Материал помещен в архив

Формирование и хранение дел с документами по осуществлению административных процедур

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

23.07.2021

Материал разъясняет порядок формирования документов по осуществлению административных процедур в дела, установления сроков их хранения, а также уничтожения таких документов.

Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в организации в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (п.24 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. Инструкция № 39 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31.

Формирование дел при централизованной и децентрализованной системе делопроизводства

Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно (п.4 Инструкции № 39).

При централизованной системе ведения делопроизводства по административным процедурам дела формируются у уполномоченного должностного лица, ответственного за ведение делопроизводства по административным процедурам.

Если в организации применяется децентрализованная система ведения делопроизводства по административным процедурам, формирование дел осуществляется непосредственно в структурных подразделениях (у уполномоченных должностных лиц, ответственных за осуществление административных процедур).

Если в организации принята централизованная и децентрализованная система ведения делопроизводства по административным процедурам, часть дел формируется у уполномоченного должностного лица, ответственного за ведение делопроизводства по административным процедурам, а часть - непосредственно в структурных подразделениях.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). На каждом исполненном документе после принятия административного решения делается отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Одним из факторов, влияющих на порядок формирования дел с документами по осуществлению административных процедур, является количество осуществляемых административных процедур: в деле могут формироваться заявления, документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, по всем административным процедурам или по каждой из них.

Как правило, документы по каждой административной процедуре формируются в самостоятельные дела.

Включение дел с документами по осуществлению административных процедур в номенклатуру дел

Дело с документами по осуществлению административных процедур включается в соответствующий раздел номенклатуры дел под самостоятельным индексом.

Пример «5-10», где 5 - индекс структурного подразделения, в котором ведется делопроизводство по административным процедурам, 10 - порядковый номер дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения.

Соответствующий индекс дела по номенклатуре выносится на обложку дела с документами по осуществлению административных процедур.

В номенклатуру дел организации включаются также учетные документы по регистрации заявлений заинтересованных лиц, административных жалоб (журналы, книги, картотеки).

Под самостоятельным индексом в номенклатуру дел включается дело «Документы по рассмотрению административных жалоб заинтересованных лиц на принятое административное решение (административные жалобы, копии решений по административным жалобам и др.)».

Заголовки дел с документами по осуществлению административных процедур

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (ч.1 подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Пример «Документы по осуществлению административной процедуры по подключению электроустановок граждан к электрическим сетям (заявления, запросы, копии решений о предоставлении земельного участка гражданину и план земельного участка, копии решений и др.)».

Примеры заголовков дел с документами по осуществлению административных процедур

Особенности включения документов в дела с документами по осуществлению административных процедур

Поскольку делопроизводство по административным процедурам ведется отдельно от других видов делопроизводства, в дела не могут помещать документы из других делопроизводств, например, по обращениям граждан и юридических лиц, общего делопроизводства (за исключением копий документов, имеющих отношение к осуществлению административной процедуры) и др.

Вместе с заявлением заинтересованного лица в дело подшиваются документы и (или) сведения, представленные заинтересованным лицом, запрашиваемые организацией документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, административное решение (его копия, выписка из него) и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе осуществления административной процедуры. При этом каждое заявление заинтересованного лица и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

Заверение копий документов, помещаемых в дело, осуществляется, если не установлен иной порядок, в соответствии с п.64 Инструкции № 4.

Заявления заинтересованных лиц, документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, могут формироваться в дела граждан и юридических лиц.

Пример На каждого гражданина, принятого на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий, заводится учетное дело, в котором хранятся заявление о принятии на такой учет, выписка из решения о принятии на учет, информация о выборе гражданином способа улучшения жилищных условий, а также другие документы (п.5 ст.42 ЖК). В таком случае учетные дела включаются в номенклатуру дел под одним индексом и заголовком дела, а учитываются по книге регистрации заявлений граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий. Соответственно, заголовок дела будет следующим: «Документы по осуществлению административной процедуры "Принятие решения о постановке на учет (восстановлении на учете) граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий" (заявления, выписки из административных решений и др.)».

Обложка учетного дела с документами по осуществлению административной процедуры «Принятие решения о постановке на учет (восстановлении на учете) граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий (заявления, выписки из административных решений и др.)».

При осуществлении отдельных административных процедур принимаемые административные решения, например, решения местных исполнительных и распорядительных органов, формируются в самостоятельные дела как распорядительные документы и включаются в соответствующие разделы номенклатуры дел. При этом дата и регистрационный номер такого принимаемого административного решения указываются в графе «Дата и номер принятого административного решения» регистрационно-контрольной формы. В дело с документами по осуществлению административных процедур может помещаться копия такого решения.

Сроки хранения документов по осуществлению административных процедур

Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства (п.23 Инструкции № 39).

1. Сроки хранения документов по осуществлению административных процедур в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140, не определены. В нем содержится только срок хранения журналов регистрации документов по осуществлению административных процедур - 3 года.

Поскольку данный заголовок дел содержится в гл.21 «Трудоустройство. Использование трудовых ресурсов. Альтернативная служба», этот срок может быть применен к журналам регистрации документов по осуществлению административных процедур, содержащихся в гл.2 «Труд и социальная защита» Перечня № 200.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.23 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

2. При составлении номенклатуры дел и включении в нее документов по осуществлению административных процедур руководствуются ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения. Например:

• перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов и республиканских архивных учреждений, с указанием сроков хранения, установленным приказом Минюста от 18.05.2012 № 147.

Для документов по осуществлению административных процедур по запросам социально-правового характера, поступившим от граждан, установлен срок хранения - 5 лет ЭПК (п.35 Перечня № 147).

Справочно Отметка «ЭПК» означает, что в необходимых случаях постоянно действующей ЦЭК (ЭК) организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих документов;

• перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, структурных подразделений облисполкомов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области транспорта и коммуникаций, и организаций, входящих в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленным приказом Минтранса от 26.05.2017 № 164/Ц.

Перечень № 164/Ц содержит соответствующие заголовки дел:

• «Документы о выдаче разрешений на выполнение международных автомобильных перевозок пассажиров автобусами в регулярном сообщении (заявления, схемы маршрутов, расписания движения автобусов и др.)» - 5 лет после окончания срока действия разрешения;

• «Документы о выдаче разрешений на оказание услуг (выполнение работ) сервисными мастерскими по установке, активированию и ремонту цифровых тахографов (заявления, копии документа, удостоверяющего личность, и др.)» - 5 лет после окончания срока действия разрешения;

• «Документы о выдаче карточек цифрового тахографа (карточек водителя) (заявления, документы, подтверждающие внесение платы, копии документа, удостоверяющего личность, и др.)» - 5 лет после окончания срока действия карточки, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства и др.

В ряде государственных органов ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения отсутствуют, а в имеющиеся перечни документы по осуществлению административных процедур не включены.

3. Сроки хранения документов по осуществлению административных процедур могут содержаться в иных нормативных правовых актах.

Так, документы, послужившие основанием для регистрации, внесения изменений в регистрационные документы, снятия с учета машин, выдачи или замены регистрационных знаков, технических талонов или технических паспортов, нумеруются и подшиваются в отдельные дела в очередности, соответствующей записям в книге учета регистрации машин, и хранятся в государственной инспекции по надзору за техническим состоянием машин и оборудования Минсельхозпрода 3 года, книга выдачи удостоверений тракториста-машиниста и талонов к ним - 60 лет (пп.43 и 44 Правил государственной регистрации и государственного учета колесных тракторов, прицепов к ним и самоходных машин, их снятия с государственного учета и внесения изменений в документы, связанные с государственной регистрацией колесных тракторов, прицепов к ним и самоходных машин, утв. постановлением Совмина от 30.04.2008 № 630).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 марта 2022 г. п.44 Правил № 630 исключен постановлением Совмина от 25.03.2022 № 175. С 8 сентября 2023 г. следует руководствоваться п.43 Правил № 630 в ред. постановления Совмина от 03.06.2023 № 366.

4. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных выше, и НПА определяются центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации и отражаются в протоколе заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии).

Порядок уничтожения дел с документами по осуществлению административных процедур

По истечении сроков хранения документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства (п.26 Инструкции № 39).

На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Уничтожение документов и дел, включенных в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, производится за те годы, за которые в организации подготовлены сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) постоянного хранения и по личному составу, утвержденные и согласованные в установленном порядке (гл.16 Инструкции № 4 и гл.13 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.13 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

Хранение документов в организации.