Личное дело работника: 5 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо»

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы Бизнес-Инфо

26.02.2024

В сообществе «Бизнес-Инфо» пользователи часто задают вопросы по теме оформления, ведения личного дела работника, заполнения книги учета личных дел.

Ответы на эти вопросы приведены в материале.

Порядок оформления и ведения личных дел работников установлен в:

• Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2;

• Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121.

Вопрос	Ответ
В организацию приняли работника-студента, образование среднее. Можно справку об обучении подшивать в личное дело?	Данный вопрос должен решаться по усмотрению кадровой службы организации. Справка об обучении относится к документам об обучении (подп.2.8 п.2 ст.91 КоО). Инструкция № 2 не запрещает включать в личное дело справку об обучении. Данный вопрос должен решаться по усмотрению кадровой службы организации
Обязательно ли автобиография должна быть написана собственноручно (ручкой) или можно все-таки печатным способом?	Возможно составление с помощью технических средств. Автобиография составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги стандартного формата А4 и подписывается составителем с указанием даты (ч.1 п.14 Инструкции № 2). При этом Инструкция № 2 не содержит информацию о том, что автобиография составляется работником собственноручно
У специалиста организации 11 классов, и он студент. Нужно ли делать копию его аттестата и включать ее в личное дело?	Следует включать. Аттестат об общем среднем образовании (аттестат об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью) относится к документам об образовании (подп.2.2 п.2 ст.90 КоО). Таким образом, копию аттестата об общем среднем образовании следует включить в личное дело данного работника
Нужно ли во внутренней описи документов личного дела в графе «Индекс документа» прописывать номера дипломов, сертификатов о повышении квалификации или только номера приказов?	Следует указывать индекс документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке. При формировании личных дел работников в них включаются копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (абз.6 п.6 Инструкции № 2)
На предприятии ведется книга учета личных дел, в ней много пустых номеров (в книге убрали уволенных работников). Напротив Ф.И.О. работника писали «Уволен», ставили дату увольнения и продолжали дальше вести учет личных дел. Правильно ли поступили прежние работники отдела кадров, когда дела под номерами в архиве, а в книге номера уволенных работников стоят как свободные?	Порядок присвоения регистрационных индексов (номеров) личным делам НПА не урегулирован. Целесообразно при постановке на учет личных дел новых работников присваивать им новые порядковые регистрационные номера. Журнал (книга) учета личных дел работников не предполагает наличия «свободных» строк. При постановке на учет личных дел новых работников целесообразно присваивать им новые порядковые регистрационные номера, а не указанные в приведенной ситуации «свободные» номера

Дополнительно по теме

• Алгоритм формирования и оформления личного дела работника.

• Копии распорядительных документов по личному составу, включаемые в состав личного дела.

• В организации не ведется книга учета личных дел. Некоторых личных дел уволенных сотрудников нет. Проверка состояния личных дел никогда не проводилась. Как начать вести книгу учета личных дел: зарегистрировать только действующие личные дела? Нужно ли восстанавливать за 30 лет существования организации личные дела?