Документы в электронном виде в организации 17.09.2025 автор Аналитическая редакция Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

07.02.2025

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением:

Выберите все правильные ответы.

Государственного герба Республики Беларусь;

наименования вышестоящей организации;

оттисков печатей и штампов.

Возможно ли внутреннее согласование (визирование) проектов внутренних документов в электронном виде без использования ЭЦП?

Возможно.

Невозможно.

Допускается ли отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП?

Не допускается.

Допускается (по соглашению сторон).

Что указывается в реквизите «Адресат» при отправке документа в электронном виде по электронной почте?

Наименование организации в именительном падеже.

Официальный адрес электронной почты организации.

В графе 5 «Примечание» номенклатуры дел организации в отношении электронных дел, содержащих документы в электронном виде, проставляется отметка:

ЭД;

ГД.

В течение каких сроков документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению?

Установленных специально для документов в электронном виде.

Установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Что такое «гибридное дело»?

Дело, включающее в себя документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

Совокупность документов, объединенных по определенному признаку на основе физических и логических связей, хранящихся частично в электронном виде в АС ДОУ и частично на бумажном носителе в отдельной обложке.

В каком случае организациям запрещено формировать гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения?

Если документы гибридных дел содержат документы, содержащие информацию ограниченного распространения.

Если в архивах организаций не созданы условия для хранения документов с сохранением их целостности.

В каком случае хранение документов в электронном виде осуществляется в виде идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке?

Если срок хранения документов в электронном виде - «постоянно».

Если в архивах не созданы условия для хранения документов в электронном виде.

Следует ли оформлять отдельный акт на уничтожение документов в электронном виде или можно общий с бумажными документами?

Да, следует.

Нет, не следует.

Справочно

В ответах использованы положения следующих НПА:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2023 № 65;
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

Документы в электронном виде в организации

Поздравляем!