Материал помещен в архив

___________ № __

г. ______

Об изготовлении, получении,
выдаче, хранении и использовании
факсимильного воспроизведения
подписей (факсимиле)

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об изготовлении, получении, выдаче, хранении и использовании факсимильного воспроизведения подписей (факсимиле) (далее - Положение) разработано в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь (далее - ГК), другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регулирующими порядок получения и использования факсимиле.

2. Решение об изготовлении факсимиле личной подписи принимается директором на основании докладной записки работника, согласно перечню должностей работников, подписи которых могут проставляться с использованием факсимильного воспроизведения подписи (факсимиле), утвержденному приказом организации.

К докладной записке прилагается образец подписи работника в двух экземплярах.

ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ПОЛУЧЕНИЯ, ВЫДАЧИ, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФАКСИМИЛЕ

3. Организацией изготовления факсимиле занимается хозяйственный отдел на основании резолюции директора на докладной записке работника, имеющего право в соответствии с Положением иметь факсимиле.

4. Выдача факсимиле регистрируется в журнале выдачи факсимильного воспроизведения подписи (факсимиле) (приложение 1).

Журнал выдачи факсимильного воспроизведения подписи (факсимиле) (далее - журнал выдачи факсимиле) ведется и хранится в хозяйственном отделе.

Журнал выдачи факсимиле должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью уполномоченного должностного лица.

Журнал выдачи факсимиле включается в номенклатуру хозяйственного отдела.

5. Ответственным лицом за изготовление, регистрацию, выдачу и учет полученных работниками организации факсимиле является начальник отдела организации делопроизводства и контроля, при его отсутствии (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) - лицо, исполняющее его обязанности в соответствии с локальными правовыми актами либо назначаемое приказом директора по представлению начальника хозяйственного отдела путем оформления докладной записки.

Начальник отдела организации делопроизводства и контроля назначает лицо, ответственное за ведение и хранение журнала выдачи факсимиле.

6. Выдачу факсимиле осуществляет лицо, ответственное за выдачу факсимиле, после его регистрации в журнале выдачи факсимиле.

Факсимиле выдается непосредственно тому работнику, которому принадлежит факсимильное воспроизведение подписи, о чем делаются соответствующие отметки в журнале выдачи факсимиле.

7. Работник не вправе иметь более одного факсимиле своей подписи, за исключением директора и первого заместителя директора, которые вправе иметь не более двух факсимиле (синего и черного цвета чернил).

8. Работники, которым выдано факсимиле, обязаны:

обеспечить надежное его хранение в недоступном для других лиц месте, позволяющем ограничить несанкционированный доступ. Местом хранения может быть запираемый шкаф, сейф, ящик стола. В случае своего отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) работник, которому выдано факсимиле, обязан обеспечить сохранность и невозможность использования факсимиле другими работниками;

использовать факсимиле в порядке, определенном в пп.12-14 Положения;

сообщить о порче либо утере факсимиле в максимально короткий срок путем оформления соответствующей докладной записки на имя директора.

Передавать факсимиле другим лицам строго запрещено.

9. При увольнении работник в обязательном порядке сдает факсимиле в структурное подразделение, которое осуществляет его учет и регистрацию выдачи (получения).

10. Факсимиле уничтожается в случае:

10.1. увольнения работника;

10.2. если факсимиле пришло в негодность, на основании служебной записки работника, которому выдано факсимиле.

11. Факт уничтожения факсимиле оформляется приказом руководителя и актом об уничтожении факсимиле (приложение 2).

Факсимиле подлежат уничтожению комиссией, состав которой определяется приказом руководителя организации:

при ненадобности, повреждении факсимиле - в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты резолюции директора (лица, исполняющего его обязанности) на докладной записке;

факсимиле подписи работника, с которым прекращены трудовые отношения - не позднее даты увольнения работника.

Уничтожение факсимиле производится в присутствии работника, которому выдавалось факсимиле.

К акту об уничтожении факсимиле в обязательном порядке прилагаются оттиски факсимиле.

Данные об уничтожении факсимиле заносятся в журнал выдачи факсимиле.

12. Факсимиле должно применяться в порядке, позволяющем однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Использовать факсимиле может лишь владелец подписи, так как подпись является способом выражения воли лица, подписывающего документ.

Факсимиле подписи уполномоченных лиц на документах, указанных в п.13 Положения, допускается при проставлении на нем оттиска соответствующей оригинальной круглой печати (гербовой либо печати структурного подразделения).

13. Использовать в случае необходимости факсимиле, имеющее юридическую силу, равную собственноручной подписи, наряду с собственноручной подписью вправе:

13.1. директор, а в случае его отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) - первый заместитель директора, заместители директора на основании локального правового акта, определяющего распределение обязанностей между директором и его заместителями, на:

договорах, соглашениях и соглашениях сторон при совершении сделки в простой письменной форме, если это не противоречит законодательству в соответствии с п.1 ст.161 ГК (договор, соглашение должны предусматривать обязательство сторон по признанию юридической силы документов, составленных с использованием факсимиле уполномоченных лиц, наравне с документами, подписанными личной подписью уполномоченного лица), за исключением контрактов, заключаемых с нерезидентами Республики Беларусь;

дополнительных соглашениях и приложениях к договорам (за исключением контрактов, заключаемых с нерезидентами Республики Беларусь) и соглашениям, а также на документах, составленных при исполнении договоров, соглашений, по соглашению сторон в соответствии с п.1 ст.161 ГК;

на каждой странице коллективного договора, за исключением первой и последней страницы, а также грифа «Согласовано»;

актах сверок взаиморасчетов с контрагентами;

исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с директором, за исключением писем, направляемых в министерства и другие государственные органы, а также ответов на обращения граждан. Согласование должно быть оформлено визой директора (его заместителя) на проекте письма;

специальных разрешениях (сертификатах, свидетельствах и т. п.);

заказах, заявках, нарядах-заказах и других аналогичных документах;

калькуляциях, плановых калькуляциях (за исключением калькуляций, которые являются приложениями к договорам, контрактам и признаны их неотъемлемой частью, а также которые составляются к договорам, финансируемым из бюджета);

поздравительных открытках, телеграммах;

справочно-информационных документах;

благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах.

Проставлять факсимиле подписи директора на других документах запрещено;

13.2. первый заместитель, заместители директора на основании доверенности по курируемым ими направлениям на:

договорах, соглашениях по соглашению сторон при совершении сделки в простой письменной форме, если это не противоречит законодательству в соответствии с п.1 ст.161 ГК (договор, соглашение должны предусматривать обязательство сторон по признанию юридической силы документов, составленных с использованием факсимиле уполномоченных лиц, наравне с документами, подписанными личной подписью уполномоченного лица), за исключением контрактов, заключаемых с нерезидентами Республики Беларусь;

дополнительных соглашениях и приложениях к договорам (за исключением контрактов, заключаемых с нерезидентами Республики Беларусь) и соглашениям, а также на документах, составленных при исполнении договоров, соглашений, по соглашению сторон в соответствии с п.1 ст.161 ГК;

исходящих письмах, если их текст предварительно согласован первым заместителем директора или заместителем директора, за исключением писем, направляемых в министерства и другие государственные органы, а также ответов на обращения граждан. Согласование должно быть оформлено визой соответствующего заместителя директора на проекте письма;

специальных разрешениях (сертификатах, свидетельствах и т. п.);

13.3. главный бухгалтер, его заместитель на финансовых, налоговых, бухгалтерских документах, если это не запрещено актами законодательства;

13.4. начальник планового отдела - на калькуляциях, плановых калькуляциях (за исключением калькуляций, которые являются приложениями к договорам, контрактам и признаны их неотъемлемой частью, а также которые составляются к договорам, финансируемым из бюджета);

13.5. руководители структурных подразделений (центров, отделов, секторов, являющихся самостоятельными структурными подразделениями) - на основании доверенности по вопросам деятельности структурного подразделения на:

договорах, соглашениях по соглашению сторон при совершении сделки в простой письменной форме, если это не противоречит законодательству в соответствии с п.1 ст.161 ГК (договор, соглашение должны предусматривать обязательство сторон по признанию юридической силы документов, составленных с использованием факсимиле уполномоченных лиц, наравне с документами, подписанными личной подписью уполномоченного лица);

дополнительных соглашениях и приложениях к договорам и соглашениям, а также на документах, составленных при исполнении договоров, соглашений, по соглашению сторон в соответствии с п.1 ст.161 ГК.

14. Не допускается применение факсимиле при оформлении:

договоров, финансирование которых производится за счет бюджетных средств;

контрактов, заключаемых с нерезидентами Республики Беларусь;

финансовых документов;

налоговой отчетности;

первичных учетных документов (товарно-транспортная накладная, товарная накладная, акт о приеме-передаче выполненных работ (оказанных услуг);

платежных документов;

доверенностей;

штатного расписания;

кадровых документов (на контрактах, трудовых договорах, дополнительных соглашениях к ним, договорах о материальной ответственности; уведомлениях о продлении контракта, заключении нового контракта, либо о его непродлении, либо незаключении нового контракта; приказах о приеме, увольнении, привлечении к дисциплинарной ответственности и поощрении, награждении, переводе, перемещении и т. п., графиках отпусков, графиках работ);

записей в трудовых книжках;

организационно-распорядительных документов (приказах о служебных командировках как по Республике Беларусь, так и за границу; о назначении ответственных и уполномоченных лиц, об утверждении положений, инструкций, составов комиссий, удержании из заработной платы работников и т. п.; распоряжений директора либо лица, исполняющего его обязанности);

претензионно-исковых документов (претензии, исковые заявления, заявления о возбуждении приказного производства, заявление о совершении исполнительной надписи и др.);

справок, выдаваемых по заявлениям граждан в соответствии с главой 2 «Труд и социальная защита» перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200;

карточек с образцами подписей;

исходящих писем, запросов или заявлений в адрес государственных органов.

Проставление факсимиле работниками на документах, не предусмотренных Положением, запрещено.

ГЛАВА 3
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

15. Работники, которым выдано факсимиле, несут персональную ответственность за надлежащее его использование и хранение.

16. В случае порчи, утери факсимиле работник обязан сообщить о произошедшем путем оформления соответствующей докладной (служебной) записки на имя директора.

При наличии вины работника в порче, утере факсимиле он возмещает стоимость его изготовления.

17. В случае неисполнения работником обязанностей, указанных в пп.12-14 Положения, работник возмещает организации причиненный вследствие этого вред.

Справочно Рекомендуем также ознакомиться с материалами: 1. Факсимиле: на каких документах правомерно проставление. 2. Факсимиле: рекомендации по использованию и хранению.

29.04.2020

Светлана Войцеховская, юрист

По этой теме также см.:

Приказ о применении электронной цифровой и факсимильной подписей.

См. другие формы в каталоге.