Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: что изменится с 1 июля 2024 года.
Комментарий к постановлению Минюста от 10.01.2024 № 2

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

19.02.2024

С 1 июля 2024 г. вступит в силу новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. В новой редакции Инструкция № 4 изложена комментируемым постановлением.

Наиболее существенные изменения рассмотрели в разделах:

Для того, чтобы организации имели возможность изучить нормы новой редакции Инструкции № 4 и привести свои ЛПА в соответствие с ее требованиями, постановлением отложен срок вступления в силу - 1 июля 2024 г.

Новая редакция разработана с целью приведения положений Инструкции № 4 в соответствие с нормами Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах», иных актов законодательства, совершенствования правого регулирования делопроизводственных процессов в государственных органах, иных организациях, обеспечения сохранности документов в течение сроков, установленных в НПА.

Исключены положения рекомендательного характера

Нормы Инструкции № 4 изложены в соответствии с требованиями нормотворческой техники, не допускающими наличие положений рекомендательного характера (ч.5 п.3 ст.28 Закона № 130-З).

В связи с этим из Инструкции исключены примеры, языковые конструкции с использованием слов «как правило», «и др.», «и т. п.», «и т. д.».

Сфера и порядок применения Инструкции № 4

Инструкция № 4 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, организационному и правовому обеспечению делопроизводства, распределению ответственности между работниками за ведение делопроизводства и сохранность документов в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п.1 Инструкции № 4).

Положения Инструкции № 4 распространяются на:

• организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов - на всю управленческую документацию независимо от вида носителя;

• ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом № 130-З;

• подготовку документов, организацию работы с документами и хранение документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе ИП, и юрлиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, в части, не урегулированной соответствующими актами законодательства.

Вне сферы правового регулирования новой редакции Инструкции № 4 оставлены также требования к созданию, обращению и хранению документов, относящихся к научно-технической, медицинской и иной специальной документации, которые устанавливаются отдельными НПА, в том числе техническими.

Единство терминологии

Одно из требований нормотворческой техники - единство терминологии в законодательстве, единообразие и однозначность терминологии нормативного правового акта (абз.6 п.1 ст.28 Закона № 130-З).

На этом основании в главу «Общие положения» для однозначного понимания и применения на практике используемой в Инструкции № 4 терминологии перенесены определения терминов, которые содержатся в действующей редакции в разных главах, с необходимым уточнением, а также дополнительно включены отсутствующие определения терминов («управленческая документация, «организационно-распорядительная документация», «документирование», «организация работы с документами», «реквизит», «дело», «формуляр документа», «электронное дело», «гибридное дело», «оперативное хранение документов» и др.).

Организационное и правовое обеспечение делопроизводства

Типовые или примерные инструкции по делопроизводству

Скорректированы положения, касающиеся разработки типовых и примерных инструкций по делопроизводству (с уточнением их названий), для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций.

Так, делопроизводство в организациях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с установленными требованиями.

При этом для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций вышестоящие организации могут разрабатывать типовые или примерные инструкции по делопроизводству, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках (п.4 Инструкции № 4).

Делопроизводство в структурных подразделениях

Инструкция № 4 дополнена положениями, регламентирующими организацию делопроизводства в структурных подразделениях с правами юрлица, обособленных структурных подразделениях.

• Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования госархивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4, в том числе в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передачи документов и дел в архив.

• Структурные подразделения с правами юрлица, обособленные структурные подразделения, не указанные в ч.1 п.6 Инструкции № 4, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4, по решению организаций, структурными подразделениями которых они являются, если иное не установлено законодательством.

При наличии подчиненных (входящих в состав, систему) однородных по характеру деятельности организаций структурные подразделения с правами юридического лица разрабатывают для них типовые и (или) примерные инструкции по делопроизводству, типовые и (или) примерные номенклатуры дел, создают ЦЭК в порядке, установленном Инструкцией № 4 (п.6 Инструкции № 4).

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

Из Инструкции № 4 исключены положения, касающиеся создания, наименования, структуры, задач и функций службы ДОУ.

Как и ранее, при небольшом объеме документооборота службу ДОУ можно не создавать. В этом случае выполнение ее функций обеспечивает назначенный распорядительным документом руководителя организации работник (ч.2 п.7 Инструкции № 4).

Видовой состав издаваемых в различных организациях распорядительных документов

Новой редакцией Инструкции № 4 закреплено, что распорядительные документы организаций, принимаемые коллегиально, оформляются в виде постановлений и (или) решений, а распорядительные документы, издаваемые руководителем, иным уполномоченным лицом организации единолично, оформляются в виде приказов и (или) распоряжений.

Издание (принятие) иных видов распорядительных документов осуществляется организациями (руководителями организаций, иными уполномоченными лицами) в случаях, установленных законодательными актами, постановлениями Совмина, в целях выполнения возложенных на них функций и задач в соответствии с их компетенцией (ч.3 п.10 Инструкции № 4).

Закрепление соответствующих норм позволит унифицировать состав принимаемых (издаваемых) распорядительных документов и обеспечить их однозначное применение.

Из Инструкции № 4 также исключены:

• требования к наличию реквизитов, придающих юридическую значимость документу;

• положения, касающиеся разработки и ведения «Табеля унифицированных форм документов организации», форма табеля и др.

Оформление реквизитов документов

Для соблюдения требований нормотворческой техники из Инструкции № 4 исключены примеры оформления реквизитов и иные нормы рекомендательного характера. При этом используется описательный способ разъяснения правил оформления реквизитов документов.

Встречающиеся в действующей редакции Инструкции № 4 особенности оформления реквизитов в электронном виде перенесены в гл.19 «Особенности работы с документами в электронном виде».

Исключены требования к оформлению реквизита «Отметка о переносе данных на машинный носитель», а также требования к оформлению документов, изготавливаемых с использованием пишущих машин.

Исключены отсылки к СТБ 6.38-2016

Обязательность соблюдения требований ТНПА в области технического нормирования и стандартизации определяется в соответствии с актами законодательства о техническом нормировании и стандартизации (п.2 ст.27 Закона № 130-З).

Государственные стандарты являются добровольными для применения за исключением случаев, не относящихся к предмету регулирования Инструкции № 4 (п.1 ст.23 Закона от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации»).

На этом основании из Инструкции № 4 исключены отсылки к СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83).

Бланки документов и шаблоны документов в электронном виде

Установлено три вида бланков документов:

• бланк для письма;

• общий бланк;

• бланк для конкретного вида документа.

Бланк для письма и общий бланк изготавливаются во всех организациях.

Бланки для конкретных видов документов изготавливаются по решению организации на основе общего бланка (п.19 Инструкции № 4).

Уточнено, что наименование структурного подразделения наносится на бланк для письма, общий бланк, используемые структурным подразделением, если оно наделено правом издания (составления) документов от своего имени (абз.7 п.21, абз.7 п.22 Инструкции № 4).

При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны документов в электронном виде. Состав реквизитов в заголовочной части шаблонов документов в электронном виде и их расположение должны соответствовать оформлению реквизитов бланка документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь (ч.2 п.201 Инструкции № 4).

Оформление некоторых реквизитов

При составлении конкретных документов код документа проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы» (ОКУД), утв. постановлением Минюста от 06.12.2023 № 75 (ч.2 п.35 Инструкции № 4).

Уточнено, что:

• проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен (ч.12 п.53 Инструкции № 4);

• виды применяемых печатей в организации и порядок их использования закрепляются в локальных правовых актах (ч.3 п.57 Инструкции № 4);

• при применении ссылок на НПА в тексте документа допускается использование словесно-цифрового способа оформления дат (п.70 Инструкции № 4) и др.

Использование двусторонней печати при изготовлении документов на бумажном носителе

Документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», под которой понимается экспертно-проверочная комиссия, допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей в соответствии с размерами, установленными ч.1 п.18 Инструкции № 4 (п.84 Инструкции № 4).

Исключены, скорректированы некоторые формы документов

В Инструкции № 4 сокращено количество приложений (исключены формы регистрационно-контрольной карточки, журналов регистрации входящих, исходящих документов), ряд форм в приложениях скорректирован.

Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК определены подп.122.6 п.122 Инструкции № 4. Как и ранее, при необходимости в РКК могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты, в том числе «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения». Порядок расположения дополнительных реквизитов в РКК определяется организацией.

Требования к содержанию граф журнала регистрации входящих документов, журнала регистрации исходящих документов и журнала регистрации внутренних документов определены подп.122.8 п.122 Инструкции № 4. Также при необходимости в журналах регистрации документов могут быть предусмотрены дополнительные графы, в том числе «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа».

Номенклатура дел организации

Установлено четыре вида номенклатуры дел:

• типовая номенклатура дел;

• примерная номенклатура дел;

• номенклатура дел организации;

• номенклатура дел структурного подразделения.

Номенклатура дел организации устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и является обязательной для применения.

Номенклатура дел структурного подразделения устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в структурном подразделении организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и служит основой для составления номенклатуры дел организации (п.132 Инструкции № 4).

Уточнено, что номенклатуру дел организации необходимо будет пересоставить при значительных изменениях в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации (п.138 Инструкции № 4).

Скорректирован порядок согласования номенклатур дел организаций.

Номенклатуры дел организаций согласовываются один раз в 5 лет, а также после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования (ч.4 п.139 Инструкции № 4).

Вместо выписок из номенклатуры дел организации допускается использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации (ч.2 п.141 Инструкции № 4).

Уточнено, что наименования органов управления и контрольных органов организации в порядке значимости указываются в начале номенклатуры дел организации в качестве самостоятельных разделов (подразделов).

При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ (чч.6, 7 п.147 Инструкции № 4).

Также скорректированы названия граф 2-4 в формах:

• номенклатуры дел организации - приложение 3 к Инструкции № 4;

• номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации - приложение 4 к Инструкции № 4.

Формирование дел

Скорректирована норма, устанавливающая предельное количество листов в деле (томе, части) (до 300 листов), с распространением ее только на дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (п.155 Инструкции № 4).

Исключены требования к формированию в дела обращений граждан и юрлиц и документов, связанных с их рассмотрением, так как соответствующие правоотношения регламентированы Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, утв. постановлением Совмина от 30.12.2011 № 1786.

Экспертиза ценности документов

Для исключения дублирования нормативных правовых предписаний глава «Экспертиза ценности документов» существенно сокращена за счет отсылки к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143. В Правилах определены принципы, критерии, этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, установлены требования к функциям, составу, документированию деятельности Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации.

Глава дополнена положениями, касающимися непосредственного отбора документов на хранение и выделение к уничтожению в бесструктурных организациях. Данную работу будут производить работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации (п.159 Инструкции № 4).

Оформление дел

Лист-заверитель дела

Внесены изменения в форму листа-заверителя дела (приложение 7 к Инструкции № 4).

Так, дополнительно в листе-заверителе дела указываются номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложений (листов вложений) (ч.2 п.167 Инструкции № 4).

Уточнено, что при наличии большого количества ошибок (более 20) в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, которые указываются строчными буквами без пробела (ч.9 п.165 Инструкции № 4).

Обложка дела

Скорректированы положения, касающиеся оформления обложки дела, в частности указания наименования вышестоящей организации.

Если организация, в которую было передано дело, имеет иную вышестоящую организацию, чем организация, в которой дело было заведено, наименование вышестоящей организации, указанное на обложке при заведении дела, заключается в скобки, а выше указывается наименование вышестоящей организации для той организации, в которую дело было передано (ч.4 подп.169.1 п.169 Инструкции № 4).

Составление описей дел структурных подразделений

В Инструкции № 4 закреплено, что описи дел структурных подразделений могут создаваться в виде документа в электронном виде, в том числе электронного документа, в порядке, установленном в пп.172-180 Инструкции № 4, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения (ч.2 п.181 Инструкции № 4).

Справочно Для описей дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций установлен срок хранения - 1 год после утверждения сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) или включения дел за соответствующий год в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п.146 Перечня № 140).

Также скорректированы названия граф 2, 4 в форме описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации (приложение 9 к Инструкции № 4).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Скорректированы названия граф 4, 5, 7 в форме акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 10 к Инструкции № 4), а также итоговая запись к акту.

Уточнено, что уничтожение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь запрещается (ч.3 п.194 Инструкции № 4).

Справочно Документ Национального архивного фонда Республики Беларусь - документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства (абз.14 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влечет штраф до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

Особенности работы с документами в электронном виде

Наиболее значимые изменения в Инструкции № 4 претерпели требования к работе с документами в электронном виде, в частности, сняты ограничения на использование форматов файлов, в которых могут создаваться такие документы.

Вместе с тем, для обеспечения долговременного, в том числе постоянного, хранения ценных документов определено, что внутренние документы организаций в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», включая приложения, а также документы, направляемые в сторонние организации, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (чч.2, 3 п.199 Инструкции № 4).

Закреплены четкие требования в гл.19 Инструкции № 4, соблюдение которых позволит осуществлять хранение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения без бумажных аналогов. Сняты какие-либо ограничения на хранение без бумажных аналогов документов в электронном виде, в том числе электронных документов, со сроком хранения до 10 лет (кроме документов с отметкой «ЭПК»).

Так, исключено приложение «Перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде».

До 1 июля 2024 г. организациям необходимо привести свои локальные правовые акты в соответствие с требованиями новой редакции Инструкции № 4.