Материал помещен в архив

ПРИОБРЕТЕНИЕ ТОВАРОВ (РАБОТ, УСЛУГ) ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ: ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

Ситуация Работник организации за счет личных денежных средств приобрел товар для хозяйственных нужд и услуги по ремонту оргтехники и оплатил их. Каким документом подтверждается приобретение за наличный расчет товаров и услуг для отражения в бухгалтерском учете?

Расходование денежных средств в интересах организации

Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь утверждена постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472.

Порядок выдачи денежных средств под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении лиц авансом на предстоящие расходы (часть вторая п.34 Инструкции № 107).

Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, производится как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных дебетовых карточек (часть первая п.34 Инструкции № 107).

В бухгалтерском учете организации выдача денежных средств под отчет отражается:

Допустимо использовать личные денежные средства физических лиц для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, с которыми указанные физические лица состоят в трудовых отношениях, в пределах размеров, установленных главой 4 Инструкции № 107 (часть первая п.38 Инструкции № 107).

Иными словами, расходовать денежные средства на цели, определенные руководителем юридического лица, работник организации может за счет денежных средств, полученных под отчет, а также за счет личных денежных средств.

Но в любом случае работник организации не позднее 3 рабочих дней обязан представить в бухгалтерскую службу отчет об использованных денежных средствах для возмещения израсходованных средств(часть первая п.35 Инструкции № 107).

Отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет)

Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу лично на бумажном носителе, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) или посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе (часть третья п.35 Инструкции № 107).

Отчет является первичным учетным документом. Его форма разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам (часть вторая п.4 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее - Закон № 57-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ст.10 Закона № 57-З в ред. Закона от 11.10.2022 № 210-З. Комментарии см. здесь.

Обратите внимание! Разработанная или используемая форма первичного учетного документа подлежит включению в учетную политику организации (абзац 4 п.4 ст.9 Закона № 57-З).

Справочно Авансовый отчет ф.286 см. здесь.

В бухгалтерском учете организации расходы работника, произведенные в ее интересах за наличный расчет, отражаются записями:

Документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (работ, услуг)

Документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (работ, услуг), в частности, являются:

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира, при осуществлении оплаты товара (работ, услуг) наличными деньгами. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются кассовый чек и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов (абзац 2 п.37 Инструкции № 107);

• квитанция о приеме наличных денежных средств согласно приложению к постановлению Министерства торговли Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» в установленных законодательством случаях оплаты товара (работ, услуг) без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов (абзац 3 п.37 Инструкции № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 апреля 2021 г. следует руководствоваться формой квитанции о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов согласно приложению, утвержденному постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 07.04.2021 № 25;

• другие документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) в соответствии с законодательством (абзац 10 п.37 Инструкции № 107).

К иным документам, подтверждающим факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), за исключением документов, указанных в абзаце 4 ст.1 Закона Республики Беларусь от 09.01.2002 № 90-З «О защите прав потребителей» (далее - Закон № 90-З), относится документ, оформленный продавцом (исполнителем) в письменном виде, содержащий:

• наименование (фирменное наименование) продавца (исполнителя), а если продавцом (исполнителем) является индивидуальный предприниматель - его фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

• наименование товара (работы, услуги);

• дату приобретения товара (срок выполнения работы, период оказания услуги);

• стоимость товара (работы, услуг),

подписанный лицом, непосредственно осуществившим продажу товара (выполнение работы, оказание услуги) (постановление Министерства торговли Республики Беларусь от 08.05.2014 № 19 «О порядке оформления документа, подтверждающего факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства торговли Республики Беларусь»; далее - постановление № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 декабря 2018 г. постановление № 19 на основании постановления Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 29.11.2018 № 85 утратило силу. С 23 декабря 2018 г. согласно абзацу 4 ст.1 Закона № 90-З (в редакции Закона Республики Беларусь от 13.06.2018 № 111-З) документ, подтверждающий факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), - кассовый чек, иной платежный документ в соответствии с законодательством, квитанция к приходному кассовому ордеру, товарный чек, документ (карт-чек, чек и др.), подтверждающий совершение платежа посредством банковских платежных карточек, электронных денег, систем дистанционного банковского обслуживания, автоматизированной информационной системы единого расчетного и информационного пространства, проездной документ (билет), иной документ, подтверждающий оплату товара (выполнения работы, оказания услуги) в соответствии с законодательством, надлежащим образом оформленный технический паспорт, инструкция по эксплуатации, руководство пользователя, иной документ, содержащий сведения о наименовании продавца (исполнителя), наименовании, цене товара (работы, услуги).

К документам, подтверждающим факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), относятся кассовый (товарный) чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру, квитанция к отрывному талону, надлежащим образом оформленный технический паспорт, инструкция по эксплуатации, руководство пользователя, иной документ, содержащий сведения о наименовании товара (работы, услуги), стоимости товара (работы, услуги), дате приобретения товара (сроке выполнения работы, периоде оказания услуги), продавце (исполнителе), оформленный в порядке, утверждаемом Министерством антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь, если иной порядок не предусмотрен нормативными правовыми актами Президента Республики Беларусь (абзац 4 ст.1 Закона № 90-З).

С учетом изложенного организация имеет право оприходовать товары (работы, услуги) на основании кассового чека (с расшифровкой номенклатуры закупленных товаров, без подписи и печати продавца, без товарного чека) или кассового чека (с расшифровкой номенклатуры закупленных товаров, с подписью и печатью продавца, но без товарного чека) при наличии всех прочих реквизитов, определенных абзацем 2 п.37 Инструкции № 107.

Подпись и печать не входят в перечень обязательных реквизитов кассового чека (абзац 2 п.37 Инструкции № 107).

Чтобы оприходовать товар (работы, услуги) на основании кассового чека (без расшифровки номенклатуры закупленных товаров, без подписи и печати продавца, без товарного чека), к нему должен быть приложен товарный чек, содержащий недостающие реквизиты, определенные абзацем 2 п.37 Инструкции № 107, в том числе наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму. Товарный чек должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Для подтверждения факта выполнения работ по ремонту оргтехники к акту, подтверждающему факт выполнения работы, обязательно должен быть приложен кассовый чек (его копия) либо квитанция о приеме наличных денежных средств (абзац 3 п.37 Инструкции № 107).

Таким образом, основанием для оприходования товаров (работ, услуг) являются:

• кассовый чек при наличии всех реквизитов, определенных абзацем 2 п.37 Инструкции № 107;

• копия указанного выше чека, заверенная руководителем, индивидуальным предпринимателем, уполномоченным лицом с расшифровкой фамилии, имени, отчества, подписью и печатью;

• кассовый чек (его копия) при отсутствии всех реквизитов с товарным чеком, содержащим недостающие реквизиты и данные, подписанный лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров, с указанием его должности, фамилии и инициалов (абзац 2 п.37 Инструкции № 107);

• кассовый чек (его копия) при отсутствии всех реквизитов и иной документ, оформленный в порядке, установленном постановлением № 19, или оформленный в порядке, установленном п.2 ст.10 Закона № 57-З (например, акт оказания услуг, акт о приеме-передаче выполненных работ и др.).

04.08.2017

Валерий Шафранский, экономист