Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Особенности разработки должностных инструкций в учреждении образования

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

18.10.2021

Должностная инструкция необходима для организации труда работника учреждения образования, рационального использования труда, поддержания трудовой дисциплины. Как ее грамотно составить, пояснил автор.

Должностная инструкция:

• составляется по каждой штатной должности, действующей в учреждении;

• носит обезличенный характер;

• объявляется работнику под подпись при заключении трудового договора (контракта), в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Подготовительный этап

Перед тем как приступить к разработке должностных инструкций работников, целесообразно разработать и утвердить в учреждении правила (положение) разработки, согласования и утверждения должностных инструкций либо в виде отдельного документа, либо включить его отдельным разделом в локальную инструкцию по делопроизводству в учреждении.

Дополнительно по теме • Положение о порядке разработки и управления должностными инструкциями (пример).

Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении (отделе). Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать четкое представление о том, чем данная работа отличается от других работ.

Ответственность за разработку должностных инструкций в учреждении образования, как правило, возлагается на инспектора отдела кадров согласно должностной инструкции, а в структурных подразделениях (отделах) - на лиц, ответственных за ведение делопроизводства, под непосредственным контролем кадровой службы.

Разработка должностной инструкции

Этапы разработки должностной инструкции

При разработке должностных инструкций в учреждении образования следует руководствоваться:

• ТК;

• ОКРБ 014-2017 «Занятия», утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 24.07.2017 № 33;

• Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь;

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41;

• выпуском 28 ЕКСД «Должности служащих, занятых в образовании», утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 29.07.2020 № 69.

Структура и содержание

Структура должностной инструкции состоит из разделов:

• «Общие положения»;

• «Должностные (профессиональные) обязанности»;

• «Права»;

• «Взаимоотношения (связи по должности)»;

• «Оценка работы и ответственность».

Однако при необходимости должностная инструкция может включать и другие разделы, например «Функции», «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».

Оформляется должностная инструкция на общем бланке формата А4 и имеет установленный состав реквизитов:

1) наименование вышестоящей организации;

2) наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный индекс;

6) место составления документа;

7) гриф утверждения;

8) заголовок к тексту;

9) текст;

10) подпись;

11) визы;

12) отметка об ознакомлении.

Пример Комитет по образованию Мингорисполкома   Государственное учреждение образования «Гимназия № __ г. Минска»   ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ   ________ № ___   г. Минск   <...>

Заголовок должностной инструкции согласовывается в дательном падеже с наименованием документа и пишется со строчной буквы от границы левого поля.

Пример Должностная инструкция (кому?) учителю начальных классов. Должностная инструкция (кому?) проректору по учебной работе.

Текст инструкции делится на разделы и включает общие положения, функции, должностные (профессиональные) обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности), оценку работы.

Тексты сложных по содержанию инструкций делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, а подпункты - на абзацы. В больших по объему инструкциях пункты могут объединяться в главы (п.73 Инструкции по делопроизводству).

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пример ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Пример 2.1. 2.2. 2.3.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, без точки в конце и подчеркивания. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Педагог-организатор выполняет», «Учитель организует», «Референт составляет» и т. д.

Согласование и утверждение

Порядок согласования инструкций устанавливается руководителем учреждения образования.

Как правило, инструкции согласовываются с юридической службой, а также с руководителем соответствующего структурного подразделения (отдела) или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности учреждения.

Реквизиты согласования, визы оформляются в соответствии с требованиями пп.60, 61 Инструкции по делопроизводству.

После процедуры согласования инструкция утверждается руководителем учреждения образования.

Пример     УТВЕРЖДАЮ Директор школы № ___ г. Гродно Подпись А.Р.Зуева 01.08.2021

После подписания и утверждения должностная инструкция должна быть зарегистрирована (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству) в журнале регистрации внутренних документов либо в журнале регистрации должностных инструкций (при наличии).

Дополнительно по теме • Приказ об утверждении формы журнала регистрации должностных (рабочих) инструкций.

Журнал регистрации должностных инструкций ведет инспектор по кадрам (либо иной работник согласно его должностной инструкции).

Обратите внимание! Должностная инструкция не сшивается, листы в ней не нумеруются, печатью не заверяется.

Ознакомление

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под подпись, которую располагают на последнем листе документа ниже подписи руководителя учреждения и виз согласования.

Пример   С инструкцией ознакомлен(а) Подпись А.М.Бородина 01.08.2021

На усмотрение учреждения можно также использовать для ознакомления:

• лист ознакомления - в случае отсутствия необходимого места для ознакомления на самом документе;

• журнал учета ознакомления работников с должностными инструкциями.

Дополнительно по теме • Варианты оформления ознакомления с должностной инструкцией (пример).

Хранение

Должностная инструкция может храниться в отдельном деле или в личном деле работника.

Однако у личных дел и должностных инструкций разные сроки хранения:

• у должностных инструкций - 50 лет (после замены новыми) (п.30 Перечня № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.31 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь;

• копий должностных инструкций - 3 года (п.57 главы 6 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36;

• журнала регистрации должностных инструкций - 3 года (п.103 Перечня № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.123 Перечня № 140 в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Пересмотр и изменение инструкций

В содержание должностной инструкции вносятся изменения, с которыми работник также должен быть ознакомлен под подпись, в случаях:

• изменений в законодательстве;

• изменения организационной структуры учреждения образования;

• изменения штатного расписания учреждения;

• перераспределения функций между должностными лицами и подразделениями учреждения.

Должностную инструкцию целесообразно пересматривать не реже одного раза в 3-5 лет.

После замены должностной инструкции она подлежит передаче в архив учреждения, где включается в сводную опись дел по личному составу.