оформляются?

1. В первичных учетных документах, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, исправления не допускаются (часть первая п.8 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Таким образом, исходя из норм действующего в 2016 г. законодательства в приходный кассовый ордер, испорченный бухгалтером, внести исправления невозможно.

2, 3. Приходный кассовый ордер является бланком строгой отчетности (далее - БСО) (подп.2.2 п.2 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38 «Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций», часть первая п.2 Инструкции о порядке изготовления бланков строгой отчетности и специальных материалов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.03.2002 № 30).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. действует Положение о порядке размещения заказов на изготовление бланков и документов, их изготовления, учета, хранения, перевозки и уничтожения, утв. постановлением Минфина от 10.08.2022 № 35.

Учет БСО в бюджетных организациях ведется в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196).

Для учета БСО в бюджетных организациях предназначен субсчет 210 «Расходы к распределению», а также забалансовый счет 04 «Бланки строгой отчетности» (абзац 3 п.19, абзац 3 части первой п.20 Инструкции № 196).

Поступившие БСО оцениваются в бухгалтерском учете по фактически произведенным затратам на их приобретение (включая учет по забалансовому счету 04, который ведется в разрезе материально ответственных лиц) (абзац 3 п.21 Инструкции № 196).

Согласно Инструкции № 196 БСО подлежат списанию в следующих случаях:

• при выдаче БСО в подотчет ответственным исполнителям (материально ответственным лицам, которые занимаются заполнением, оформлением БСО). В этом случае стоимость БСО списывается на затраты (расходы), производимые за счет бюджетных средств или за счет средств, получаемых от осуществления приносящей доходы (предпринимательской) деятельности: Д-т субсчетов 200, 202, 211, 215, 080 - К-т субсчета 210 (абзац 3 п.23 Инструкции № 196). После этой записи в активе бухгалтерского баланса БСО не будут числиться, но надо продолжать их учитывать по забалансовому счету 04 до момента списания конкретных серий и номеров бланков.

Аналогичная бухгалтерская запись должна быть составлена при выдаче бланка приходного кассового ордера бухгалтеру;

• если БСО испорчены и (или) аннулированы в результате (абзац 1 п.24 Инструкции № 196):

1) сбоя в работе программных продуктов и оргтехники;

2) отказа клиентов от покупки товара;

3) неправильно представленных данных для заполнения бланка;

4) различных чрезвычайных обстоятельств (пожара, наводнения, аварии коммунальных сетей и др.), произошедших при хранении бланков до передачи их ответственным исполнителям.

В указанных случаях стоимость испорченных и (или) аннулированных БСО списывается за счет организации: Д-т субсчетов 200, 202, 211, 215, 080 - К-т субсчета 210. Одновременно списываются бланки конкретных серий и номеров по кредиту забалансового счета 04 (абзац 3 п.24 Инструкции № 196).

По мнению автора, эта бухгалтерская запись касается списания испорченных и (или) аннулированных бланков только по 4-й причине (по обстоятельствам, происшедшим при хранении бланков до передачи их ответственным исполнителям).

Порча бланков по причинам 1-3 может произойти только у ответственного исполнителя. В этом случае списание испорченных бланков надо отражать только по забалансовому счету 04. На затраты (расходы), производимые за счет бюджетных средств или за счет средств, получаемых от осуществления приносящей доходы (предпринимательской) деятельности, стоимость этих бланков была отнесена при выдаче их ответственным исполнителям.

Обратим внимание, что в п.24 Инструкции № 196 причина, по которой бланк приходного кассового ордера подлежит списанию в рассматриваемой ситуации, не значится;

• если выявлена недостача БСО при наличии виновных лиц, не обеспечивших их сохранность в местах хранения, и БСО испорчены и (или) аннулированы.

В этом случае стоимость недостающих, испорченных и (или) аннулированных БСО относится на виновных лиц: Д-т субсчета 170 - К-т субсчетов 200, 202, 210, 211, 215, 080. Одновременно списываются бланки конкретных серий и номеров по кредиту забалансового счета 04 (абзац 3 п.25 Инструкции № 196).

На основании этой бухгалтерской записи, если виновником недостачи, порчи и (или) аннулирования БСО являются ответственные исполнители, необходимо откорректировать (уменьшить) соответствующие расходы (затраты), куда была списана стоимость бланков при выдаче их ответственным исполнителям в соответствии с п.23 Инструкции № 196.

По мнению автора, так же следует поступать при списании бланка приходного кассового ордера, испорченного бухгалтером.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством бланк приходного кассового ордера подлежит списанию, а виновник порчи бланка должен возместить его стоимость.

Кроме того, виновник порчи бланка должен возместить сумму НДС, исчисленную при наличии виновных лиц от стоимости испорченных и (или) аннулированных БСО. В этом случае на сумму НДС составляется запись: Д-т субсчета 170 - К-т субсчета 173 (абзац 3 п.26 Инструкции № 196).

Полагаем, что такая запись может быть составлена только в организациях, осуществляющих приносящую доходы (предпринимательскую) деятельность, и при условии приобретения бланков, стоимость которых отнесена на виновных лиц, за счет доходов от осуществления предпринимательской деятельности.

4. Инструкцией № 196 утверждены формы первичных учетных документов, которыми оформляются операции по движению БСО. Если БСО (в данном случае - приходный кассовый ордер) испорчен, он регистрируется в реестре бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению (приложение 6 к Инструкции № 196).

Вместе с реестром испорченный бланк приходного кассового ордера должен храниться в организации в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п.15 Инструкции № 196).

По истечении названного срока бланк приходного кассового ордера (в числе прочих бланков) готовится к уничтожению.

Для этой цели приказом руководителя назначается комиссия в составе должностных лиц организации, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (приложение 7 к Инструкции № 196) с указанием серий и номеров бланков, подлежащих уничтожению, который в трехдневный срок передается на утверждение руководителю организации. После его утверждения (в течение 5 дней после получения акта руководителем) производится фактическое уничтожение бланков, о чем составляется акт (по форме, утвержденной руководителем организации), который также утверждается руководителем организации (в трехдневный срок) (пп.16-18 Инструкции № 196).

06.09.2016

Анна Чернюк, доцент