Материал помещен в архив

ВОПРОС

Какой юридический статус имеют документы в электронном виде, подписанные стилусом с использованием специального аппаратного и программного обеспечения?

ОТВЕТ

Цифровая рукописная подпись не является сертифицированным средством ЭЦП. Организации по соглашению сторон могут использовать цифровую графическую подпись при оформлении сделок в простой письменной форме.

Документ в электронном виде - документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики (абзац 7 п.7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. абз.7 п.7 Правил № 20 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Определение термина «документ в электронном виде» приводится в абз.13 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З): документ в электронном виде - документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств.

Действие Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 113-З) не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (ЭЦП) (часть вторая ст.2 Закона № 113-З).

Таким образом, Закон № 113-З оперирует двумя понятиями:

• сертифицированные средства ЭЦП;

• несертифицированные средства ЭЦП.

Справочно Чем отличаются сертифицированные средства электронной цифровой подписи от несертифицированных см. здесь.

Порядок использования иных аналогов собственноручной подписи, а также обращения документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств ЭЦП, устанавливается законодательством Республики Беларусь и (или) соглашением сторон (часть третья ст.2 Закона № 113-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ч.3 ст.2 Закона № 113-З с учетом изменений, внесенных Законом от 14.10.2022 № 213-З.

Нормативные правовые акты содержат такое понятие, как «цифровая рукописная подпись», под которой понимается собственноручная подпись клиента, учиненная с помощью соответствующих программных средств (включая планшеты, дисплеи) для подтверждения целостности и подлинности подписываемого документа в электронном виде (абзац 12 части первой п.2 Инструкции об использовании программно-аппаратных средств и технологий, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.09.2019 № 379, далее - Инструкция № 379).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 379 в ред. постановления Правления Нацбанка от 20.05.2024 № 149, изменено название: «Инструкция об использовании программно-аппаратных средств и технологий, проведении процедур удаленной идентификации, удаленного обновления (актуализации)».

В случае проведения идентификации клиента (установления личности) при его личном присутствии формирование и подписание (подтверждение) документа в электронном виде допускается посредством проведения однофакторной аутентификации клиента, в том числе с использованием цифровой рукописной подписи (часть вторая п.3 Инструкции № 379).

Справочно Однофакторная аутентификация - подтверждение подлинности и принадлежности клиенту одного предъявленного (введенного) им вида аутентификационного фактора (абзац 8 части первой п.2 Инструкции № 379).

Способы подписания (подтверждения) клиентом документа в электронном виде с использованием программных средств определяются банком, организацией, осуществляющей финансовую операцию, с учетом особенностей программных средств, используемых при осуществлении банковских и финансовых операций, иной деятельности, совершении сделок, оказании услуг (п.7 Инструкции № 379).

В свою очередь, способы подписания (подтверждения) документов, информации, используемых в деятельности пользователей Межбанковской системы идентификации (МСИ), являются аналогами собственноручной подписи, за исключением учинения цифровой рукописной подписи, которая является собственноручной подписью клиентов, их представителей (подп.1.12 п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 18.04.2019 № 148 «О цифровых банковских технологиях»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 мая 2024 г. следует руководствоваться п.26 Указа № 148 в ред. Указа от 19.02.2024 № 64.

При необходимости представления государственным органам, организациям и другим лицам документа в электронном виде, сформированного, подписанного (подтвержденного), переданного (принятого) с использованием программных средств, не требуется его воспроизведение на бумажном носителе при условии возможности подтверждения его целостности и подлинности (п.9 Инструкции № 379).

Банк, организация, осуществляющая финансовую операцию, обеспечивают сохранность всей информации об осуществленных банковских и финансовых операциях, услугах, иной деятельности и сделках при обработке документов в электронном виде в приемлемой для просмотра и воспроизведения форме. При невозможности ведения архива в электронном виде банк, организация, осуществляющая финансовую операцию, могут хранить копии документов в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства (п.10 Инструкции № 379).

Обратите внимание! В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном частями пятой и шестой п.64 Инструкции по делопроизводству. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (п.64 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, нормативные правовые акты о порядке применения программно-аппаратных средств и технологий при осуществлении банковских и финансовых операций, услуг, иной деятельности и сделок оперируют понятием «цифровая рукописная подпись». При этом цифровая рукописная подпись не является сертифицированным средством ЭЦП.

Гражданский кодекс Республики Беларусь допускает при совершении сделок в простой письменной форме подписывать документы в электронном виде с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, ЭЦП или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц) и не противоречит законодательству и соглашению сторон (часть первая ст.161 названного Кодекса).

Соответственно, организации по соглашению сторон могут использовать цифровую графическую подпись при оформлении сделок в простой письменной форме.

09.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела