Формирование в дела обращений граждан и юрлиц и документов, связанных с их рассмотрением, их хранение

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

22.01.2026

В организациях образуется большое количество исполненных документов по обращениям граждан и юрлиц. Автор разъяснил, как их формировать в дела.

Разделы материала:

Общий порядок ведения делопроизводства по обращениям

Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства (ч.1 п.3 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, утв. постановлением Совмина от 12.11.2025 № 635).

Формы документов • Приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц (пример) (с 1 января 2026 года). • Приказ о назначении уполномоченного должностного лица за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц (пример) (с 1 января 2026 года).

Делопроизводство по обращениям граждан и юрлиц ведется централизованно или децентрализованно (ч.3 п.3 Положения о делопроизводстве с обращениями № 635).

Ведение делопроизводства централизованно означает, что документы регистрируются и формируются в дела в одном структурном подразделении (у одного должностного лица). При этом непосредственно ответы на обращения заявителей готовят исполнители, после чего передают их на подпись руководителю организации, а затем уполномоченному должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям заявителей, для централизованного формирования в дела.

Ведение делопроизводства децентрализованно означает, что документы по обращениям регистрируются и формируются в дела в разных структурных подразделениях. Порядок ведения делопроизводства закрепляется в ЛПА организации.

Правила группировки документов в дела

Справочно Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (абз.32 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

1. В дела с обращениями граждан и документами, связанными с их рассмотрением, группируются документы одного делопроизводственного года. Делопроизводственный год совпадает с календарным. Однако данный порядок соблюдается за исключением повторных обращений: повторные обращения составляют самостоятельную группу и хранятся совместно с первым обращением (п.25 Положения о делопроизводстве с обращениями № 635), такие обращения могут быть сформированы в дела в двух предыдущих делопроизводственных годах.

2. Обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, в организации формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

На количество заголовков дел, включаемых в номенклатуру дел организации, влияет количество обращений заявителей. Если обращений в организацию поступает небольшое количество, их формируют в одно дело, например дело № 01-08 «Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

3. Обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, при:

- централизованной системе делопроизводства возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям заявителей, для централизованного формирования дел;

- децентрализованной системе делопроизводства формируются в дела у исполнителей (пп.22, 23 Положения о делопроизводстве с обращениями № 635).

Пример (децентрализованная система) Дело № 01-08 «Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 04-05 «Обращения юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 05-06 «Обращения юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

Самостоятельные дела могут формироваться с обращениями граждан и юридических лиц с учетом формы их подачи.

Пример Дело № 01-08 «Письменные обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 01-08 «Электронные обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

4. Копии ответов (уведомлений) гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в одно дело и хранятся у должностных лиц, ответственных за ведение и хранение книги (п.17 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утв. постановлением № 635).

Так, копии ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, формируются в отдельное дело и также включаются в номенклатуру дел организации.

Пример Дело № 01-12 «Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.)».

5. Обращения граждан и юридических лиц, поступившие в ходе прямой телефонной линии, формируются в отдельное дело.

Пример Дело № 01-13 «Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе прямых телефонных линий (докладные записки, справки, переписка и др.)».

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

6. В номенклатуру дел организации включаются также учетные документы по регистрации обращений (журналы, книги, картотеки) согласно ч.1 п.145 Инструкции № 65.

Пример Дело № 01-20 «Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц». Дело № 01-21 «Картотека обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе прямых телефонных линий».

Систематизация документов внутри дела

Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения составляют самостоятельную группу и хранятся совместно с первым обращением (п.25 Положения о делопроизводстве с обращениями № 635).

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений допускается их группировка в отдельные дела (ч.4 п.154 Инструкции № 65).

При формировании дел с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются (п.26 Положения о делопроизводстве с обращениями № 635).

В дело включается только один экземпляр каждого документа (ч.3 п.154 Инструкции № 65).

Дела с перепиской формируются в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (обращение заявителя), за ним - документ-ответ.

Таким образом, исполненные обращения граждан и документы по их рассмотрению, в том числе ответы гражданину, могут быть подшиты в деле в следующей последовательности.

Вариант 1:

• сверху - обращение;

• потом - документы, связанные с рассмотрением обращения;

• последним (снизу) - копия ответа (уведомления) заявителю.

Вариант 2:

• сверху - обращение;

• потом - копия ответа (уведомления) заявителю;

• потом - документы, связанные с рассмотрением обращения.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу, которые могут систематизироваться по хронологическому или алфавитному принципам.

Оформление дел

Оформление дел с обращениями заявителей осуществляет должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц.

Заведение дела с обращениями граждан и юридических лиц предусматривает оформление реквизитов обложки дела. На обложке дела указываются:

✓ наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

✓ наименование организации;

✓ наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел организации;

✓ индекс дела по номенклатуре дел организации;

✓ заголовок дела;

✓ год, в котором заводится дело;

✓ срок хранения дела (п.163 Инструкции № 65).

Срок хранения документов и дел по обращениям граждан и юрлиц установлен гл.7 Перечня № 140.

Формы документов • Обложка дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении (пример).

Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи документов дела и заверительные надписи не составляются (п.171 Инструкции № 65).

Хранение дел с обращениями

С момента заведения и до уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.195 Инструкции № 65).

Для повышения оперативности поиска документов дела могут располагаться в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел следует указывать индексы по номенклатуре (ч.1 п.196 Инструкции № 65).

По истечении установленных сроков хранения обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (п.27 Положения о делопроизводстве с обращениями № 635).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения урегулировано в гл.17 Инструкции № 65.

Дополнительно по теме • Обращения граждан и юрлиц с 1 января 2026 года: что меняется в работе. • Алгоритм работы с обращениями граждан и юрлиц с 1 января 2026 года. • Всё по одной теме. Работа с обращениями граждан и юридических лиц.