Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Разрабатываем инструкцию по делопроизводству для организации здравоохранения, санатория
25.01.2022
Для закрепления порядка работы с документами в организации здравоохранения, санатории должен быть разработан и утвержден ЛПА - инструкция по делопроизводству. Автор разъяснил:
• кто должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству;
• структуру инструкции по делопроизводству;
• что включать в приложения;
• каков порядок согласования и утверждения такой инструкции.
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь. |
Ее действие распространяется на государственные органы, иные организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п.1 Инструкции по делопроизводству).
Кто должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству
Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации возлагаются на службу ДОУ (ч.1 п.6 Инструкции по делопроизводству).
 |
Справочно При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специального работника, который назначается приказом руководителя (ч.4 п.6 Инструкции по делопроизводству). |
В организациях здравоохранения функции службы ДОУ выполняет как соответствующее структурное подразделение (приемная, канцелярия и др.), так и уполномоченное должностное лицо. При этом в процессе создания инструкции по делопроизводству должны принимать участие:
• кадровая служба;
• заведующий архивом (лицо, ответственное за архив);
• другие работники организации здравоохранения, задействованные в работе с документами.
Работники, участвующие в разработке инструкции организации, должны знать НПА, регламентирующие вопросы делопроизводства, и методические рекомендации по ее разработке.
Также для разработки инструкции учреждения можно привлечь специалистов сторонней организации, специализирующихся на оказании подобных услуг.
Структура инструкции по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству не устанавливает жесткой структуры для инструкции организации. Таким образом, ее структуру определяют сами разработчики. При этом в инструкции учреждения должны учитываться требования, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству (ч.1 п.4 Инструкции по делопроизводству).
На практике это часто приводит к полному копированию Инструкции по делопроизводству с незначительными доработками под специфику организации. В результате получаются многостраничные и неэффективные документы.
Инструкция по делопроизводству организации должна последовательно отражать особенности всех стадий работы с документами: от их создания или получения до исполнения, отправки и (или) передачи в архив. При этом универсальные нормы (например, правила составления описей дел или номенклатуры дел) дословно включать в нее нецелесообразно: достаточно сделать отсылку к соответствующим главам (пунктам) Инструкции по делопроизводству.
 |
Обратите внимание! Цель разработки инструкции организации - отразить особенности работы с документами, сложившиеся традиции и практики, а не переписать и утвердить Инструкцию по делопроизводству. |
Структура инструкции медучреждения
| Название части | Состав глав частей | Содержание информации в главе |
| Вводная | Общие положения | - сфера действия инструкции организации; - цели и причины разработки инструкции организации; - НПА, методические документы, на основании которых разработана инструкция организации; - должностные лица (структурные подразделения), ответственные за общее руководство делопроизводством в учреждении здравоохранения; - ответственность за несоблюдение требований за общее руководство делопроизводством |
| Основная | Подготовка и оформление документов | - виды бланков и порядок их использования; - правила подготовки и оформления отдельных видов документов (с определением состава создаваемых в организации здравоохранения документов, порядка согласования, утверждения, подписания и др.); - порядок использования и хранения печатей и штампов |
| Организация работы с документами и документооборота | - порядок работы с входящими документами; - порядок работы с исходящими документами; - порядок работы с внутренними документами; - порядок формирования дел | |
| Регистрация и контроль исполнения документов | - порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе форма регистрации документов (журнальная или карточная, электронная или бумажная)); - технология и порядок контроля исполнения документов и поручений | |
| Хранение документов | - составление и применение номенклатуры дел; - порядок формирования дел; - организация оперативного хранения документов; - порядок оформления дел; - порядок составления описей дел; - порядок передачи документов и дел в архив организации; - проведение экспертизы ценности документов; - уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения | |
|
Дополнительные главы (разделы) | ||
| Основная | Порядок работы с документами по личному составу (кадровой документацией) | Указанные вопросы также могут быть изложены или в соответствующих главах инструкции организации, или же в отдельной главе либо в отдельных ЛПА организации (положении, инструкции) |
| Порядок работы с документами в электронном виде | ||
| Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с грифом «Для служебного пользования» |
При наличии таковых в организации здравоохранения | |
| Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и др. | ||
Состав приложений к инструкции организации
(зависит от содержания разделов (глав))
| Образцы бланков документов (общего, для письма, приказа и др.) |
| Унифицированные формы основных видов документов (приказ по основной деятельности, приказ по личному составу, письмо, справка, докладная записка и др.) |
| Перечень документов, подлежащих утверждению главным врачом (директором) или его заместителями |
| Перечень документов, на которых проставляется печать с изображением Государственного герба |
| Перечень документов, не подлежащих регистрации, и др. |
 |
Дополнительно по теме • Инструкция по делопроизводству учреждения здравоохранения, не являющегося источником комплектования государственного архива (пример). |
Порядок согласования и утверждения инструкции по делопроизводству
Инструкцией по делопроизводству предусмотрены особенности согласования инструкции организации, если медицинская организация:
✓ является источником комплектования государственного архива;
✓ не является источником комплектования государственных архивов.
Так, инструкции организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
Инструкции организаций, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, утверждаются руководителями организаций после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»
Если медорганизация не является источником комплектования государственных архивов, инструкция утверждается их руководителем после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии) (ч.2 п.5 Инструкции по делопроизводству), например с экспертной комиссией главного управления по здравоохранению Минского областного исполнительного комитета.
Инструкция организации утверждается руководителем (главным врачом, директором) организации здравоохранения одним из способов:
1) посредством проставления должностным лицом (главным врачом, директором или их заместителями) в грифе утверждения собственноручной подписи.
 |
Пример
|
При утверждении инструкции по делопроизводству, составленной не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации (ч.7 п.52 Инструкции по делопроизводству).
|
|
Пример
|
2) издания распорядительного документа (приказа главного врача, директора).
Инструкция организации утверждается распорядительным документом (приказом), как правило, в случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, иные действия, связанные с ее применением.
При утверждении документа посредством издания распорядительного документа гриф утверждения состоит из:
• слова «УТВЕРЖДЕНО»;
• названия вида документа в именительном падеже;
• его даты и регистрационного индекса (ч.11, 12 п.52 Инструкции по делопроизводству).
|
|
Пример
|
|
|
Дополнительно по теме • Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждении здравоохранения (пример). |
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (ч.2, 3 п.52 Инструкции по делопроизводству).
|
|
Справочно При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Гриф утверждения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт (ч.1 п.81 Инструкции по делопроизводству). Реквизит «Гриф утверждения» оформляется на компьютере от 5-го положения (отступа в миллиметрах от границы левого поля), что составляет 100 мм от границы левого поля (абз.7 п.83, ч.4 п.84 Инструкции по делопроизводству). |
Срок хранения инструкции по делопроизводству
Инструкция организации хранится в организациях:
• являющихся источниками комплектования государственных архивов, - постоянно;
• не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - до замены новой (п.28.1 Перечня № 140).
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 января 2023 г. следует руководствоваться подп.29.1 п.29 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 11.01.2023 № 1. Комментарии см. здесь. |
Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству
Основными критериями, определяющими необходимость переработки или внесения изменений (дополнений) в инструкцию по делопроизводству, является ее соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству, а также наличие потребности у учреждения здравоохранения изменить закрепленный порядок работы с документами.
Если в действующей инструкции организации надо изменить отдельные ее положения (пункты, части, предложения и др.), то главный врач (директор) организации здравоохранения издает приказ о внесении изменений (дополнений) в инструкцию организации.
|
|
Пример «Внести в Инструкцию по делопроизводству следующие изменения и дополнения: 1. Пункт 15 изложить в следующей редакции: _____________________________. 2. Часть первую пункта 111 исключить. 3. Главу 6 изложить в следующей редакции: ________________________________.». |
Если инструкция организации требует более кардинальной переработки, то целесообразно разработать и утвердить новую инструкцию учреждения в порядке, аналогичном для утверждения инструкции по делопроизводству.
|
|
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами. |