Материал помещен в архив

ВОПРОС: Предусмотрено ли законодательством Республики Беларусь наличие служебной записки в документообороте организации?

ОТВЕТ: Нет, не предусмотрено.

В нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствует определение понятия «служебная записка». Данный вид документа не упоминается ни в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), ни в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архиву и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, ни в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, ни в иных нормативных правовых актах и методических документах по делопроизводству и архивному делу.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41. С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Служебная записка упоминается только в Положении о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274. Согласно п.8 указанного Положения предложение о направлении в служебную командировку за границу вносится заинтересованным государственным органом (государственной организацией) должностному лицу (органу) и оформляется в виде письма или докладной (служебной) записки.

Так как понятие «служебная записка» отсутствует в нормативных и методических документах по делопроизводству и архивному делу, а переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается (п.13 Инструкции по делопроизводству), данный документ признан избыточным в системе документооборота любой организации.

Управленческие и производственные вопросы, возникающие во взаимоотношениях между структурными подразделениями и должностными лицами, не соподчиненными по должности, необходимо решать в устном порядке на основании норм и требований локальных правовых актов организации (положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, трудовых договоров и др.). В случае возникновения разногласий либо правовой неурегулированности решение по вопросам принимает руководитель организации (иное уполномоченное лицо), до сведения которого соответствующая информация доводится заинтересованным подразделением (лицом) в виде докладной записки.

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству).

В то же время норма части второй п.13 Инструкции по делопроизводству не означает, что информационный обмен между структурными подразделениями должен осуществляться исключительно на основе бездокументных связей. Текущие вопросы между структурными подразделениями и несоподчиненными должностными лицами организации могут решаться с использованием таких документов, как заявки, заказы и др.

23.10.2017

Яна Митор, юрист