Материал помещен в архив

Алгоритм установления совмещения должности главного бухгалтера

Светлана Семенихина
юрист

28.06.2022

Ситуация Из организации увольняется главный бухгалтер. Кому из сотрудников можно поручить временное осуществление трудовых функций по указанной должности, не освобождая при этом от выполнения своей основной работы? Как правильно это оформить?

Если дополнительную трудовую функцию по должности главного бухгалтера работник осуществляет в течение рабочего дня, изначально установленного для выполнения основной работы, то это совмещение должности служащего.

Алгоритм установления совмещения для такой ситуации включает следующие этапы:

Шаг 1. Подберите кандидата, который будет совмещать должность главного бухгалтера

На должность главного бухгалтера (за исключением общественно значимой организации) может быть назначен работник, имеющий высшее образование по специальностям:

• 1-25 01 04 «Финансы и кредит»;

• 1-25 01 07 «Экономика и управление на предприятии»;

• 1-25 01 08 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит (по направлениям)»;

• 1-25 01 11 «Аудит и ревизия»

или среднее специальное образование по специальностям:

• 2-25 01 31 «Финансы»;

• 2-25 01 32 «Банковское дело»;

• 2-25 01 34 «Страховое дело»;

• 2-25 01 35 «Бухгалтерский учет, анализ и контроль»

и стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета и составлением бухгалтерской и (или) финансовой отчетности, не менее 3 лет (выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утв. постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159).

Эти требования распространяются как на постоянных, так и на временных работников (в том числе в порядке совмещения).

Шаг 2. Уведомьте работника об установлении совмещения

Законодательство о труде не относит установление совмещения к изменению существенных условий труда. Вместе с тем совмещение наниматель может установить только при согласии работника.

Для этого на имя сотрудника, которому планируется поручить совмещение, оформляется письменное уведомление, где отражается наименование совмещаемой должности и размер доплаты.

Шаг 3. Получите согласие работника на совмещение

Согласие работника на установление совмещения может быть оформлено путем собственноручного проставления соответствующей записи на бланке уведомления либо путем подачи отдельного заявления на имя нанимателя.

Шаг 4. Ознакомьте работника с должностной инструкцией главному бухгалтеру

Работник, которому поручается совмещение должен быть ознакомлен под подпись с порученной работой (п.2 ч.1 ст.54 ТК).

Ознакомление работника с должностной инструкцией, как правило, подтверждается отметкой «С инструкцией ознакомлен(а)». Отметку проставляют на последнем листе инструкции вместе с подписью работника, расшифровкой подписи и датой ознакомления.

Шаг 5. Внесите изменения в трудовой договор, заключенный с работником

Поскольку условие о трудовой функции работника - это обязательное условие трудового договора, то при установлении совмещения указанное изменение следует внести в трудовой договор путем оформления дополнительного соглашения к нему (п.3 ч.2 ст.19 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться п.3 ч.2 ст.19 ТК с учетом изменений, внесенных Законом от 29.06.2023 № 273-З. Комментарии см. здесь.

Шаг 6. Издайте приказ об установлении совмещения

Установление совмещения оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. В нем надо указать наименование совмещаемой должности, размер доплаты за совмещение, а также период его установления.

Шаг. 7. Прием-передача дел от увольняющегося главного бухгалтера работнику, который будет осуществлять совмещение по указанной должности; проведение инвентаризации

Прием-передача дел при смене главного бухгалтера отражается в акте.

Акт оформляют с соблюдением требований, установленных пп.112-116 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно В акте также следует отразить факт передачи увольняющимся главным бухгалтером печати организации, различных фирменных штампов, ключей от сейфа и бухгалтерии, ключей от системы «Клиент-Банк».

При смене материально ответственных лиц обязательно проведение инвентаризации активов и обязательств организации (п.2 ст.13 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

При увольнении главного бухгалтера малого предприятия возможно провести инвентаризацию всего имущества и обязательств. В крупных компаниях допустима выборочная проверка (например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений и расходов).

Результаты инвентаризации оформляют актами и описями, составленными в трех экземплярах. Один из них остается в бухгалтерии, а два других передают увольняющемуся главному бухгалтеру и работнику, который будет совмещать эту должность.

Шаг 8. Проведите инструктажи по охране труда

Работники, совмещающие несколько должностей (профессий), должны быть обучены по вопросам охраны труда, пройти инструктаж, стажировку и проверку знаний по вопросам охраны труда по совмещаемым должностям (профессиям), если это требуется по совмещаемым должностям (профессиям) (п.4 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 175).

То есть с совместителем необходимо провести вводный инструктаж и первичный инструктаж на рабочем месте и отразить это в соответствующих журналах.

Шаг 9. Дополнительные действия, связанные со сменой главного бухгалтера

После завершения приема-передачи дел, увольнения главного бухгалтера и установления совмещения по этой должности:

• сообщите о смене главного бухгалтера в налоговую инспекцию, приложив к уведомлению, заверенному печатью организации, копию приказа (или выписку) об установлении совмещения за подписью руководителя, а также паспортные данные работника, который будет осуществлять совмещение должности главного бухгалтера;

• оформите новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации имеются счета;

• со дня приема дел заведите недостающие учетные регистры;

• исправьте ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности (при наличии таковых);

• при необходимости подайте уточненные декларации.