Материал помещен в архив

ВОПРОС

Можно ли несколько личных дел уволенных работников при подготовке к передаче в архив организации сформировать в одно дело (том)?

ОТВЕТ

Нет, с 05.03.2018 данная норма исключена из Инструкции № 4.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь (пп.2, 24 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29. С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Ранее допускалось формирование нескольких личных уволенных работников в один том. При этом помимо внутренней описи каждого личного дела необходимо было составлять дополнительную внутреннюю опись личных дел, включенных в том.

С 05.03.2018 на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 05.03.2018 № 51 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь» данная норма исключена.

Указанные изменения были обусловлены двумя факторами:

1) терминологическим, поскольку дело - это документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п.3.2.35 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Таким образом, каждое личное дело должно включаться в отдельную обложку (то есть составлять отдельное дело);

2) особенностью учета.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий (п.23 Инструкции № 2).

При этом при составлении описи дел структурного подразделения каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (часть первая п.196 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.196 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

В свою очередь, при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел (часть третья п.166 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.166 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

Данное обстоятельство приводит к возникновению сложностей с включением содержащихся в одном томе нескольких личных дел в описи (структурного подразделения и в сводную опись дел по личному составу).

27.05.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела