Выписка из документов: оформляем правильно

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

02.04.2026

В материале рассмотрено, что такое выписка и как ее оформить:

• из приказа о приеме на работу (контракт, предварительное испытание);

• из протокола собрания учредителей (участников) о реорганизации;

• из трудовой книжки.

Данная тема изложена в разделах:

Что такое выписка

Выписка из документа - это копия документа, воспроизводящая часть его информации и заверенная в установленном порядке (п.3.1.33 СТБ 2059-2026 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 23.03.2026 № 33, вступает в силу с 1 сентября 2026 г.).

Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (ч.3 п.59 Инструкции № 65).

Общий порядок заверения копий документов и выписок из них установлен в Инструкции № 65.

Дополнительно по теме • Заверение копий документов. • Отметка о заверении копии: 3 ответа на вопросы.

Специальные требования к оформлению выписок из конкретных документов закреплены в различных НПА, например:

• в постановлении Минздрава от 21.08.2025 № 87 - приведена форма 1 мед/у-10 «Выписка из медицинских документов»;

• постановлении Минобразования от 19.08.2022 № 274 - выписка из зачетно-экзаменационной ведомости;

• постановлении Минтранса от 17.07.2001 № 16 - выписка из трудовой книжки о стаже плавания;

• постановлении Минжилкомхоза от 25.11.2019 № 23 - выписки из решений, касающихся порядка учета граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, предоставления жилых помещений государственного жилищного фонда.

Как оформить выписку

Выписки из документов оформляются на общем бланке.

Слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч.3 п.59 Инструкции № 65).

Пример ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Выпискам из документов не присваиваются самостоятельные порядковые номера, а регистрационный номер переносится из данного документа.

Кто оформляет выписку из документов, как правило, устанавливается в ЛПА организации, должностных инструкциях работников организации.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно Начальник отдела кадров Подпись В.В.Васильев 01.04.2026

Обратите внимание! Воспроизведение подписи руководителя организации на выписках из документов не требуется.

Для ускорения заверения документа можно использовать соответствующий штамп, который содержит: наименование должности лица, заверившего копию, расшифровку подписи и дату заверения.

При этом виды применяемых в организации печатей и штампов и порядок их использования следует закрепить в ЛПА организации.

Обратите внимание! Использование штампа «Копия верна» НПА не допускается.

Отличительная особенность выписки от других видов копий в том, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть.

Так, например, в выписке из приказа за 2017 год должна быть фамилия директора организации, который подписывал этот приказ.

Инструкция № 65 не содержит требования к проставлению печати при заверении выписки из документов.

Порядок использования печати закрепляется в ЛПА организации (ч.3 п.57 Инструкции № 65).

Примеры выписок из документов

Выписка из приказа о приеме на работу (контракт, предварительное испытание) (пример)

Выписка из протокола собрания учредителей (участников) о наименовании создаваемого общества (пример)

Выписка (копия) из трудовой книжки имеет свои особенности, поскольку бланк трудовой книжки установлен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40.

Наниматель по просьбе работника заверяет копию трудовой книжки и ее дубликат (ч.2 п.76 Инструкции № 40).

Как правило, наниматель выдает копию трудовой книжки, выполненную с помощью множительной техники, на которой проставляется отметка о заверении копии, и данная копия удостоверяется печатью организации.

Однако могут выдать и выписку из трудовой книжки, что будет более сложным с точки зрения оформления.

Необходимо учитывать, что выдача копии (выписки) из трудовой книжки является административной процедурой (п.2.1 Перечня № 200).

Работа по осуществлению административных процедур регулируется Законом от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур».

Так, заявления заинтересованных лиц подлежат регистрации в день их подачи (п.1 ст.16 Закона № 433-З).

Соответственно, устные заявления о выдаче копии (выписки) из трудовой книжки подлежат регистрации.

Про ведение делопроизводства и регистрацию документов по административным процедурам, а также контроль за осуществлением административной процедуры см. здесь.

После изучения материала пройдите тест.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.