Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

13.03.2023

Автор разъяснил, как уничтожать документы, дела временного хранения и дела с истекшими сроками хранения и что при этом учесть.

В зависимости от объема организации, специфики ее деятельности эти работы может выполнять:

• один работник;

• несколько структурных подразделений;

• привлекаемые сторонние организации.

Если документационное обеспечение управления организовано в соответствии с НПА в сфере делопроизводства и архивного дела, то уничтожение документов и дел включает в себя только шаги 5-7. Однако только выполнение требований, описанных в шагах 1-4, делает возможным уничтожение документов и дел.

То есть если в организации нет номенклатуры дел, не создана экспертная комиссия и т. д., то необходимо начинать с шага 1.

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения

Шаг 1. Издайте приказ о создании экспертной комиссии. Разработайте положение об экспертной комиссии организации

В каждой организации создается экспертная комиссия (ЭК), которая проводит экспертизу ценности документов.

В организации, имеющей подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Индивидуальные предприниматели не формируют ЭК.

Справочно Основные функции ЭК (ЦЭК): • экспертиза ценности документов и определение сроков их хранения; • ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; • согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; • согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению; • подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством, внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений и др. (п.176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Создается ЦЭК (ЭК) на основании распорядительного документа руководителя организации.

Важная функция ЭК - самостоятельное определение сроков хранения документов, которые не установлены НПА. При этом организации, являющиеся источником комплектования госархива, согласовывают данное решение с соответствующим госархивом при согласовании номенклатуры дел организации. Организации, имеющие вышестоящую организацию, - с ЦЭК вышестоящей организации.

Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

Заседания и принимаемые решения оформляют протоколами.

Дополнительно по теме • Должна ли организация согласовать решение экспертной комиссии (ЭК) об установлении сроков хранения документов с вышестоящей организацией, если вышестоящей организацией согласовано положение об ЭК, где в функциях есть пункт: «Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке: ...предложений об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями»?

Шаг 2. Определите сроки хранения документов и дел

Госорганы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов (ст.4 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений наказываются штрафом до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

Основной НПА, которым руководствуются госорганы, иные организации и ИП при определении сроков хранения документов, - это Перечень № 140. Его действие распространяется на все организации независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности и специфики деятельности.

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных госорганизаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, устанавливаются в ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения.

При этом сроки хранения установлены в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.).

Сроки хранения документов, не отраженных в Перечне № 140, ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, определяют ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или госархивами (для организаций, являющихся источниками комплектования госархивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.165.4 п.165 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Сроки хранения документов также устанавливаются в соответствии с действующими НПА независимо от того, когда были созданы документы и какой срок хранения был закреплен на тот момент.

Кроме того, сроки хранения некоторых документов могут быть установлены непосредственно в НПА.

Пример Акты (служебные записки) и объяснения по проверке допущенных нарушений работником при увольнении его по дискредитирующим обстоятельствам подлежат хранению в организации не менее 5 лет (п.7 Декрета от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Шаг 3. Проведите экспертизу ценности документов

Справочно Экспертиза ценности документов - определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение (п.47 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

• в архиве организации при:

- отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в госархив (в организации, являющейся источником комплектования госархива);

- выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Экспертизу ценности документов в делопроизводстве осуществляет ежегодно служба ДОУ. В организации с небольшой штатной численностью функции службы ДОУ может выполнять один работник, на которого они возлагаются. В экспертизе ценности документов участвует ЭК (ЦЭК) организации, работники структурных подразделений и работники архива, которые осуществляют методическое руководство. Опять же в организации с небольшой штатной численностью это может делать один работник.

Формы документов • Приказ о назначении лица, ответственного за архив (пример).

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подраздеsлениях отбираются дела:

• постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации;

• с временными сроками хранения, подлежащие хранению в структурных подразделениях организации;

• временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации предполагает проведение полистного просмотра документов дел. При полистном просмотре из дел изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения.

В результате проведения экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляют опись дел постоянного хранения структурного подразделения и опись дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения. На их основе документы передают в архив организации (п.179 Инструкции № 4).

Шаг 4. Составьте сводные (годовые разделы) описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу

Для учета документов, имеющих срок хранения свыше 10 лет, в организации должны быть созданы специальные учетные документы.

Такими документами являются сводные (годовые разделы) описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. Они составляются на дела всей организации, то есть всех структурных подразделений организации. Сводные (годовые разделы) описи дел составляют в архиве, если он создан, или лицо, назначенное ответственным за ведение архива.

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке (п.191 Инструкции № 4).

Описи дел составляются отдельно на дела:

• постоянного;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• по личному составу;

• со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

Сводная опись дел включает годовые разделы. В свою очередь годовые разделы составляются на основе описей дел структурных подразделений.

Допускается составлять раздел описи за несколько лет, если в организации в год образуется до 15 дел постоянного хранения (ч.2 п.110 Правил № 143).

Обратите внимание! Только после составления и утверждения сводных описей дел в установленном порядке можно составлять акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению за соответствующие годы (ч.1 п.207 Инструкции № 4).

Шаг 5. Исчислите сроки хранения документов и дел

Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.7 примечаний к Перечню № 140).

Значения пояснений Перечня № 140

В структурных подразделениях могут вестись дела с копиями распорядительных, организационных, договорных и иных документов, первые экземпляры которых формируются в отдельные дела в других структурных подразделениях.

Дополнительно по теме • Дела с копиями документов: отражаем правильно в номенклатуре дел.

Шаг 6. Составьте акт о выделении к уничтожению документов и дел

Порядок составления такого акта установлен гл.16 Инструкции № 4.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения.

Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

На документы с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) составляется отдельный акт (п.209 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Документы могут включаться в акт только за тот год, за который документы постоянного хранения и по личному составу включены в соответствующие сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел).

Акт о выделении документов к уничтожению рассматривается на заседании ЭК (ЦЭК), результаты рассмотрения отражаются в протоколе заседания ЭК организации.

Дополнительно по теме • Должна ли организация согласовать в ЦЭК вышестоящей организации акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, перед утверждением начальником организации, если она не источник комплектования государственного архива? • Что указывать в гр.4 акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, если отсутствуют номенклатуры дел за некоторые годы?

Примеры заполнения граф акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Шаг 7. Внесите изменения в учетные документы архива

Основанием для внесения изменений в учетные документы архива организации является также акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (абз.3 ч.1 п.221 Правил № 143).

Перечень основных учетных документов архива приведен в п.212 Правил № 143.

Сведения о выбытии дел фиксируются в сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и в сводной описи дел по личному составу. В графе «Примечание» описи дела напротив заголовка каждого выбывшего дела указывается «выбыло» (п.119 Правил № 143).

Каждое изменение объема дел в годовом разделе сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в итоговой записи к годовому разделу сводной описи в соответствии с требованиями пп.118, 119 Правил № 143 (ч.4 п.217 Правил № 143).

Также в графе 5 «Примечание» сводной номенклатуры дел проставляется отметка о выделении дела к уничтожению за соответствующий делопроизводственный год (подп.165.5 п.165 Инструкции № 4).

После внесения изменений в учетные документы в актах делается отметка «Изменения в учетные документы внесены», ставится подпись работника, внесшего изменения, и дата. Акты помещаются в дело фонда (ч.2 п.221 Правил № 143).

Шаг 8. Утилизируйте документы и дела

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте (п.212 Инструкции № 4).

Пример Документы в количестве 1 100 (тысяча сто) дел весом 780 кг сданы в ЧУП «Минсккоопвторресурсы» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 02.03.2023 № 16.

Дополнительно по теме • Договор страхования здания, сооружения: заголовок дела и место хранения по номенклатуре дел организации. • В организации собрались документы сроком хранения 1 год и 3 года. Их нужно уничтожить. При оформлении акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, что указывать в акте - на основании чего составляется акт? Истекшие удостоверения уволенных сторожей сдаются как все документы или их нужно утилизировать так, чтобы они не подлежали прочтению и восстановлению? • Когда и как уничтожать служебные удостоверения в негосударственной организации? • Уничтожение документов после налоговой проверки: 4 ответа специалиста на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Налоговая проверка была в 2017 году. Лежат кассовые документы, товарные отчеты, приходы от поставщиков и безнал, банковские документы, списание малоценки с марта 2017 г. Это все нужно хранить до следующей проверки? • Налоговая проверка была в 2015 году. Можно ли уничтожить все документы по 2015 год включительно? • В организации две последние налоговые проверки были: в мае 2014 г. и в июне 2021 г. Однако документы 2014 года проверены не полностью, документы 2015 года не проверялись. Согласно Перечню № 140 срок хранения договоров 3 года после истечения срока их действия и проведения налоговой проверки. Когда можно уничтожить договоры 2014 и 2015 годов? • По истечении срока хранения организация решает не уничтожать дела временного (до 10 лет) хранения, а продолжать хранить их в структурных подразделениях. Необходимо ли прошивать, составлять описи дел на эти дела? • Организация «А» присоединилась к организации «В». Какие документы должна передать организация «А» правопреемнику? Документы, которые хранятся свыше 10 лет, или все документы с момента организации? • Алгоритм передачи документов на хранение при ликвидации организации.