Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Порядок ведения и оперативного хранения личных дел обучающихся колледжа

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий», автор учебного пособия по секретарскому делу

23.10.2023

Как вести и хранить личные дела обучающихся в колледже, автор разъяснил в разделах:

Справочно Учреждением среднего специального образования является колледж (п.2 ст.187 КоО).

Состав документов личного дела обучающегося колледжа

Перечень документов в личном деле обучающихся в колледже установлен п.22 Положения об учреждении среднего специального образования, утв. постановлением Минобразования от 19.08.2022 № 272.

Так, на основе личных дел поступающих (абитуриентов) оформляется личное дело обучающегося, в котором хранятся следующие документы в порядке перечисления:

• внутренняя опись дел.

Справочно Форма внутренней описи документов дела - приложение 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь;

• заявления на имя руководителя учреждения образования, связанные с возникновением, изменением, прекращением образовательных отношений;

• оригинал(ы) документа(ов) об образовании и приложения(й) к нему(ним), документов об обучении, представленные при поступлении (до прекращения образовательных отношений), их копии (после прекращения образовательных отношений);

• экзаменационные листы, письменные работы по вступительным испытаниям;

• копии документов, подтверждающих право поступающего на льготы при приеме (зачислении);

• копия документа об образовании и приложения к нему, выданные по окончании профессионально-технического или среднего специального образования.

Справочно Образцы дипломов о профессионально-техническом образовании, о среднем специальном образовании - в приложениях к постановлению Минобразования от 19.08.2022 № 274;

• справка об обучении (при восстановлении), копия справки об обучении (при прекращении образовательных отношений).

Справочно Форма справки о том, что гражданин является обучающимся, - приложение 1 к постановлению Минобразования от 21.06.2012 № 67.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 30 октября 2024 г. следует руководствоваться приложением 1 к постановлению № 67 в ред. постановления Минобразования от 27.09.2024 № 117;

• книжка успеваемости учащегося (при прекращении образовательных отношений).

Справочно Образец бланка книжки успеваемости учащегося - приложение 2 к Положению № 272;

• копии свидетельств о подготовке, переподготовке, повышении квалификации рабочего (служащего) - в случае присвоения квалификации рабочего (служащего) при освоении содержания образовательной программы среднего специального образования, при освоении образовательной программы профессионально-технического образования по завершении этапа образовательного процесса и прекращения образовательных отношений.

Справочно Образец свидетельства о подготовке, переподготовке, повышении квалификации рабочего (служащего) - приложение 60 к постановлению № 274;

• копии (выписки) из приказов о приеме (зачислении), восстановлении, изменении образовательных отношений, отчислении;

• договоры, справки и иные документы (при необходимости).

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Правила хранения личных дел обучающихся

Порядок ведения, хранения личных дел обучающихся регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

1. Личные дела обучающихся должны храниться отдельно от других дел.

В учебном заведении личные дела обучающихся хранятся в учебной части или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (ч.2 п.213 Инструкции № 4).

2. Дела располагаются на полках в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре (ч.1 п.214 Инструкции № 4).

На корешках обложек каждого дела кроме индексов дел по номенклатуре можно указать фамилию, имя и отчество обучающегося. Последовательность расположения личных дел на полках может соответствовать количеству групп. Личные дела групп можно разделять специальными разделителями по номерам групп.

При рациональной организации оперативного хранения и правильном оформлении обложек дел на поиск любого личного дела затрачивается не более 5 мин.

3. Личные дела обучающихся подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (ч.1 п.20 Инструкции № 2).

4. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел обучающихся, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел (ч.5 п.7 Инструкции № 4, ч.2 п.20 Инструкции № 2).

См. оформление акта приема-передачи документов и дел здесь.

Выдача личного дела обучающегося

Личные дела обучающихся могут выдаваться во временное пользование работникам учебного заведения либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя учреждения образования (ч.1 п.21 Инструкции № 2).

Обратите внимание! При выдаче личного дела обучающегося во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые (ч.2 п.21 Инструкции № 2).

Личные дела другим должностным лицам выдаются с разрешения заместителя директора колледжа по учебной работе.

Выдача внутри организации

Дела сотрудникам подразделений для работы выдаются под расписку или на основании докладной записки.

Личные дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более 1 месяца.

Для контроля за возвратом дел на выданное дело заводится карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19 к Инструкции № 4. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении дела.

Формы документов • Карта-заместитель личного дела обучающегося (пример).

Карта-заместитель дела помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу заметно, какие дела выданы, когда и у кого они находились (находятся).

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано личное дело обучающегося целиком.

Выдача сторонней организации

Сторонней организации документы и дела выдаются на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя учреждения образования.

Если необходимо изъятие документов из дел, то такое изъятие производится только с разрешения руководителя учебного заведения или его заместителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и справки о причинах выдачи подлинника.

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель документа, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции № 4.

Формы документов • Листок-заместитель документа в личном деле обучающегося (пример).

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел обучающихся используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 2 (ч.3 п.21 Инструкции № 2).

Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

Формы документов • Контрольная карточка на выдачу личного дела обучающегося (пример).

Бланки листка-заместителя документа, карты-заместителя дела, контрольных карточек на выдачу личного дела обучающегося должны быть в наличии у каждого сотрудника, ответственного за формирование и хранение дел в структурном подразделении.

Руководитель учебного заведения приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел учащихся. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю (п.22 Инструкции № 2).

Формы документов • Приказ о проведении проверки наличия и состояния личных дел в учреждении образования (колледж) (пример). • Акт проверки наличия и состояния личных дел учащихся в учреждении образования (колледж) (пример).

Документы из дел (в том числе личных дел) по требованию компетентных органов (например, суд, прокуратура и т. д.) могут изыматься только на основании письменных распоряжений этих органов и с разрешения руководителя учреждения образования с обязательным составлением акта изъятия документов и включением в дело на его место заверенной копии изъятого документа.

Справочно Контролирующие (надзорные) органы и проверяющие в пределах своей компетенции вправе изымать у проверяемого субъекта подлинники документов (иные носители информации), имеющих отношение к выявленным нарушениям, а также для проведения экспертизы (исследования) документов, иных носителей информации в целях установления их подлинности на срок, не превышающий срок проведения проверки (кроме случаев передачи подлинников документов (иных носителей информации) в органы уголовного преследования и суды или использования их в качестве источников доказательств по делу об административном правонарушении) либо требовать представления выписок из них или копий (абз.11 п.4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом от 16.10.2009 № 510). Изъятые документы, иные носители информации перечисляются и описываются в акте изъятия либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изъятых документов, иных носителей информации. Копия акта изъятия документов, иных носителей информации вручается под подпись (высылается) проверяемому субъекту, у которого эти документы, иные носители информации были изъяты, или его представителю (п.41 Положения № 510).

После возврата документов и дел в подразделение необходимо полистно проверить содержание личного дела обучающегося, а также состояние документов, выданных во временное пользование, и только после этого вернуть документы и дела на прежнее место.

Дополнительно по теме • Внутренняя опись документов дела учащегося колледжа (пример). • Можно ли из личного дела учащегося по его заявлению выдать документ об образовании (его аттестат)? Чем это регулируется?