Экспертиза ценности документов: основные аспекты

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

03.05.2023

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы независимо от вида носителя информации, образующиеся в процессе деятельности госорганов, иных организаций и ИП.

Основные ее аспекты рассмотрели в материале в таблице.

Показатель	Содержание		Норма НПА
Понятие	Экспертиза ценности документов - определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение		Пункт 47 Правил работы архивов, государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143
Срок проведения	Ежегодно		Пункт 50 Правил № 143
Основания проведения	1. Нормативные правовые акты: - Закон от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»; - Правила № 143 (гл.7-9); - Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (гл.12); - Правила работы с научно-технической документацией в организациях, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 06.11.2003 № 38 (гл.21-26). От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 июля 2024 г. гл.22-26 Правил № 38 исключены постановлением Минюста от 30.04.2024 № 24; - Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (пп.78, 79). 2. Локальные правовые акты, устанавливающие перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных госорганизаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов), перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, а также иных актов законодательства
Где и для чего проводится	в делопроизводстве	в архиве организации	Пункты 51, 64 Правил № 143
	При: 1) составлении номенклатуры дел; 2) подготовке дел к передаче на хранение в архив организации. Формы документов - Протокол заседания экспертной комиссии о согласовании проекта номенклатуры дел (пример)	При: 1) отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в госархив (в организации, являющейся источником комплектования госархива); 2) при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли. Дополнительно по теме - Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения. - Экспертиза ценности документов в архиве организации
Кто проводит	Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) либо лицо, выполняющее функции службы ДОУ, совместно с: - Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) - в госорганах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации, а в иных организациях - экспертной комиссией (ЭК)); - работниками структурных подразделений; - работниками архива, осуществляющими методическое руководство	Работники архива совместно с ЦЭК (ЭК)	Пункты 58, 63 Правил № 143
	Обратите внимание! Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования ЭК. Дополнительно по теме - Экспертиза ценности документов: порядок проведения		Часть 1 ст.10 Закона № 323-З
Экспертная комиссия: состав, порядок работы	Экспертная комиссия (ЦЭК) создается в составе не менее трех человек. Председателем ЭК (ЦЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. Дополнительно по теме - Замдиректора на предприятии нет. Может ли быть председателем экспертной комиссии (ЭК) для отбора документов на хранение директор предприятия? - Должна ли организация согласовать решение экспертной комиссии (ЭК) об установлении сроков хранения документов с вышестоящей организацией, если вышестоящей организацией согласовано положение об ЭК, где в функциях есть пункт: «Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке: ...предложений об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями»? В состав ЭК (ЦЭК) организации, являющейся источником комплектования госархива, может включаться работник соответствующего госархива. Персональный состав ЭК утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Экспертная комиссия (ЦЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Формы документов - Приказ о создании экспертной комиссии (пример). - Положение об экспертной комиссии организации, не являющейся источником комплектования государственного архива (пример). Изменения в состав ЭК (исключение работников из состава комиссии, включение новых членов, изменения обязанностей членов комиссии) вносятся приказом руководителя организации. Формы документов - Приказ о внесении изменений в состав экспертной комиссии (пример). Экспертная комиссия (ЦЭК) является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем организации. Заседания ЭК (ЦЭК) и принимаемые решения оформляются протоколами. Дополнительно по теме - Протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления. - Протокол в делопроизводстве: каталог форм		Пункты 53, 54, 57 Правил № 143; п.177 Инструкции № 4
Результат проведения	Составляются: - описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; - акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению		Пункт 179 Инструкции № 4