Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации для целей учета внутреннего труда и контроля за фактически отработанным временем используется увольнительная записка.

Каким образом такой документ должен быть оформлен?

ОТВЕТ

Форма увольнительной записки, а также порядок ее заполнения определяются организацией самостоятельно.

Определение термина «записка» как вида документа в нормативных правовых актах Республики Беларусь не установлено. При этом записка как вид документа включена в таблицу 2 «Коды видов документов» (код - 230) Общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2024 г. действует ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы», утв. постановлением Минюста от 06.12.2023 № 75. Комментарий см. здесь.

Справочно Записка - это краткое письменное изложение какого-либо вопроса (Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии / авт.-разраб. С.В.Жумарь [и др.]. Перевод с русского и сост. белорусской части В.А.Сорока. - Минск: БелНИИДАД, 2001. - С.17).

В практике работы организаций применяются различные виды записок: докладные, объяснительные, служебные и др.

Увольнительная записка применяется в Вооруженных Силах Республики Беларусь. Так, старшина роты выдает увольняемым увольнительные записки (часть вторая п.227 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26.06.2001 № 355).

Форма увольнительной записки приведена в приложении 7 к вышеназванному Уставу.

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (часть первая ст.133 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем (часть третья ст.133 данного Кодекса).

Такой документ, как увольнительная записка, чаще всего применяется на производственных предприятиях (при отсутствии электронной системы учета прихода и ухода работников с работы). Например, при выходе за пределы предприятия в рабочее время (для представления указанного документа на вахте (проходной)).

Трудовой кодекс не регулирует порядок оформления увольнительных записок. Форма, а также порядок их заполнения утверждаются в локальном правовом акте.

Увольнительные записки могут оформляться на стандартных листах бумаги формата А5 (148×210 мм) в виде трафаретных бланков (часть первая п.24 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименования структурного подразделения;

• даты документа;

• регистрационного индекса;

• подписи (п.18 вышеназванной Инструкции).

В увольнительной записке целесообразно предусмотреть указание следующей информации:

• наименования структурного подразделения - автора;

• названия вида документа («Увольнительная записка»);

• ограничительных отметок и линии для реквизитов даты документа и регистрационного индекса;

• фамилии, имени, отчества работника, которому выдана увольнительная записка;

• цели выхода за пределы предприятия, а также организации, куда убывает работник;

• времени ухода и возвращения;

• подписи руководителя структурного подразделения;

• подписи работника охраны (например, вахтера) (о выходе и возвращении работника в установленное время);

• примечаний (для отметок об опоздании работника и др.).

Справочно Форму увольнительной записки см. здесь.

13.11.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела