Передаем дела в архив организации

Татьяна Пупкевич
экономист, ведущий редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

04.03.2026

В I квартале после окончания делопроизводственного года организации завершают формирование дел для передачи их в архив. Рассмотрим, какие важные моменты надо учесть, чтобы правильно передать дела в архив.

Разделы материала:

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут штраф до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

Понятие «архив», в какой архив передавать документы организации на хранение

Архивы в Республике Беларусь создаются в виде государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов, иных организаций (ч.1 ст.4, ч.1 ст.12 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Справочно Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абз.2 ч.1 ст.2 Закона № 323-З).

Порядок создания архива организации, требования к помещению, оборудованию архива см. здесь.

Дополнительно по теме • Необходимо снять помещение для архива организации. Предлагают помещение на последнем этаже, мансарда. Возможно ли в нем размещение архива? • Общего архива в организации нет. Возможно ли организовать в структурных подразделениях архивы, чтобы передавать туда дела, то есть организовать движение (выдача, возврат) документов через регистрацию?

Формы документов • Приказ о назначении лица, ответственного за архив (пример).

Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (ч.4 ст.12 Закона № 323-З).

Справочно Источники комплектования государственных архивов - государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности или на протяжении жизни которых образуются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - Национальный архивный фонд), подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы (абз.16 ч.1 ст.2 Закона № 323-З).

Деятельность по определению организаций - источников комплектования государственных архивов имеет свою этапность.

Обязанность передавать документы в государственные архивы закреплена только за государственными органами и иными организациями, в деятельности которых образуются документы государственной части Национального архивного фонда.

Негосударственные организации могут включать свои документы в состав государственной части Национального архивного фонда путем заключения договора с государственным архивом о передаче таких документов в собственность государства.

Дополнительно по теме • Порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов. • Из национального архива позвонили в частную организацию и сказали, что эта организация должна сдавать в их архив документацию, а также представить им паспорт архива организации. Если учесть, сколько требований к внешнему виду сдаваемой документации (определенное количество листов должно быть подшито и т. д.), то, чтобы это делать, необходимо нанять отдельного человека. Насколько обоснованно это требование?

Иные организации также могут оказывать услуги по хранению документов.

Права владения, пользования и (или) распоряжения передаваемыми на основании договора хранения документами сохраняются за организациями, в процессе деятельности которых эти документы образовались (ч.7 ст.13 Закона № 323-З).

Документы на хранение сторонней организации передаются в рамках гражданского законодательства по договору хранения.

Какие документы передавать в архив, а какие - нет

В архив организации необходимо передавать дела:

✓ постоянного хранения;

✓ временного (свыше 10 лет) хранения;

✓ по личному составу (ч.1 п.184 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

Дополнительно по теме • Можно ли хранить документы, подписанные ЭЦП, на сервере, или их нужно распечатывать и хранить в бумажном виде? • Можно ли хранить приказы по основной деятельности, прошедшие согласование и подписанные ЭЦП, только в системе электронного документооборота?

Обратите внимание! Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п.185 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив организации осуществляется по согласованию с архивом организации по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации.

В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации можно включать документы в электронном виде временного (до 10 лет) хранения (п.9 Правил № 20).

Однако при определении сроков хранения документов следует учитывать Примечания к Перечню № 140.

Пример Срок хранения книги замечаний и предложений - 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации (п.89 Перечня № 140). В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве организации или у ИП (п.18 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утв. постановлением Совмина от 12.11.2025 № 635). Следовательно, для организаций ведение книги замечаний и предложений было прекращено, указанные книги замечаний и предложений подлежали передаче в архив и должны храниться в течение установленных сроков хранения.

Обратите внимание! С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования (ч.1 п.195 Инструкции № 65).

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Дополнительно по теме • Где хранить личные дела работников? Можно в шкафу, запираемом на ключ? Или нужно в сейфе?

Таким образом, документы временного (до 10 лет) хранения:

1) хранятся в структурных подразделениях по месту формирования до их уничтожения после истечения сроков временного хранения;

2) могут быть переданы в архив организации по решению руководителя.

Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи документов дела и заверительные надписи не составляются (п.171 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • У кого хранятся оригиналы договоров с пометкой ДСП: у директора или исполнителя?

Как подготовить дела к передаче в архив

1. При подготовке дел к передаче на хранение в архив организации проводят экспертизу ценности документов (абз.2 п.51 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Порядок проведения экспертизы ценности документов определен гл.9 Правил № 143.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производят работники структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п.60 Правил № 143).

Перечень документов, необходимых для передачи в архив, определяют в результате экспертизы ценности документов.

Обратите внимание! Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел (ч.1 п.61 Правил № 143).

Дополнительно по теме • На основе чего ЭК определяет срок хранения дел, если он не указан в Перечне № 140? • Должна ли экспертная комиссия, созданная в организации, оформлять протоколы при сдаче дел на хранение не в свой, а Центральный архив?

2. Дела должны быть правильно сформированы и полностью оформлены для передачи их в архив.

Правила формирования дел установлены гл.12 Инструкции № 65.

Это важно - проверить правильность формирования документов в деле, исключить документы, которые не должны находиться в деле (например, копия паспорта работника в его личном деле или копия свидетельства о рождении его детей; черновые экземпляры документа и т. д.).

Дополнительно по теме • В архиве обнаружены личные дела с ошибочно включенными документами. Как изъять эти документы из личных дел (личные дела в большом количестве)? Нужно ли составить акт либо протокол ЭК об изъятии этих документов, или можно оставить так как есть?

Документы формируют в дела работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или лица, ответственные за формирование соответствующих дел. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют работник, выполняющий функции службы ДОУ в организации, или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

Обеспечение правильного формирования дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ (лицо, ответственное за архив) и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в госархив, если организация является источником комплектования госархива (п.152 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Личные дела: хранение и передача в архив госоргана, иной организации. • Личное дело руководителя при передаче в архив организации: в какую опись включить. • Включение личных дел работников в описи дел кадровой службы государственного органа, иной организации. • В архив сдается дело - личные дела работников. В одном деле прошито 10 личных дел работников. На каждого сделана внутренняя опись. Лист-заверитель в этом деле на 10 работников должен быть один на все дело или по каждому работнику? • При подготовке к сдаче в архив можно ли оставить личные дела в мягких скоросшивателях - тонких папках (или пластиковых)? Следует ли их достать и прошить листы или переложить в картонную папку-обложку? • Приказы (хранение 55 лет) раньше, с 2013 года, не сдавались в архив предприятия, а хранились на местах, но сшитые и пронумерованные вместе с основаниями для издания (заявления, докладные записки). Какие сейчас действия лица, ответственного за архив? • Можно ли согласовать сводную опись (годовой раздел) дел по личному составу, если структурные подразделения передали в архив организации только часть дел по личному составу? Если можно, то какие нюансы соблюсти, и можно ли в этом случае рассматривать и утверждать акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения? • В организации расчетные листки работника приклеиваются на лист A4 в течение года. Нумеровать надо только лист, на который клеятся расчетные листки, или каждый расчетный листок также? Как оформить дело с лицевыми счетами для передачи в архив? • Нужно ли составлять внутреннюю опись для дела: с приказами по личному составу сроком хранения 3 года; «Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, уведомления и т. д.)»?

Формы документов Без заполнения • Обложка дела. • Лист-заверитель дела. • Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации. С примерами заполнения • Обложка личного дела, подготовленного к передаче в архив организации (изменение фамилии) (пример). • Внутренняя опись документов личного дела, завершенного делопроизводством 30.12.2025 (пример). • Лист-заверитель дела (личное дело) (пример).

Когда передавать документы на хранение в архив

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.184 Инструкции № 65).

Так, документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за 2024 год в течение 2026 года передаются в архив организации.

Справочно Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации составляется по форме согласно приложению 9 к Инструкции № 65.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.175 Инструкции № 65).

Порядок составления такой описи определен в гл.15 Инструкции № 65.

Опись дел структурного подразделения утверждается руководителем структурного подразделения (п.180 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации.

Формы документов • Опись дел постоянного хранения структурного подразделения (отдела кадров) организации (пример). • Опись личных дел работников структурного подразделения организации за 2025 год (отдел кадров) (пример). • Опись дел по личному составу структурного подразделения организации за 2025 год (отдел кадров) (пример). • Годовой раздел сводной описи дел по личному составу за 2024 год с дополнительно включенными личными делами работников (пример). • Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2024 год (пример). • Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2024 год (пример).

Утрата документов (дел), ошибки до их передачи в архив

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Об утрате документов работники сообщают руководителю структурного подразделения и в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ) (ч.4 п.8 Инструкции № 65).

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурное подразделение принимает меры по их розыску (в бесструктурных организациях - работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации). Обнаруженные дела включаются в опись дел структурного подразделения. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляют справку с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (в бесструктурных организациях - работник, ответственный за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (ч.2 п.176 Инструкции № 65).

Формы документов • Справка об отсутствии личного дела работника (пример).

На практике запись об отсутствии документов также оформляется в листе-заверителе личного дела (приложение 7 к Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством.

Справочно Правовое регулирование отношений в сфере дисциплинарной ответственности определяет гл.14 ТК.

Как и кто передает дела в архив

Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений (ч.3 п.184 Инструкции № 65).

Дела доставляют в архив организации работники структурных подразделений (ч.3 п.186 Инструкции № 65).

Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи дел структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел структурного подразделения по личному составу добавляется без пробела буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в» (п.178 Инструкции № 65).

При наличии структурных подразделений дела передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации.

При передаче дел в архиве организации проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняют работники структурных подразделений (чч.1-2 п.186 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Как оформляется график передачи дел в архив? В какой форме необходимо указать сроки передачи дел на архивное хранение?

Формы документов • График приема дел в архив организации (пример).

Дела передают в архив организации в присутствии работника структурного подразделения.

Во всех экземплярах описи дел структурного подразделения в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляют отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают:

✓количество фактически принятых в архив дел;

✓дату приема-передачи дел;

✓наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (ч.3 п.186 Инструкции № 65).

Порядок передачи документов в электронном виде в архив организации установлен в гл.4 Правил № 20.

После изучения материала пройдите тесты: • Подготовка и передача дел на бумажных носителях в архив организации здесь. • Подготовка и передача электронных дел в архив организации здесь.