Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Гриф приложения и гриф утверждения при оформлении распорядительных документов

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

19.08.2021

Рассмотрели особенности оформления реквизитов «Гриф приложения» и «Гриф утверждения» на распорядительных документах.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, постановления, решения (п.10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Требования к оформлению реквизита «Гриф приложения» закреплены в:

1) Инструкции по делопроизводству (п.58);

2) СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83 (подп.7.23 п.7).

Гриф приложения

Гриф приложения проставляется на документе, прилагаемом к основному документу (приказу, расположению и др.), и указывает на связь этого приложения с основным документом. Гриф приложения помещается в правом верхнем углу первого листа приложения на расстоянии 100 мм от границы левого поля.

Гриф приложения состоит из:

• слова «Приложение»;

• порядкового номера приложения (указывается арабскими цифрами без знака №);

• названия вида документа в дательном падеже;

• автора, даты и регистрационного индекса названия вида основного документа.

Пример     Приложение 2 к приказу директора общества 26.07.2021 № 85

Составные части реквизита «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

При этом в тексте распорядительного документа не оформляется «Отметка о наличии приложения» в качестве самостоятельного реквизита. Сведения о наличии приложения даются в тексте с использованием слов и выражений: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «...представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

Гриф утверждения

На приложениях к утверждающим их распорядительным документам и протоколам вместо грифа приложения проставляется гриф утверждения, так как реквизиты «Гриф приложения» и «Гриф утверждения» являются взаимоисключающими, то есть на одном документе может быть оформлен только один из указанных реквизитов.

В связи с этим на приложениях, утверждаемых распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением, решением, указанием) или протоколом, вместо грифа приложения оформляется гриф утверждения.

Гриф утверждения оформляется на приложениях и в тех случаях, когда в тексте утверждающего документа использованы формулировки: «Утвердить прилагаемый...» или «Утвердить... (прилагается)».

Распорядительный документ об утверждении другого документа целесообразно составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с его внедрением, размножением, доведением до сведения и т. п.).

Документы могут утверждаться и протоколом коллегиального органа, комиссии.

При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из:

• слова «УТВЕРЖДЕНО»;

• названия вида документа в именительном падеже;

• его даты;

• регистрационного индекса.

Пример     УТВЕРЖДЕНО Приказ директора общества 25.06.2021 № 15

Гриф приложения в НПА

Гриф приложения в НПА оформляется в соответствии с требованиями нормотворческой техники, содержащимися в приложении к Закону от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

Так, приложения поясняют или дополняют содержание нормативных предписаний акта и являются его частью, вынесенной для удобства пользования за текст акта (утвержденного акта). В виде приложений, как правило, оформляются таблицы, перечни, формы документов, графики, карты, схемы и другие положения, поясняющие или дополняющие содержание нормативных правовых предписаний акта.

В грифе приложения указываются:

• слово «Приложение» (с прописной буквы);

• порядковый номер приложения, если акт содержит несколько приложений (арабскими цифрами без знака №);

• вид акта, к которому относится приложение, в дательном падеже;

• дата принятия (издания), регистрационный номер акта, к которому относится приложение (за исключением законов).

Приложение должно иметь название, которое связывает его с текстом акта и отражает основное содержание приложения. В названии первое слово (слова) печатается прописными буквами и располагается от левого края строки, а в отношении форм документов (заявлений, актов, книг, журналов и другого) - по центру строки.

Пример Установить перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения согласно приложению 1.     Приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 № 140 ПЕРЕЧЕНЬ типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (п.4 Требований нормотворческой техники).

Обратите внимание! На документах, пересылаемых с сопроводительными письмами (распорядительных, организационных, планово-отчетных и др.), гриф приложения не оформляется.