Материал помещен в архив

ВОПРОС: Инспектор отдела кадров, который ранее работал в организации, в личных листках по учету кадров вносил собственноручно изменения, зачеркивая старые сведения. Вследствие этого данные документы выглядят неаккуратно.

Необходимо ли такие личные листки заполнять заново? Кто в случае проверки понесет ответственность за допущенные ранее нарушения при ведении личных листков?

ОТВЕТ: Заполнять заново личные листки не следует, необходимо оформить акт во избежание ответственности.

Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров (п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Таким образом, нормативным документом не предусмотрена возможность внесения исправлений в личный листок.

В то же время п.6 Инструкции установлено, что личный листок по учету кадров включается в состав личного дела на этапе его формирования.

После включения в личное дело копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) личное дело считается сформированным и регистрируется в журнале (книге) учета личных дел. Извлекать документы из личного дела либо заменять их не допускается (лишь в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, допускается временное изъятие документов из личных дел).

С учетом изложенного заполнять заново личные листки по учету кадров, включенные в сформированные личные дела, не следует. Факты нарушений установленного порядка ведения личных дел (в том числе исправлений и зачеркиваний в личных листках) необходимо отразить в акте, который согласно п.22 Инструкции составляется в подобных случаях при проведении проверки наличия и состояния личных дел специально назначенной комиссией.

Акт должен быть датирован и представлен на утверждение руководителю организации. Наличие акта с указанием выявленных недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел позволит работнику кадровой службы (специалисту по кадрам) избежать ответственности за допущенные ранее нарушения требований законодательства, регулирующего соответствующие вопросы.

Справочно Воспользуйтесь примерами форм документов: • приказа о проведении проверки наличия и состояния личных дел; • акта проверки наличия и состояния личных дел.

22.01.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела