Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм формирования и оформления личного дела работника

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

07.09.2022

Понятие личного дела, формирование и оформление

Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела обязательно ведутся на:

• руководителей организации;

• специалистов;

• научных работников (п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 121).

Обратите внимание! С 7 сентября 2022 г. формирование и ведение личных дел государственных гражданских служащих регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением № 121.

На рабочих личные дела не ведутся. Нередко кадровая служба принимает решение о ведении личных дел на всех работников организации, что обусловлено удобством учета и поиска информации о работнике.

Личные дела также заводятся на абитуриентов учреждений среднего специального образования (п.11 Положения о приемной комиссии учреждения среднего специального образования, утв. постановлением Минобразования от 28.04.2006 № 43) и, как правило, ведутся в учреждениях образования. Ведение таких личных дел имеет особенности, связанные с составом включаемых в них документов. При формировании личных дел абитуриентов и учащихся руководствуются Инструкцией № 2, однако, она на них не распространяется.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться п.11 Положения о приемной комиссии учреждения среднего специального образования по приему лиц для получения среднего специального образования, утв. постановлением Минобразования от 07.07.2022 № 178.

В случае увольнения работника, а затем принятия его в ту же организацию на работу личное дело может быть продолжено, если оно еще не было передано в архив организации.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации. В случае ее отсутствия - специально назначенное лицо.

Справочно Формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (ч.1 п.168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4). Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (п.3.2.37 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Алгоритм формирования и оформления личного дела работника

Шаг 1. Заведите обложку личного дела и поместите в него документы, оформляемые при приеме на работу

При предоставлении нанимателю гражданином документов, необходимых для заключения трудового договора, они собираются в отдельную папку (обложку, файл и др.). Но только после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) формируется личное дело работника в соответствии с установленными правилами.

Состав и последовательность расположения документов в личном деле при его формировании:

1) дополнение к личному листку по учету кадров;

2) личный листок по учету кадров;

3) автобиография;

4) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

5) заявление о приеме на работу;

6) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.6 Инструкции № 2).

Формы документов • Заявление о приеме на работу экономистом (пример). • Выписка из приказа о приеме на работу экономистом (пример).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

• декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством).

Декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела обязанного лица (п.14 Положения о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утв. постановлением Совмина от 16.01.2016 № 19).

Справочно Декларацию о доходах и имуществе обязаны представлять лица, поступающие на государственную службу, а также на военную службу по контракту, службу в органы и подразделения по чрезвычайным ситуациям, органы внутренних дел, Следственный комитет, Госкомитет судебных экспертиз и органы финансовых расследований Комитета госконтроля, лица, назначаемые на должности руководителей госорганизаций, лица, назначаемые на должности руководителей негосударственных сельскохозяйственных организаций, если с ними в соответствии с актами законодательства местными исполнительными и распорядительными органами обязательно заключаются контракты (ч.1 ст.29 Закона от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»);

• обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции;

• справка-объективка (оформляется при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность, представлении к награждению и подписывается руководителем организации).

Справочно Составление справки-объективки предусмотрено при направлении представления о награждении государственными наградами (абз.4 п.15 Положения о порядке награждения государственными наградами Республики Беларусь, лишения государственных наград Республики Беларусь и восстановления в правах на эти награды, утв. Указом от 08.04.2005 № 168).

Форма справки-объективки приведена в постановлении Совмина от 25.03.2022 № 170 «Об организации проверки сведений о кандидатах на отдельные должности»;

• анкета.

Справочно Наряду с листком по учету кадров в личное дело помещается анкета, которая содержит дополнительные сведения о работнике. Форма анкеты не установлена НПА, поэтому организации вправе самостоятельно разрабатывать ее форму и включать необходимые сведения с учетом законодательства;

• копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей).

Справочно Прием лиц на должности научных работников осуществляется в соответствии с законодательством о труде, в том числе на основании срочного трудового договора после прохождения конкурса на замещение должности научного работника, контракта без прохождения конкурса на замещение должности научного работника. Конкурс проводится в соответствии с Положением о порядке и условиях проведения конкурса на замещение должности научного работника, утв. постановлением Совмина от 03.04.1998 № 536 (ч.1, 2 ст.17 Закона от 21.10.1996 № 708-XIII «О научной деятельности»). Решение ученого совета по итогам конкурса на замещение вакантной должности утверждается руководителем организации не позднее 1 месяца со дня принятия указанного решения (п.13 Положения № 536);

• копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

• копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).

Справочно Примерный перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, а также примерный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности утв. постановлением Минтруда от 14.04.2000 № 54;

• направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил, и др.).

Справочно Выпускники, которым место работы предоставлено путем распределения, обязаны отработать сроки обязательной работы по распределению, если иное не установлено законодательными актами (ч.3 ст.72 КоО).

Выпускникам, которым место работы предоставлено путем распределения, при выдаче документа об образовании выдается свидетельство о направлении на работу (п.11 ст.72 КоО).

Учреждение образования обязаны в течение 5 дней после выдачи справки о самостоятельном трудоустройстве уведомить об этом нанимателя выпускника (п.5 ст.79 КоО).

Также в личное дело могут быть включены и иные документы, не указанные в Инструкции № 2, например:

• копия судебного решения о заключении трудового договора при необоснованном отказе в приеме на работу лицам;

• индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПР) и др.

Все указанные документы помещаются в личное дело перед копией (выпиской) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).

То есть этап формирования личного дела при приеме на работу (назначении на должность) завершается включением в него копии (выписки) соответствующего распорядительного документа.

Обратите внимание! Некоторые из перечисленных документов могут быть включены в состав личного дела уже после того, как оно будет сформировано (например, справка-объективка может быть составлена спустя несколько лет после приема работника). В этом случае личное дело переформированию не подлежит.

Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их представления в кадровую службу.

Дополнительно по теме • Сотрудника наградили медалью за трудовые заслуги. Нужно (можно) ли вносить копию указа Президента в личное дело? • Можно ли включать в состав личного дела работника ксерокопии личных документов: паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака и др.? Как правильно включить в состав личного дела такие документы? • При приеме на работу сотрудника в качестве внешнего совместителя специалист отдела кадров всегда запрашивает заверенную копию трудовой книжки. Имеет ли право сотрудник кадровой службы хранить данную копию в личном деле сотрудника? • Нужно ли включать документы об установлении совмещения (копию приказа об установлении совмещения, дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту)) в личное дело работника? • Нужна ли копия свидетельства о браке в личном деле, если фамилия в дипломе одна, а в приказе другая?

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к Инструкции № 2.

На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Справочно При заведении личного дела проводится его частичное оформление, которое предусматривает оформление следующих реквизитов обложки личного дела: • наименование вышестоящей организации; • наименование организации; • наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел; • индекс дела по номенклатуре дел; • заголовок дела; • год, в котором заводится дело; • срок хранения дела (п.72 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Данная норма содержится в п.182 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

Если фамилия работника после оформления личного дела менялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пример Личное дело № 417   Миранович (Потопова) Ирина Александровна

Шаг 2. Составьте внутреннюю опись документов личного дела

После помещения в обложку вышеперечисленных документов составляется внутренняя опись документов личного дела.

Наличие внутренней описи документов личного дела также предусмотрено п.78 Правил № 143.

Особенностью оформления личного дела является то, что внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела, а не по окончании его ведения (ч.3 п.186 Инструкции № 4).

Внутренняя опись личного дела оформляется в соответствии с приложением 1 к Инструкции № 2. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Дополнительно по теме • Внутренняя опись личного дела (пример).

Шаг 3. Присвойте номер личному делу

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции № 2.

Формы документов • Журнал (книга) учета личных дел (пример).

Шаг 4. Включите в личное дело документы, образующиеся в процессе трудовой деятельности работника

После включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) начинается этап ведения личного дела.

В сформированное личное дело все включаемые в последующем документы подшиваются в хронологическом порядке (п.8 Инструкции № 2).

К таким документам относятся документы о (об):

• аттестации работника (характеристика, аттестационный лист и др.);

• присвоении квалификационных категорий;

• переводе работника (заявление, докладная записка, копия (выписка) приказа о переводе и др.);

• награждении, списки научных трудов и изобретений;

• увольнении работника и др.

Также по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (п.8 Инструкции № 2).

При этом контракт, заключаемый с государственными гражданскими служащими, обязательно помещается в личное дело.

Если трудовые договоры (контракты) по решению кадровой службы включаются в личные дела, они хранятся в соответствии со сроком хранения личного дела. На работников, на которых личные дела не ведутся, трудовые договоры (контракты) формируются в отдельное дело и имеют срок хранения 3 года после окончания срока действия трудовых договоров (контрактов) (п.641 Перечня № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.676 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Дополнительно по теме • При увольнении работника за прогул без уважительных причин нужно ли с приказом об увольнении (его выписке) включить в состав личного дела все документы, послужившие основанием для его издания?

Все включаемые в личное дело документы нумеруются и указываются во внутренней описи личного дела.

Шаг 5. Проведите проверку наличия и состояния личных дел

Руководитель организации приказом не реже 1 раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации (п.22 Инструкции № 2).

Дополнительно по теме • Акт проверки наличия и состояния личных дел (пример). • На предприятии провели проверку состояния личных дел руководителей и специалистов. Составлен акт проверки. Где председатель комиссии должен поставить подпись, что личное дело проверено: на обратной стороне дополнения к личному листку по учету кадров? Нужно ли нумеровать личное дело? Если да, то как правильно?

Шаг 6. Сделайте полное оформление личного дела уволенного работника

После включения в личное дело документов об увольнении работника (заявления, копии распорядительного документа и др.) оно подлежит полному оформлению.

Полное оформление личного дела уволенного работника осуществляется в общем порядке.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Это означает, что необходимо:

• оформить итоговую запись в конце внутренней описи личного дела;

• составить лист-заверитель личного дела;

• уточнить реквизиты обложки личного дела;

• прошить или переплести личное дело (п.183 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Оформление обложек личных дел при их заведении и передаче в архив.

Если объем личного дела превышает 300 листов (при толщине не более 40 мм), его необходимо разделить на самостоятельные тома, при этом документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции № 4).

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Пример Итого 54 (пятьдесят четыре) документа. Количество листов внутренней описи 2 (два).   Инспектор по кадрам 29.08.2022 Подпись И.И.Иванова

Лист-заверитель помещается в конце личного дела (приложение 14 к Инструкции № 4).

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления (п.187 Инструкции № 4).

Личные дела подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую обложку (например, обложка картонная «Дело» формата А4) (примечание) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке личных дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (ч.1 п.184 Инструкции № 4).

Примечание. Перед помещением документов личного дела в картонную обложку необходимо удостовериться, что она не поражена плесенью.

Дополнительно по теме • При оформлении личных дел обнаружено, что во внутреннюю опись дела внесены обходные листы, инструктаж, копии паспортов (документы, которые не хранятся в личном деле). Кроме того, в «Итого» внутренней описи вместо количества документов указано количество листов. Как убрать лишние документы из дела - в примечании написать «изъято»? Как внести исправления во внутреннюю опись или в этом случае ее следует пересоставить? • Допускается ли продолжать личное дело уволенного работника, если он вновь принят в организацию на работу? • Нужно ли заверять копии документов об образовании при включении их в личное дело работника? • Нужно ли включать в состав личного дела письмо-ходатайство об увольнении работника в порядке перевода? • Работник принят по внутреннему совместительству. Нужно ли заводить отдельное личное дело по должности совместителя, или можно сведения о работе по внутреннему совместительству отражать в уже сформированном личном деле? • Включаются ли копии протоколов общего собрания участников общества по вопросам приема (перевода, увольнения) директора в его личное дело как основания к приказам? • Как пронумеровать листы в личном деле работника, если имеются документы на двух и более страницах? Как проставить нумерацию листов личного дела? • Личное дело работника: формирование, оформление, ведение. • Можно ли за день до приема на работу завести личное дело работника? • Включается ли в личное дело направлениена работу (для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление службой занятости по брони и др.)? Нумеруется ли в личном деле свидетельство о направлении на работу при передаче в архив? • Формирование и оформление личных дел: ответы на актуальные вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».