Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

23.03.2023

ВОПРОС

Какой порядок формирования в дело, хранения штатного расписания?

ОТВЕТ

Формирование в дело штатного расписания зависит от способа его утверждения.

Штатное расписание является организационным документом в организации.

Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним (ч.6 п.172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Таким образом, если штатное расписание утверждается:

1) руководителем организации, то оно является отдельным документом и формируется в самостоятельное дело, которое включается в номенклатуру дел под самостоятельным индексом.

Пример   Индекс дела (тома, части) Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню* Примечание 1 2 3 4 5 …         10-05 Штатные расписания предприятия на 2023 год   30 лет п.33     * Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста от 24.05.2012 № 140);

2) распорядительным документом или протоколом заседания коллегиального органа управления, то оно является приложением к утверждающему документу.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся (ч.4 п.170 Инструкции № 4).

В таком случае штатное расписание формируется в дело с распорядительными документами или протоколами заседания коллегиального органа управления как приложение к ним.

Для удобства использования может быть заведено отдельное дело с копией штатного расписания.

Дополнительно по теме • Дела с копиями документов: отражаем правильно в номенклатуре дел.

Пример   Индекс дела (тома, части) Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню Примечание 1 2 3 4 5 …         10-04 Приказы директора предприятия по основной деятельности   Постоянно п.21.1   10-05 Штатное расписание предприятия на 2023 год. Копия   3 года п.33 Подлинники в юридическом отделе (дело 10-04)