Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Включение обнаруженного дела после составления годового раздела сводной описи дел

Ситуация Бухгалтерия организации сдала в архив статистические отчеты (годовые) за 2014 год в 2020 году. За 2014 год уже составлена опись. Срок хранения статотчетов - постоянно. Как быть в данной ситуации? Куда и как внести отчеты за 2014 год?

Заголовок дела, содержащего статистические отчеты, необходимо включить в годовой раздел сводной описи за 2014 год.

Порядок включения дополнительно обнаруженных дел определен п.118 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Заголовки дополнительно обнаруженных дел подлежат включению в те годовые разделы сводной описи дел, к которым они относятся, то есть на дополнительном листе следует указать дела под литерными номерами (125а, 125б, 125в) и составить новую итоговую запись согласно части второй п.118 Правил.

Справочно Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 9 к Правилам исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Заголовки вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с установленной схемой систематизации.

Пример   <...>   № п/п Индекс дела (тома, части) Название подраздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примечание 1 2 3 4 5 6     Канцелярия       …               Отдел бухгалтерского учета и отчетности       92 02-08 Сводная бухгалтерская отчетность ЗАО «Рандеву», в том числе пояснительная записка, за 2014 год   62   92а 02-10 Статистические отчеты по основным направлениям и видам деятельности (12-т, 6-т (заработная плата), 1-т (кадры)) за 2014 год   38   93 02-1-09 Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств на 1 января 2014 года (протоколы, акты, отчеты)   62       Юридический отдел       …           104 11-09 То же № 40-45. Том № 3 20.11.2014 29.12.2014 70     В данный раздел описи включено дополнительно обнаруженное дело № 92а. В данный раздел описи внесено 18 (восемнадцать) дел с № 88 по № 104, в том числе литерный номер 92а.   <...>

Заголовки могут вноситься в годовой раздел под литерными номерами в конце годового раздела сводной описи.

Пример   <...>   № п/п Индекс дела (тома, части) Название подраздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примечание 1 2 3 4 5 6     Канцелярия       …               Отдел бухгалтерского учета и отчетности       92 02-08 Сводная бухгалтерская отчетность ЗАО «Рандеву», в том числе пояснительная записка, за 2014 год   62   93 02-1-09 Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств на 1 января 2014 года (протоколы, акты, отчеты)   62       Юридический отдел       …           104 11-09 То же № 40-45. Том № 3 20.11.2014 29.12.2014 70   104а 02-10 Статистические отчеты по основным направлениям и видам деятельности (12-т, 6-т (заработная плата), 1-т (кадры)) за 2014 год 38     В данный раздел описи включено дополнительно обнаруженное дело № 104а. В данный раздел описи внесено 18 (восемнадцать) дел с № 88 по № 104а, в том числе литерный номер 104а.   <...>

При значительном количестве дел, обнаруженных после составления и утверждения в установленном порядке следующего годового раздела сводной описи, они включаются в отдельную опись с самостоятельной нумерацией заголовков дел, которой присваивается следующий свободный номер по листу фонда (часть четвертая п.118 Правил).

08.06.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела