Материал помещен в архив

Оформление информационно-справочных документов: докладная записка, представление, заявление, справка

Диана Василевская
специалист по делопроизводству

28.03.2022

Справочно-информационные документы относятся к организационно-распорядительной документации и сообщают необходимую для принятия управленческого решения информацию, инициируют его принятие. К ним относятся акт, докладная записка, представление, заявление, справка, протокол и др.

В материале рассматривается на примерах составление:

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов (ч.3 п.19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно Внутренние документы - это документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации (подп.3.2.27 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Большинство справочно-информационных документов - внутренние документы. Соответственно, их допускается оформлять не на бланках.

Докладная записка

Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству).

Виды докладных записок (пп.119-122 Инструкции по делопроизводству)

Обязательные реквизиты докладной записки:

• наименование организации или наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа;

• дата документа и регистрационный номер;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (при необходимости);

• подпись.

Справочно В унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41, содержатся формы докладных записок: • о переводе на другую работу (перемещении на новое рабочее место); • об отзыве из отпуска; • о поощрении; • о нарушении трудовой дисциплины; • о командировании.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей (п.121 Инструкции по делопроизводству).

Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

Пример В соответствии с подп.4.2 п.4 приказа Министерства образования Республики Беларусь от 17.05.2021 № 378 «Об организации оздоровления детей в летний период 2021 года» необходимо организовать информирование законных представителей несовершеннолетних обучающихся о деятельности в летний период оздоровительных лагерей.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Пример На основании вышесказанного прошу рассмотреть вопрос о привлечении О.В.Щукиной, мастера производственного обучения, к дисциплинарной ответственности и объявить замечание.

В текст докладной записки рекомендуется использовать устойчивые обороты: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа...», «В соответствии с планом...» и т. п.

В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т. д.) или сделать выводы: «Считаю необходимым...», «Прошу...» и т. п.

Датой докладной записки является дата ее подписания (п.123 Инструкции по делопроизводству).

Докладная записка о премировании (внутренняя) (пример)

Докладная записка о результатах вступительной кампании (внешняя) (пример)

Дополнительно по теме • Докладная записка в делопроизводстве: каталог форм.

Представление

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, переводе или поощрении работника организации.

Оформление представлений осуществляется по тем же правилам, что и докладных записок.

Необходимость подготовки представлений обусловлена некоторыми нормативными правовыми актами. Например, представление о награждении Грамотой или Почетной грамотой направляется в Минобразования за месяц до вручения (п.11 Положения о Грамоте Министерства образования Республики Беларусь и Почетной грамоте Министерства образования Республики Беларусь, утв. постановлением Минобразования от 18.08.2006 № 82).

Справочно В УСОРД содержатся формы поощрения: • о переводе на другую работу; • о поощрении.

Представление о поощрении (пример)

Заявление

Заявление - это документ, содержащий просьбу о чем-либо (например, о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.).

Необходимость подготовки заявлений в различных ситуациях может быть предусмотрена НПА.

Например, заявление о приеме на работу оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке (п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2, предусматривает необходимость включения в состав личного дела заявления о приеме на работу).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Заявления должны содержать следующие реквизиты:

• название вида документа (указывается в левом верхнем углу);

• дату и регистрационный индекс (располагаются ниже названия вида документа);

• адресат (располагается в правом верхнем углу в родительном падеже);

• заявитель (указывается ниже адресата в родительном падеже);

• текст заявления;

• подпись.

Справочно В УСОРД содержатся формы заявлений: • об изготовлении печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь; • о приеме на работу; • о переводе на другую работу и др.

Дополнительно по теме • Заявление в делопроизводстве: каталог форм.

Справка

Справка - это информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п.124 Инструкции по делопроизводству).

Виды справок (пп.125-129 Инструкции по делопроизводству)

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Пример По состоянию на 21.03.2022 За период с 01.01.2022 по 01.07.2022

В личных справках заголовок допускается не указывать (ч.4 п.127 Инструкции по делопроизводству).

Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения.

Обратите внимание! Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает» (ч.1 п.128 Инструкции по делопроизводству).

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством порядке.

Так, НПА утверждены типовые формы справок:

• о том, что гражданин является обучающимся, и др. - постановление Минобразования от 21.06.2012 № 67 «Об установлении типовых форм справок»;

• о месте работы, службы и занимаемой должности и др. - постановление Минтруда и соцзащиты от 05.10.2010 № 140.

Датой справки является дата ее подписания (п.131 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Справка в делопроизводстве: каталог форм.