Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Уничтожение документов и дел: что надо знать

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

07.03.2024

Пользователи в сообществе «Бизнес-Инфо» часто спрашивают о том, как правильно уничтожать документы и дела. Именно поэтому мы рассмотрели 5 важных моментов, на которые надо обратить внимание.

Разделы материала:

Государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов (ч.1 ст.4 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

1. Какие документы подлежат уничтожению, а какие - нет

Уничтожать можно документы и дела временного хранения с истекшими сроками хранения.

Документы постоянного срока хранения не подлежат уничтожению и должны храниться в архиве.

В архив передают дела:

✓ постоянного хранения;

✓ временного (свыше 10 лет) хранения;

✓ по личному составу (ч.1 п.204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений наказываются штрафом до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

2. Чем руководствоваться и каков порядок уничтожения документов и дел

При уничтожении документов и дел важно руководствоваться определенным порядком и правилами. Порядок установлен гл.16 Инструкции № 4 и гл.13 Правил архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Перечислим ключевые моменты, которые следует учитывать.

✓ Наличие в организации ЭК (ЦЭК).

Дополнительно по теме • Приказ о создании экспертной комиссии (пример). • Замдиректора на предприятии нет. Может ли быть председателем экспертной комиссии (ЭК) для отбора документов на хранение директор предприятия? • Положение об экспертной комиссии организации, являющейся источником комплектования государственного архива (пример).

✓ Правильное определение сроков хранения документов.

Сроки хранения документов см. здесь.

✓ Проведение экспертизы ценности документов в организации.

Порядок экспертизы ценности документов организации установлен в разделе III Правил № 143 и гл.12 Инструкции № 4.

✓ Составление сводных (годовых разделов) описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации. • Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения. • Алгоритм уничтожения документов в электронном виде с истекшими сроками хранения. • Уничтожение документов и дел по личному составу после истечения установленных сроков хранения. • В организации две последние налоговые проверки были: в мае 2014 г. и в июне 2021 г. Однако документы 2014 года проверены не полностью, документы 2015 года не проверялись. Согласно Перечню № 140 срок хранения договоров 3 года после истечения срока их действия и проведения налоговой проверки. Когда можно уничтожить договоры 2014 и 2015 годов?

3. Как оформлять уничтожение документов и дел

Уничтожение документов и дел оформляют актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 17 к Инструкции № 4.

Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п.208 Инструкции № 4).

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.212 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • При выделении к уничтожению документов и дел за предыдущие годы какой номенклатурой необходимо воспользоваться при составлении акта о выделении к уничтожению в 2023 году, если сроки хранения и номера пунктов по Перечню № 140 отличаются? • Может ли организация согласно номенклатуре дел выделить к уничтожению документы, у которых истек срок хранения? Можно ли составлять акты на уничтожение на документы, у которых нет пояснений и истек срок хранения (опись дел постоянного хранения за соответствующие годы имеется)? Нужно ли эти акты согласовывать с госархивом? • Что указывать в гр.4 акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, если отсутствуют номенклатуры дел за некоторые годы? • Должна ли организация согласовать в ЦЭК вышестоящей организации акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, перед утверждением начальником организации, если она не источник комплектования государственного архива?

Формы документов • Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (пример). • Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (с делами по личному составу) организации негосударственной формы собственности, не являющейся источником комплектования госархива и не имеющей вышестоящей организации (пример).

4. Куда вносить отметки после уничтожения документов

Основанием для внесения изменений в учетные документы архива организации является также акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (абз.3 ч.1 п.221 Правил № 143).

Вносят изменения в:

1) учетные документы архива на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел.

Перечень основных учетных документов архива приведен в п.212 Правил № 143;

2) сводную опись дел временного (свыше 10 лет) хранения и в сводную опись дел по личному составу - в графе «Примечание» описи дела напротив заголовка каждого выбывшего дела указывается «выбыло» (п.119 Правил № 143);

3) итоговую запись к годовому разделу сводной описи - при каждом изменении объема дела в годовом разделе сводной описи, связанном с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел (ч.4 п.217 Правил № 143);

4) графу 5 «Примечание» сводной номенклатуры дел - проставляется отметка о выделении дела к уничтожению за соответствующий делопроизводственный год (подп.165.5 п.165 Инструкции № 4).

После внесения изменений в учетные документы в актах о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, делают отметку «Изменения в учетные документы внесены», работник, внесший изменения, ставит подпись и указывает дату. Акты помещают в дело фонда (ч.2 п.221 Правил № 143).

Подробнее, как внести изменения, см. здесь.

5. Как проводить утилизацию документов и дел

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передают организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использовать эти документы для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дату сдачи и номер накладной указывают в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляют в соответствии с законодательством (ч.2 п.212 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Есть ли НПА, регламентирующий возможность (невозможность) использования в делопроизводстве черновиков (испорченных документов с одной стороны) в организации? • Как уничтожать испорченные бланки, содержащие информацию документов служебного пользования?

После изучения темы пройдите тест.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.