Учет обнаруженных дел в организации

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

18.08.2025

В организации могут быть обнаружены документы, не включенные в номенклатуры дел организации за предыдущие годы. Рассмотрели, как поступить, если дело учтено или не учтено в номенклатуре дел организации.

Основным учетным документом в делопроизводстве является номенклатура дел организации. На ее основе осуществляется индексация документов и дел (на стадии создания или получения), систематизация дел (на стадии обращения или хранения), составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (на стадии хранения и отбора на уничтожение).

После завершения делопроизводственного (календарного) года к номенклатуре дел организации составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году, на который была составлена номенклатура дел. В итоговой записи в зависимости от срока хранения дел указывается их количество с учетом томов и частей дел.

Справочно Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 5 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

Таким образом, итоговая запись позволяет зафиксировать, какие дела были заведены или не заведены в организации и их точное количество. На основе отраженных в итоговой записи сведений архив организации видит количество подлежащих передаче в архив организации дел и планирует свою работу с учетом того, что в архив организации они поступят в течение последующих 2 лет.

Однако в организации могут быть обнаружены документы, не включенные в номенклатуры дел организации за предыдущие годы. В таком случае необходимо определить, не относятся ли эти документы к делу, учтенному по номенклатуре дел организации.

Дело, учтенное в номенклатуре дел организации

1. Если эти документы составляют часть учтенного дела, необходимо их поместить в соответствующее дело. При этом если это дело временного (до 10 лет) хранения, то документы в него помещаются без каких-либо дополнительных действий или отметок.

2. Если это дело временного (свыше 10 лет) или постоянного хранения, то включить обнаруженные документы сложнее, поскольку соответствующее дело уже может быть передано в архив организации. Необходимо их включить в дела, к которым они относятся.

НПА не устанавливают конкретный порядок включения документов в подшитое или переплетенное дело. Это возможно сделать путем переподшивки дела или вложения документов в соответствующее место в деле, максимально закрепив их у корешка (можно сделать надрезы листов документа в местах прохождения нити).

Включенные листы в дело нумеруются с помощью литерного номера (ч.9 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Затем изменения в нумерации листов необходимо отразить в листе-заверителе дела.

Дело, не учтенное в номенклатуре дел организации

Если обнаружены документы, которые не относятся к учтенным делам, следует:

• сформировать из них дела;

• определить срок их хранения, то есть провести экспертизу ценности этих документов.

Срок хранения независимо от даты дела определяется по действующим перечням документов с указанием сроков хранения на момент проведения экспертизы ценности документов.

Если сформированное дело будет иметь временный (до 10 лет) срок хранения, то оно подлежит уничтожению по истечении этого срока.

Пример В 2025 году обнаружено дело с приказами по административно-хозяйственным вопросам за 2019 год. Проверка соблюдения налогового законодательства была проведена в 2020 году. Соответственно, в 2023 году это дело можно было включить в акт о выделении к уничтожению документов и дел (при условии наличия утвержденных годовых разделов сводных описей дел за 2019 год), не подлежащих хранению, поскольку срок хранения такого дела составляет 3 года после проведения проверки (подп.21.2 п.21 Перечня № 140).

1. Если сформированное дело будет иметь временный (свыше 10 лет) или постоянный срок хранения, то оно подлежит включению в соответствующую опись структурного подразделения или сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел).

Опись дел - основной учетный документ в архиве организации.

Порядок включения дополнительно обнаруженных дел закреплен в п.118 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел подлежат включению в те годовые разделы сводной описи дел, к которым они относятся.

2. Если дела обнаружены после составления и утверждения в установленном порядке годового раздела сводной описи дел, их заголовки вносятся в годовой раздел сводной описи дел под литерными номерами в соответствии с установленной схемой систематизации или в конец годового раздела сводной описи. К годовому разделу сводной описи дел, в который включены дополнительно обнаруженные дела, составляется новая итоговая запись.

При значительном количестве дел, обнаруженных после составления и утверждения в установленном порядке годового раздела сводной описи дел, они включаются в отдельную опись с самостоятельной нумерацией заголовков дел. В итоговой записи к годовому разделу сводной описи дел дается ссылка на номер описи и номера заголовков дел по описи дел, в которую включены соответствующие дела.

Таким образом, обнаруженные дела, не включенные в номенклатуру дел, не подлежат внесению в нее, а учитываются в зависимости от срока хранения по описи дел или акту о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Дополнительно по теме • Включение обнаруженного дела после составления годового раздела сводной описи дел. • В организации обнаружили дело с лицевыми счетами за 2009 год. Но за этот период есть оформленные и переплетенные расчетные ведомости по зарплате. Расчетно-платежные ведомости по зарплате при наличии лицевых счетов хранятся 3 года. Нужно ли сохранять дело с лицевыми счетами? И если его можно уничтожить, то какую статью и срок поставить? Работает ли это в обратную сторону?