Сопроводительное письмо: оформляем и регистрируем правильно

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

13.05.2026

Рассмотрели на примерах порядок оформления и регистрации сопроводительных писем в разделах:

Необходимость применения сопроводительного письма

Сопроводительные письма являются письмами информационного характера, с их помощью отправляются документы, не имеющие адресной части (программы, первичные учетные документы, проекты документов, договоры, протоколы разногласий к договорам акты выполненных работ, характеристики, перечни и др.), или перенаправляются документы в другие организации (обращения граждан и юридических лиц и др.).

В определенных случаях составление сопроводительного письма обязательно. Например:

• рекомендации об устранении выявленных нарушений (недостатков) и (или) о принятии мер по недопущению в дальнейшем выявленных нарушений (недостатков) при проведении мониторинга вручаются под подпись субъекту (его должностному лицу) либо направляются в адрес субъекта с сопроводительным письмом (п.35 Положения о порядке проведения мониторинга, утв. Указом от 06.06.2025 № 227);

• регистрационные карточки о преступлениях с сопроводительным письмом передаются нарочным или направляются по почте (ч.1 п.101 Положения о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений, утв. постановлением Совмина от 20.07.2006 № 909);

• сводная годовая и промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность распорядителями бюджетных средств представляется с сопроводительным письмом (ч.1 п.92 Инструкции о составлении и представлении бухгалтерской отчетности по средствам бюджетов и средствам от приносящей доходы деятельности бюджетных организаций, утв. постановлением Минфина от 10.03.2010 № 22) и др.

Как правило, характеристики на работников также направляются с сопроводительными письмами.

Дополнительно по теме • Сопроводительные письма (запросы), направленные в госорганы (организации) в отношении кандидата на должность служащего: оформление и хранение.

Порядок оформления сопроводительного письма

Если форма сопроводительного письма не установлена, оно оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65.

Справочно Форма сопроводительного письма о направлении оформленных паспортов (приложение 7 к Инструкции о порядке организации работы по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению, уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь, утв. постановлением МВД от 12.07.2024 № 251). Форма сопроводительного письма о направлении документов обвиняемому, содержащемуся под стражей (приложение 16 к Инструкции по делопроизводству в судах общей юрисдикции Республики Беларусь, утв. приказом Верховного Суда от 05.12.2025 № 96).

Сопроводительные письма оформляются на бланках для писем и должны иметь установленные реквизиты.

Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Бланки для писем оформляются на двух языках с соблюдением установленных размеров полей: ✓ левое - 30 мм; ✓ правое - не менее 8 мм; ✓ верхнее и нижнее - не менее 20 мм (пп.3, 18 Инструкции № 65).

Подробнее о бланках для письма см. здесь.

Сопроводительное письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, должно иметь все реквизиты, установленные аналогичного сопроводительного письма на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов (п.120, ч.1 п.201 Инструкции № 65).

При оформлении сопроводительных писем допускается использовать угловой штамп организации (ч.4 п.17 Инструкции № 65).

Сопроводительное письмо, как правило, имеет заголовок, который отвечает на вопрос «О чем?».

Пример О направлении документа О направлении проекта протокола и т. д.

Датой сопроводительного письма является дата его подписания. День месяца проставляет лицо, подписавшее сопроводительное письмо, то есть при подготовке проекта сопроводительного документа допускается печатать только обозначения месяца и года (ч.5 п.42 Инструкции № 65).

На сопроводительных письмах к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования» (ч.1 п.3 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783).

Ограничительный гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу на первом листе сопроводительного письма к документу.

Дополнительно по теме • Поступил контрольный документ ДСП. Необходимо ответить на него (один экземпляр (оригинал) - организации, другой экземпляр (оригинал) - остается у нас). Нужно направить еще копию ответа (ДСП) в министерство. Как это правильно сделать? Как учесть и передать копию?

Текст

Текст сопроводительного письма должен быть кратким и четким, конкретно передавать необходимую информацию, его необходимо излагать ясным и современным языком. Текст сопроводительного письма может начинаться словами «Представляем», «Направляем», «Высылаем».

Сопроводительное письмо не должно быть длинным, это позволит сэкономить время на его написание и прочтение. В сопроводительном письме, как правило, вводная и основная часть объединяются в одну.

Пример Направляем Вам для рассмотрения проект постановления Направляем для сведения информацию о применяемых при реализации банкам отпускных ценах Направляем для использования в работе постановление По результатам совещания с руководителями … по вопросам цифровой трансформации обслуживания клиентов, состоявшегося …, направляем проект протокола совещания. Представляем на рассмотрение и утверждение программу

При наборе текста документа применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта не менее 13 пт. В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству, применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта 15 пт (п.73 Инструкции № 65).

Текст документа печатается на бланках стандартного формата А4 через одинарный интервал, на бланках стандартного формата А5 - через межстрочный интервал точно 14 пт.

Важно, что выравнивание текста производится по ширине листа. Начало абзацев в тексте сопроводительных писем печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля.

Тексты сопроводительных писем оформляются без переноса слов (ч.2 п.82 Инструкции № 65).

Приложение

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста сопроводительного письма перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие (пп.52, 77 Инструкции № 65).

Обратите внимание! Если в сопроводительном письме есть указание на то, что оно имеет приложение, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Пример По результатам совещания с руководителями … по вопросам цифровой трансформации обслуживания клиентов, состоявшегося …, направляем проект протокола совещания. Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте сопроводительного письма, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Пример Приложение: 1. Программа семинара на 2 л. в 2 экз. 2. План конференции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Пример Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.04.2026 № 12-7/400 и приложение к нему, всего на 15 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Порядок оформления отметки о наличии приложения при пересылке съемных носителей информации нормативными правовыми актами не установлен. Целесообразно указать вид носителя и их количество, а также емкость носителя и объем записанного участка.

Пример Приложение: диск CD-R 1 шт. (общий объем 700 МВ, записано 5,66 МВ).

Согласование и подписание письма

При согласовании сопроводительных писем визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

Справочно Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект сопроводительного письма, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч.2 п.56 Инструкции № 65).

На сопроводительном письме проставляется отметка об исполнителе, которая включает в себя фамилию и номер телефона исполнителя. При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.

Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется шрифтом в обычном начертании, размер шрифта 9 пт, межстрочный интервал - точно 9 пт (пп.58, 80 Инструкции № 65).

Отсутствует требование к проставлению печати на сопроводительных письмах.

Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в ЛПА организации (уполномоченным им должностным лицом) (п.118 Инструкции № 65).

Регистрация исходящих сопроводительных писем

Сопроводительные письма подлежат регистрации в день их подписания.

Индекс исходящего сопроводительного письма включает индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться копия отправляемого сопроводительного письма (проставляется в структурном подразделении, подготовившем сопроводительное письмо), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой документационного обеспечения управления (лицом, ответственным за документационное обеспечение управления) (подп.124.3 п.124 Инструкции № 65).

Пример 02-10/162

Сопроводительные письма могут регистрироваться централизованно (в службе документационного обеспечения управления (ДОУ)) или децентрализовано (в структурном подразделении, подготовившем письмо).

Установленный порядок должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству организации.

Регистрация входящих сопроводительных писем

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) входящего документа проставляется на сопроводительном письме.

Регистрационным индексом является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп.123.7 п.123 Инструкции № 65).

Пример 675/10-05

Отправка сопроводительных писем и приложений к ним

Сопроводительные письма и приложения к ним могут отправляться курьером, по почте, по электронной почте (по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать автора документа, если иное не установлено законодательством), информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота.

При пересылке по электронной почте сопроводительное письмо и приложения к нему прикрепляются в виде приложения (файла) к сообщению электронной почты (п.214 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Какой присваивать номер сопроводительному письму при перенаправлении обращения гражданина?

Формирование в дело сопроводительных писем

Сопроводительные письма формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Они могут формироваться как в одно дело с приложениями к ним, так и отдельно.

Например, договор, присланный с сопроводительным письмом, будет помещен в дело с договорами, а сопроводительное письмо - в дело с перепиской.

Копии сопроводительных писем, направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего, при их наличии включаются в личное дело работника (п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29).

Формы документов • Письмо в делопроизводстве: каталог форм.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.