Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Реквизит «Гриф согласования» на организационно-распорядительных документах

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

22.03.2022

В материале разъяснены:

Приводятся примеры оформления грифа.

Понятие «Гриф согласования»

При оформлении грифа следует руководствоваться:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др.

Гриф согласования - реквизит документа, отражающий согласие организации или ее органа, не являющихся автором документа, с его содержанием (подп.3.2.16 п.3 СТБ 2059-2013).

Грифом согласования оформляется внешнее согласование, то есть согласование документов, подготовленных в одной организации и затрагивающих интересы других.

Согласование локальных правовых актов с профсоюзом организации также оформляется грифом согласования.

На одном документе могут быть помещены и визы и гриф согласования.

Способы согласования

Документ может согласовываться двумя способами:

1) проставлением должностным лицом в грифе согласования собственноручной подписи.

Гриф согласования состоит из:

- слова «СОГЛАСОВАНО»;

- наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации);

- собственноручной подписи, ее расшифровки;

- даты согласования (ч.3 п.60 Инструкции № 4).

Поскольку сведения об организации, согласующей документ, содержатся только в самом реквизите «Гриф согласования», в нем указывается полное наименование этой организации.

Пример СОГЛАСОВАНО Генеральный директор республиканского инновационного унитарного предприятия «Научно-технологический парк БНТУ "Политехник"» Подпись Ю.Г.Алексеев 14.03.2022

 

Обратите внимание! Дата (день месяца) согласования в грифе согласования проставляется должностным лицом, согласовавшим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (ч.4 п.46 Инструкции № 4);

2) составлением отдельного документа (путем направления письма, составления протокола).

Гриф согласования состоит из:

- слова «СОГЛАСОВАНО»;

- названия вида документа (названия документа) в именительном падеже;

- его даты и регистрационного индекса.

Пример СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертно- методической комиссии государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» 14.03.2022 № 16   или   СОГЛАСОВАНО Письмо государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» 14.03.2022 № 1-22/354

Место и порядок расположения грифа

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля (ч.4 п.60 Инструкции № 4).

Слово «СОГЛАСОВАНО» указывается прописными буквами без кавычек, пробелов и двоеточия. Независимо от уровня организации, с которой согласовывается документ (вышестоящей или подчиненной (входящей в состав, систему)), гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись».

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Пример СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии закрытого акционерного общества «М» 14.03.2022 № 16 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертно- методической комиссии государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» 14.03.2022 № 16

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля) (ч.1 п.85 Инструкции № 4).

Пример СОГЛАСОВАНО Директор открытого акционерного общества «Знамя» Подпись А.Н.Зубко 14.03.2022 СОГЛАСОВАНО Директор государственного учреждения образования «Средняя школа № 1 г. Бреста» Подпись А.К.Шаталова 14.03.2022     СОГЛАСОВАНО Директор учреждения «Государственный архив Брестской области» Подпись Г.Г.Стоянов 14.03.2022

Оформление листа согласования

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования.

Пример Лист согласования прилагается. Подпись 14.03.2022

Форма листа согласования из Инструкции № 4 исключена. Однако его можно оформлять по ранее действующим нормам.

Пример ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ _________________________________ (наименование вида документа)   СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) Подпись Расшифровка подписи Дата   СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) Подпись Расшифровка подписи Дата       СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) Подпись Расшифровка подписи Дата   СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) Подпись Расшифровка подписи Дата

На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование проектов НПА

Отличается от общего порядка оформление внешнего согласования проектов нормативных правовых актов.

Так, согласование проекта НПА осуществляется в письме на бумажном носителе или в виде электронного документа путем выражения государственным органом (организацией) согласия или несогласия с предписаниями проекта нормативного правового акта (ч.2 п.3 ст.46 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

Сам реквизит имеет наименование «Отметка о согласовании». Требования к его оформлению содержатся в приложении к Закону № 130-З.

Отметка о согласовании состоит из:

• слова «СОГЛАСОВАНО»;

• наименований государственных органов (организаций), с которыми согласовывался проект документа, без указания его даты и регистрационного индекса.

Пример Министерство юстиции Республики Беларусь

Внешнее согласование электронных документов

Реквизит «Гриф согласования» включается в общую часть проекта электронного документа и подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) с применением личного ключа, владельцем которого является организация или лицо, ответственное за подготовку проекта электронного документа.

Согласование проекта электронного документа подтверждается путем подписания общей части проекта электронного документа ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является согласующая организация либо лицо, уполномоченное осуществлять согласование.

В случае доработки проекта электронного документа по замечаниям организаций он повторно направляется на согласование.

После получения от согласующих организаций электронных цифровых подписей все ЭЦП включаются в особенную часть электронного документа или формируется лист согласования с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления (п.36 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.36 Инструкции № 19 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Указанный порядок не получил в настоящее время широкого применения на практике. Как правило, внешнее согласование электронных документов осуществляется с помощью специальных программных средств посредством использования специальных форматов обмена.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством не установлено иное (ч.3 п.222 Инструкции № 4).

Таким образом:

• в отношении проектов электронных документов внешнее согласование осуществляется только с использованием ЭЦП;

• для проектов документов в электронном виде допускается внешнее согласование по соглашению сторон.

Порядок внешнего согласования документов в электронном виде и оформления реквизита «Гриф согласования» должен быть закреплен в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству организации.

• Всё по одной теме. Оформление документов в организации.