Делопроизводственный год - 2026: что важно учесть

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

15.01.2026

Завершаем дела ушедшего делопроизводственного 2025 года и начинаем новый делопроизводственный год - 2026.

Для перехода к разделам материала нажмите кнопку в инфографике.

Вносим изменения в ЛПА по обращениям граждан и юрлиц

С 1 января 2026 г. произошли изменения в работе с обращениями граждан и юридических лиц, книгой замечаний и предложений в связи с вступлением в силу постановления Совмина от 12.11.2025 № 635 «О вопросах, связанных с рассмотрением обращений граждан и юридических лиц».

Поэтому организациям необходимо привести свои ЛПА в соответствие с изменениями в законодательстве.

Дополнительно по теме • Обращения граждан и юрлиц с 1 января 2026 года: что меняется в работе. • Алгоритм работы с обращениями граждан и юрлиц с 1 января 2026 года. • Алгоритм ведения делопроизводства по обращениям, внесенным в книгу замечаний и предложений, с 1 января 2026 года.

Книга учета проверок: отменена обязанность ее ведения

С 1 января 2026 г. вступил в силу Указ от 06.06.2025 № 227 «О повышении эффективности контрольной (надзорной) деятельности», которым отменена обязанность ведения книги учета проверок.

Субъект (проверяемый субъект) вправе вести учет проводимых в отношении его проверок, мероприятий технического (технологического, поверочного) характера, мониторингов, а также иных посещений должностными лицами контролирующих (надзорных) органов (ч.5 подп.1.2 п.1 Указа № 227).

В связи с этим возможны следующие варианты:

• прекращение ведения книги учета проверок;

• продолжение ведения ранее приобретенной книги учета проверок;

• ведение учета в произвольной форме на бумажном носителе либо в электронном виде.

Дополнительно по теме • Обязана ли организация вести книгу учета проверок с 1 января 2026 г.? • Книга учета проверок: ведение и хранение с 1 января 2026 года.

Регистрируем входящие, исходящие и внутренние документы

Порядок регистрации

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние:

• документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.122.1 п.122 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65);

• электронные документы, требующие учета и исполнения (п.40 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп.122.2 п.122 Инструкции № 65).

Формы документов • Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации.

Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями п.122 Инструкции № 65 (п.212 Инструкции № 65).

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется:

• централизованно службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), за исключением случаев, указанных в подп.122.4 п.122 Инструкции № 65;

• децентрализованно - при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) (подп.122.3, 122.4 п.122 Инструкции № 65).

Обратите внимание! Документы, зарегистрированные в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях (подп.123.11 п.123 Инструкции № 65).

Входящие, исходящие, внутренние документы должны быть зарегистрированы в день поступления, в день их подписания или не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания, после их подписания (утверждения) соответственно (подп.123.7 п.123, подп.124.10 п.124, подп.125.1 п.125 Инструкции № 65).

Документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

Дополнительно по теме • Документооборот организации: разработка схемы (маршрута) движения документов. • Закрепление выбора формы регистрации документов в инструкции по делопроизводству организации. • Договоры по финансово-хозяйственной деятельности: регистрация, формирование в дела, хранение и уничтожение. • Приказы: право издания, регистрация и хранение учетно-регистрационных форм. • Доверенности: оформление и регистрация. • В организации есть секретарь по делопроизводству. Где должны храниться приказы по производственной деятельности предприятия? Приказы регистрируются в одном журнале или каждый отдел регистрирует свои приказы отдельно? • При оформлении письма исполнитель должен печатать на компьютере дату ответа или ее письменно от руки проставляет секретарь после подписи руководителем и регистрирует в журнале исходящих? Как правильно?

Отдельные виды документов

При регистрации некоторых видов документов следует руководствоваться нормами не только Инструкции № 65, но и иных НПА.

Документы, которые регистрируются отдельно, см. здесь.

Дополнительно по теме • Если журнал регистрации обращений идет с номером 01-15, значит, и зарегистрированные в нем обращения должны быть с номером 01-15, или можно другой номер присваивать (01-17)? • Можно ли как-то сделать исправление в журнале по административным процедурам? • Нужно ли регистрировать протоколы заседания комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности? Есть ли образец журнала или книги регистрации? • Какой присваивать номер сопроводительному письму при перенаправлении обращения гражданина?

Формы регистрации

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (подп.122.9 п.122 Инструкции № 65).

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 65 (ч.1 п.4 Инструкции № 65).

Для обязательных реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) подп.122.6 п.122 Инструкции № 65 устанавливаются правила заполнения.

В организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) входящие, исходящие и внутренние документы допускается регистрировать в журналах регистрации документов.

Справочно 600 документов в год - это входящие, исходящие и внутренние документы, поскольку документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (абз.10 ч.1 п.3 Инструкции № 65).

Графы, которые должны содержать журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, определены подп.122.8 п.122 Инструкции № 65.

При необходимости в журналах регистрации документов могут быть предусмотрены дополнительные графы, в том числе «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа».

Дополнительно по теме • Журнал в делопроизводстве: каталог форм.

Допускается ведение учетно-регистрационных форм в электронном виде без необходимости их распечатывания на бумажном носителе в конце года с учетом пп.213, 225 Инструкции № 65.

Дополнительно по теме • Можно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу со сроком 55 лет в электронном виде? И если да, то как это указать в номенклатуре дел? • Обязательно ли регистрировать входящие заявления работников? • Бюджетная организация ведет личные дела на всех работников и личный листок заполняет на каждого нового работника. Нужно ли личным делам на рабочих присваивать номер и их регистрировать? • Где должны регистрироваться приказы о проведении стажировки перед допуском к самостоятельной работе, а также приказы о допуске к самостоятельной работе?

Регистрационный индекс

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел организации в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп.123.7 п.123, подп.124.3 п.124, подп.125.3 п.125 Инструкции № 65).

Обратите внимание! Регистрация документов осуществляется в пределах делопроизводственного года (подп.123.7 п.123, подп.124.3 п.124, подп.125.3 п.125 Инструкции № 65). Исключение составляют личные дела, нумерацию которых целесообразно продолжать.

Дополнительно по теме • Можно ли в номер приказа по основной деятельности включить номер дела по номенклатуре, например 1-4/107? • Возможно ли нумерацию приказов построить таким образом: 01/1 к - у одного специалиста, 02/1 к - у другого специалиста; 01/1 лс - у одного специалиста, 02/1 лс - у другого специалиста? Не будет ли нарушением законодательства проставление таких условных обозначений, как № 01/1 к (где 01/ - условное обозначение, после дроби - порядковый номер приказа), № 02/ к (где 02/ - условное обозначение, после дроби - порядковый номер приказа) и «лс» вместо «л»? Допустимо ли присвоение таких условных обозначений документам?

Для закрепления знаний пройдите тест.

Оформляем дела

Требования к оформлению обложек дел установлены в гл.14 Инструкции № 65.

Отдельные требования установлены к оформлению:

• обложек дел с научно-технической документацией (Правила работы с научно-технической документацией в организациях, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 06.11.2003 № 38);

• дел, образующихся в нотариальном делопроизводстве (Правила нотариального делопроизводства, утв. постановлением Минюста от 26.10.2006 № 64);

• обложек личных дел (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29);

• обложек личных дел государственных гражданских служащих (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121).

Форма обложки дела приведена в приложении 8 к Инструкции № 65.

Дела оформляют работники структурных подразделений, в которых дела формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации (ч.2 п.161 Инструкции № 65).

Обратите внимание! Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч.2 п.154 Инструкции № 65).

Заголовки дел см. здесь.

Обратите внимание! В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел все выявленные недостатки должны быть устранены (п.10 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 04.01.2024 № 2).

Дополнительно по теме • Как оформить обложку дела (титульный лист) папки сотрудников, которым назначены государственные пособия согласно протоколу комиссии? Оформляется так же, как и титульный лист папки личного дела работника? • Что должно храниться в папке дела «Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных»? • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Формы документов • Форма обложки дела (пример). • Обложка дела.

Для закрепления знаний пройдите тест.

Проверяем формирование дел

Дела с документами делопроизводственного 2025 года должны быть сформированы, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство, или лицами, ответственными за формирование соответствующих дел. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют работник, выполняющий функции службы ДОУ в организации, или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации (ч.1 п.152 Инструкции № 65).

Группируются в отдельные дела документы:

• постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• временного (до 10 лет) хранения (ч.2 п.154 Инструкции № 65).

Справочно Порядок формирования электронных дел определен гл.8 Инструкции № 19.

Порядок систематизации дел предусмотрен п.156 Инструкции № 65.

Объем дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.155 Инструкции № 65).

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов и направлении его в дело. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении документа и направлении его в дело и других необходимых реквизитов документов (п.153 Инструкции № 65).

Правила формирования дел см. здесь.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры (ч.3 п.154 Инструкции № 65).

Об отсутствии документов и дел, ошибках см. здесь.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами. • Договоры по финансово-хозяйственной деятельности: регистрация, формирование в дела, хранение и уничтожение. • Регистрационно-контрольная карточка подшивается совместно с документом или отдельно (интересует именно работа с документами в электронном виде)? • Разрабатываем номенклатуру - грузоперевозки, экспедиционная деятельность. В какие дела подшивать третий и четвертый экземпляры накладных (сейчас их отдают грузополучателю)?

Для закрепления знаний пройдите тест.

Оформляем итоговую запись к номенклатуре дел за 2025 год

На 1 января 2026 г. номенклатура дел организации уже должна быть составлена (ч.2 п.137 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Алгоритм составления номенклатуры дел организации - 2026. • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации (лицом, ответственным за ДОУ) на отдельном листе составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 65. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел помещается в конце номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел формируется в дело вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел номенклатуры дел организации, передаются в архив организации. Отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения (п.151 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел к номенклатуре дел: оформляем правильно. • Журналы регистрации, которые ведутся несколько лет, являются переходящими делами. Соответственно, журнал регистрации доверенностей, ведущийся с 2015 года, завершится делопроизводством, скорее всего, в 2026 году, и является переходящим. В номенклатуре дел на 2025 год в графе 5 номенклатуры дел организации к заголовку такого дела проставляется отметка «Переходящее». А что проставляется в графе 3 номенклатуры: «1» или «0»? Как данное дело учитывается в итоговой записи к номенклатуре дел, составленной на 2025 год? • Как учитывать дело «Трудовые книжки работников» при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года: как одно дело, при этом учитываются трудовые книжки работников, принятых на работу в соответствующем году, либо все трудовые книжки, хранящиеся в организации; только невостребованные трудовые книжки?

Передаем дела в архив

Порядок создания архива см. здесь.

Дополнительно по теме • Общего архива в организации нет. Возможно ли организовать в структурных подразделениях архивы, чтобы передавать туда дела, то есть организовать движение (выдача, возврат) документов через регистрацию? • Необходимо снять помещение для архива организации. Предлагают помещение на последнем этаже, мансарда. Возможно ли в нем размещение архива?

Подлежат передаче в архив дела:

• постоянного;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• по личному составу (ч.1 п.184 Инструкции № 65).

Обратите внимание! Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п.185 Инструкции № 65).

Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи документов дела и заверительные надписи не составляются (п.171 Инструкции № 65).

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив организации осуществляется по согласованию с архивом организации по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации (п.185 Инструкции № 65).

Справочно Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20 (п.187 Инструкции № 65).

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.184 Инструкции № 65).

Так, дела за 2024 год должны быть обязательно переданы в архив в 2026 году.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Личное дело руководителя при передаче в архив организации: в какую опись включить. • В архив сдается дело - личные дела работников. В одном деле прошито 10 личных дел работников. На каждого сделана внутренняя опись. Лист-заверитель в этом деле на 10 работников должен быть один на все дело и по каждому работнику? • При подготовке к сдаче в архив можно ли оставить личные дела в мягких скоросшивателях - тонких папках (или пластиковых)? Следует ли их достать и прошить листы или переложить в картонную папку-обложку? • Приказы (хранение 55 лет) раньше, с 2013 года, не сдавались в архив предприятия, а хранились на местах, но сшитые и пронумерованные вместе с основаниями для издания (заявления, докладные записки). Какие сейчас действия лица, ответственного за архив? • Можно ли хранить документы, подписанные ЭЦП, на сервере, или их нужно распечатывать и хранить в бумажном виде? • В организации расчетные листки работника приклеиваются на лист A4 в течение года. Нумеровать надо только лист, на который клеятся расчетные листки, или каждый расчетный листок также? Как оформить дело с лицевыми счетами для передачи в архив? • В организации сформировано дело «Документы, послужившие основанием для назначения пособия на детей до 3 лет (заявление, справки, копии свидетельства о рождении, о браке и т. д.)». Какими будут даты начала и окончания этого дела при сдаче в архив: дата заявления или дата прекращения выплат?

Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл.15 Инструкции № 65 (ч.3 п.184 Инструкции № 65).

Формы документов • Опись дел постоянного хранения структурного подразделения (отдела кадров) организации (пример). • Опись личных дел постоянного хранения структурного подразделения (отдела кадров) организации (пример).

При наличии структурных подразделений дела передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации.

При передаче дел в архиве организации проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений (чч.1, 2 п.186 Инструкции № 65).

Для закрепления знаний пройдите тест.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»